久々の同窓会!
懐かしい旧友たちや恩師とできる限りたくさん会って、
積もった話もたくさんして、お互いの近況を語りながら、
美味しい料理とお酒を肴に懐かしいひと時を満喫したいもの。
しかし、肝心の同窓会の告知や案内状の準備がまだできていない・・・。
そんな方のために、
同窓会開催時に役立つ案内状の作り方と
案内時に使える例文をまとめてみました。
ここでは同窓会の案内状の書き方と、例文をご紹介します。
目次
「同窓会」と「同級会」と「クラス会」の違い
同じ学校の卒業生が集まる会の場合、
クラスが同じであれば「クラス会」「同級会」「同窓会」、
クラスが違い学年が同じであれば「同期会」「同窓会」、
学年も違う場合は「同窓会」と言います。
同窓会の案内状を出すまでの流れ
同窓生の所在を確認して名簿化する
まずは同窓生の氏名や現住所を、
Excelなどのツールを使ってきちんと名簿化します。
全国各地、もしかしたら海外にいるかもしれない同窓生の所在を調べることは、簡単ではないかもしれませんが、一人でも多くの旧友たちをつないであげるためにも、ここは頑張ってできる限りの手を尽くしたいものですね。
あらかじめ名簿を作成しておけば、
出欠確認や受付時にも使えるようになるので、
きっちりと作成しておきましょう。
往復はがきを準備する
同窓生の名簿化作業が終わったら、次に「往復はがき」を準備します。
同窓会参加者の日程調整や遠方者の交通手段の確保などを考えると、
開催日の2~3ケ月前には案内状を発送し、返信の締め切りを1ヶ月前に
設定しておくのがベストでしょう。
案内状を発送する際に明記しておきたいこと
・差出人名(=幹事)と差出人の連絡先
・母校の学校名、卒業年度
・冒頭のあいさつ文
・同窓会の開催日時
・同窓会の会場と地図
・当日の会費と支払い方法
・出欠返信の期限を明記
同窓会の案内状を出す時期
出席・欠席をたずねる同窓会の案内状、
および宿泊を伴う同窓会の案内状は、なるべく早めに出します。
人数が多い場合には、遅くとも1ケ月前には、
参加者から出欠についての返答が得られるように、
スケジュールを組みましょう。
恩師を招待する場合
恩師を招く同窓会の場合は、恩師の日程を優先する必要があります。
いきなり出欠確認を行うのではなく、まずは挨拶として、
同窓会の企画があることを生徒よりも先に恩師に知らせておきましょう。
内容は同級生に出す場合と変わりありませんが、
案としての日程を明記しておくと話も進めやすくなります。
そして後日、
電話やメールで恩師の都合を聞き、
決定版の案内状を後日改めて往復はがきで送付しましょう。
恩師への同窓会案内状の例文
文例1(恩師に同窓会の企画を知らせる案内状)
謹啓 ○○の候、先生におかれましては、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
さて、突然ではございますが、私たち○○○学校○年○組○年度卒業生一同は、本年、卒業後○周年の節目を迎えるにあたり、クラス会を開催いたす運びとなりました。
先生におかれましても、ご多忙とは存じますが、なにとぞご臨席賜り、
卒業生の成長した姿を見ていただきたく、ここにお願い申し上げます。
つきましては、まずは先生のご都合をお伺いしたく、後日、
幹事代表を務めます○○よりお電話を差し上げますので、
その際にご返事を賜りますようお願い申し上げます。
本来ならば、参上して口上いたさねばならぬところですが、
書面をもって失礼させていただきます。
○年○組○年度卒業生一同、
先生にお会いできますことを楽しみにしております。
謹白
令和○年○月○日
幹事代表 ○○○○
連絡先 ○○○-○○○-○○○○
文例2(恩師と日程を事前調整できない場合の案内状)
拝啓 ○○の候、先生におかれましてはなお一層ご活躍のこととお慶び申し上げます。
この度、突然ではございますが、私たち○○○学校○年○組○年度の卒業生一同が集い、同窓会を開催する運びとなりました。つきましては、○○先生を囲み、親睦を深めたく、謹んでご案内申し上げます。
本来ならば先生のご都合に合わせて開催すべきところ、会場の都合等もあり、私どもで決めさせていただきましたことを、深くお詫び申し上げます。
ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、
何卒ご出席くださいますよう、心よりお願い申し上げます。
卒業生一同、先生にお会いできますことを、
心より楽しみにしております。
敬具
記
日 時:令和○年○月○日(○) ○時~
場 所:○○
山口県山口市駅通り○○○-○-○
TEL 00-0000-0000
幹 事:○○・○○・○○
問合せ000-0000-0000(○○)
お手数ですがご都合のほどを○月○日(○)までにお知らせください。
同窓会案内状の往復はがき:例文
例文:往復はがき表面
拝啓 ○○な季節になりました。
皆様におかれましては益々ご健勝のことと心よりお慶び申し上げます。
さて、早いもので、
私たち○○高校○期生が母校を卒業してから、
○年が経とうとしております。
このたび、皆様のご協力により、
待望の同窓会が開催できる運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
旧友とお酒を酌み交わし、あの時代、
あの頃に戻った気分で皆で楽しみましょう。
レクリエーションなども用意しておりますので、
お誘いあわせの上、ぜひご出席ください。
敬具
記
日時:令和○年○月○日(○)○時~
会場:○○ホテル△△の間
広島県広島市○○○-○-○
会場電話番号:00-0000-0000
会費:10,000円
幹事:○○/○○/○○
幹事連絡先:000-0000-0000(○○)
お忙しい中お手数ですが、
ご都合のほどを○月○日(○)までにお知らせください。
例文:往復はがき裏面
同窓会に
ご出席
ご欠席
どちらかに○をつけてください
なお、ご欠席の場合でも住所・氏名を記入の上ご返送ください
氏名:
住所:
電話:
まとめ
この記事では、
同窓会の案内状の書き方と、例文をご紹介しました。
案内状の作成後は複数回、
文面などをチェックするように心がけてください。
後で案内状の内容を訂正するのも手間になりますし、
会場の詳細を間違えてしまうと同窓生全体に迷惑を
かける事にもなります。
より多くの同窓生に参加してもらえるよう、
案内状はしっかりと準備しておきましょう。
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