この記事では、ビジネス用の忘年会の案内状の例文と、
一般用の忘年会の案内状の例文をご紹介します。
忘年会は年末の行事なので、なにかと皆が忙しい時期です。
忘年会への出席者としては、早めに開催日時を知らせてもらった方が
スケジュールも組みやすいですし、忘年会の幹事としても出来るだけ
早めに案内状を出し、出欠を取りたいものです。
遅くとも開催日の2週間程度前には案内状が相手の元に届くように送ります。
案内状には日時、場所、会費などの詳細を明記し、会場への交通手段や
駐車場の有無、近隣の駐車場への案内などを書き添えておくと親切です。
目次
忘年会とは
忘年会とは、
その年の苦労を忘れるために年末に行われる宴会で、
会社の取引先、同僚や知人などの中で行われます。
忘年会を開催するにあたって、案内状や当日の流れ等、
計画しなくてはいけないことが多くあります。
ここでは、忘年会に使える案内状の例文を紹介しますので
ご参考にしてください。
案内状の役割
案内状の大きな役割は3点あります。
・相手を招待する
・通知する
・出欠を尋ねる
「通知する」というのは、
会の目的や内容、日時、場所などを相手に伝えることです。
また、忘年会の準備をするに当たり、
どのくらいの人数が来場するのか事前に知っておく必要があります。
そのために出席、欠席を尋ねる必要があるのです。
案内状を出す時期
案内状は、なるべく早く出した方が慌てずに済みます。
特に忘年会が宿泊を伴うものならば、部屋の手配もあるため、
早めに出欠を知っておく必要があるということです。
遅くても1ヶ月前には、参加者の出欠について把握しておきたいです。
そうなると、実際に案内状を出すのは、もっと前になりますね。
案内状の内容
「拝啓」「敬具」などの決まり文句を忘れないようにしましょう。
案内状は、季節の挨拶文は省略しても特に構いません。
また、日頃お世話になっているお礼や
ねぎらいの言葉を入れておきましょう。
案内状には、会の目的・日時・場所などの連絡事項を書いておき、
簡単な会場の地図などを入れておくと先方も分かりやすいです。
忘年会のお知らせの書き方と例文
例文:取引先用の案内状
拝啓 歳末の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り、ありがたくお礼申し上げます。
さて、弊社が大過なくこの一年を推移する事ができましたのは、
ひとえに皆様のご指導とご助力のお陰と存じ、改めて深謝申し上げます。
つきましては、
弊社主催の忘年会を下記により開催いたしますので
なにとぞご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
令和〇〇年〇〇月〇〇日
株式会社 〇〇〇〇○○
代表取締役 〇〇〇〇
記
日時 : 〇〇月〇〇日(金)午後6時~8時30分
場所 : ホテル 『山口グランドホテル』3階
(JR新山口駅東口)
※出欠のご返信を〇〇月〇〇日までにお願いいたします。
例文:社員・会員用の案内状
令和○○年○○月○○日
社員 各位
○○株式会社 総務課 ○○○○○
忘年会のご案内
今年も余すところ後わずかとなり、
恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
つきましては、この一年の反省と来年への更なる飛躍を
祈念いたしますとともに、社内の親睦をはかりたいと存じます。
年の瀬を迎え、何かとご多用とは存じますが、
是非ご出席下さいますようお願い申し上げます。
記
日時 令和○○年○月○日(○) 午後○時○分~
場所 ○○○○○
○○県○○市○○ ○-○-○
電話番号 ○○○-○○○-○○○○
(JR○○線○○駅下車徒歩○分)
会費 ○,○○○円
以上
例文:一般用の案内状
令和〇〇年〇〇月〇〇日
会員各位
〇〇親師会
会長 〇〇太郎
忘年会のご案内
拝啓 師走の候、会員の皆様にはますますご壮健のことと存じます。
日ごろは当親師会の運営にご協力いただき、心から感謝しております。
さて、年内もいよいよ押し迫り、締めくくりの時期となりました。
つきましては、当推進協議会恒例の忘年会を下記により催しますので、
ご多忙の折ではございますが、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日時=〇〇月〇〇日 午後〇時より
場所=〇〇〇〇〇〇
会費=〇〇〇円 会費は、会場でお納めください。
※ご出欠のご連絡を〇〇月〇〇日までにお願いいたします。
幹事 〇〇 〇〇 090-4321-8765
例文2:一般用の案内状
拝啓 年の瀬もいよいよ押しつまり、
皆様にはますますご活躍のことと拝察いたしております。
さて、恒例となりました忘年会が
左記の通り開催の運びとなりましたのでご案内申し上げます。
時節柄、ご多忙中とは存じますが、しばし年末の雑事を忘れ
盛大に飲み語り合い、行く年を送りたいと存じますので、
ふるってご参加くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
なお、会場準備の都合上、
○月○日までに御出席の有無をご一報いただけますと幸いです。
敬具
幹事 ○○○○
連絡先 ○○○○○○
記
日時 令和○○年○月○日(○) 午後○時○分~
場所 ○○○○○
○○県○○市○○ ○-○-○
電話番号 ○○○-○○○-○○○○
(JR○○線○○駅下車徒歩○分)
会費 ○,○○○円
まとめ
この記事では、ビジネス用の忘年会の案内状の例文と、
一般用の忘年会の案内状の例文をご紹介しました。
スムーズな忘年会にするためには、
事前の準備は欠かせません。
案内状の送付もその一環となります。
その年の苦労を忘れ、疲れをねぎらうための忘年会です。
事前にしっかりとした準備を行い、
みんなが快くなるような会を運営したいですね。
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