電話メモの正しい書き方完全ガイド｜伝達ミスを防ぐ例文・NG集・Q&Aまで徹底解説

「電話メモの書き方が分からない」「とりあえずメモは取っているが、正しく伝わっているか不安」
そんな悩みを抱える方は、決して少なくありません。

特に新人や事務職、受付業務では、電話メモの質＝仕事の評価につながる場面も多くあります。

電話メモは、単なる“伝言の控え”ではなく、相手の要件・緊急度・意図を正確に次の人へ届けるための重要なビジネススキルです。

書き方を間違えると、折り返し忘れ、認識違い、クレーム発生など、思わぬトラブルに発展することもあります。

本記事では、

• 電話メモがなぜ重要なのか
• 正しい書き方・基本構成
• そのまま使える例文
• NG例・よくある質問

までを網羅的に解説します。

この記事を読めば、誰でも「伝わる電話メモ」が書けるようになる構成ですので、ぜひ最後までご覧ください。

なぜ電話メモは重要なのか【仕事の信頼を左右する理由】

電話メモは、電話対応そのものと同じくらい重要な業務です。

なぜなら、電話を受けた本人ではなく、次に対応する人の行動を左右する情報源になるからです。

ここでは、電話メモが軽視されがちな理由と、実際にはどれほど重要な役割を果たしているのかを具体的に解説します。

電話メモは「会社の信用」を預かる仕事

電話対応の第一印象は、会社全体の印象に直結します。

そして、その印象を次の担当者へ正確に引き継ぐ役割を担うのが電話メモです。

例えば、次の2つの電話メモを比べてみてください。

悪い例

「〇〇さんから電話。後で折り返し希望。」

良い例

「5月10日 14:30

株式会社〇〇 営業部 △△様よりお電話。

新商品の見積もりについてのご相談。

本日17時までに折り返し希望。」

後者のほうが、

• 緊急度
• 要件の内容
• いつまでに対応すべきか

が明確で、相手に失礼がなく、会社としての信頼も守れることが分かります。

電話メモは「ただ伝える」ものではなく、
👉 会社の窓口としての責任ある業務なのです。

電話メモが原因で起こるトラブル事例

電話メモが不十分なことで、次のようなトラブルは実際によく起こります。

• 折り返し期限が書かれておらず、対応が遅れた
• 相手の会社名・名前が不明確で確認に時間がかかった
• 要件が曖昧で、担当者が意図を誤解した
• クレーム内容が正確に伝わらず、火に油を注いだ

特に多いのが、
「聞いた本人は分かっているつもりだが、他の人には伝わらないメモ」です。

電話メモは、
👉 自分のためではなく、第三者が読んで理解できるか
この視点が欠けると、一気にトラブルの原因になります。

口頭伝達だけが危険な理由

「後で口頭で伝えればいい」と考える方もいますが、口頭伝達には大きなリスクがあります。

• 忘れる
• 言い間違える
• 相手が聞き違える
• 記憶が曖昧になる

人の記憶は想像以上に不確かです。

だからこそ、電話メモという“記録”が必要なのです。

また、メモとして残しておくことで、

• 対応履歴の確認
• トラブル時の証拠
• 引き継ぎの正確性

といった点でも役立ちます。

「電話対応の基本マナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています」

👇

社会人の電話応対マニュアル｜基本マナー・例文・NG集・よくある質問まで徹底解説

電話メモの基本構成と必須項目【まずはここを押さえる】

電話メモで最も大切なのは、「何を書くか」を正しく理解することです。

文章力以前に、必要な情報が抜けていないかどうかが、良い電話メモと悪い電話メモを分けます。

ここでは、

• 電話メモに必ず書くべき項目
• 正しい書く順番
• 手書き・デジタルそれぞれの使い分け

を、初心者でも迷わないように具体的に解説します。

ここを押さえるだけで、電話メモの完成度は一気に上がります。

電話メモに必ず書くべき6つの項目

電話メモには「最低限これだけは必要」という基本項目があります。

まずは、以下の 6項目をセットで覚えてください。

電話メモの必須6項目

1. 電話を受けた日時
2. 相手の会社名・氏名
3. 相手の連絡先（電話番号）
4. 電話を受けた人（自分）の名前
5. 要件（簡潔に）
6. 折り返しの有無・期限

この6つがそろっていない電話メモは、情報不足で再確認が必要になる可能性が高いです。

具体例（必須項目がそろった例）

5月10日 14:30

株式会社〇〇 営業部 △△様

TEL：03-1234-5678

新商品の見積もりについてのご相談。

本日17時までに折り返し希望。

対応者：山田

このように、誰が見ても
「いつ・誰から・何の用件で・どう対応すべきか」
が一目で分かる形が理想です。

正しい書く順番と読みやすい配置

電話メモは、書く順番＝読みやすさに直結します。

おすすめの基本構成は、次の順番です。

電話メモの王道フォーマット

1️⃣ 日時
2️⃣ 相手情報（会社名・氏名）
3️⃣ 連絡先
4️⃣ 要件
5️⃣ 対応内容・希望
6️⃣ 対応者名

この順番で書くことで、

• 最初に状況を把握できる
• 途中で探さなくて済む
• 忙しい人でも即判断できる

というメリットがあります。

NGな順番の例

要件だけが最初に書かれている

→ 誰からの電話か分からない

電話メモは「文章」ではなく、業務用の情報整理ツールです。

読み手の時間を奪わない配置を意識しましょう。

手書き・デジタルそれぞれのメリットと使い分け

電話メモには、

• 手書きメモ
• デジタルメモ（PC・チャット・メール）

の2種類があります。

それぞれの特徴を理解し、使い分けることが大切です。

手書きメモのメリット

• 電話を取りながらすぐ書ける
• 臨機応変に書き足せる
• PC操作が不要

👉 受付・電話番・少人数オフィス向き

デジタルメモのメリット

• そのまま共有できる
• 履歴として残しやすい
• 読み間違いが起きにくい

👉 チーム業務・リモートワーク向き

併用がおすすめ

実務では、
「手書き → デジタルで清書・共有」
という流れが最もトラブルが少ないです。

電話メモでよくある記載漏れNG集

以下は、検索でも多い 電話メモの失敗例（NG） です。

• 日時が書かれていない
• 相手のフルネームが不明
• 電話番号が未記載
• 折り返し期限がない
• 誰が対応したか分からない

👉 これらはすべて「基本構成を守っていない」ことが原因です。

まずは 型を守ることが最大のSEO的・実務的対策 になります。

「ビジネス文書の基本構成については、こちらの記事も参考になります」

👇
伝わるビジネス文章の書き方【完全版】例文で学ぶメール・依頼・報告の基本とNG集

電話メモの正しい書き方【実践ルール編】

電話メモは「項目がそろっていればOK」というわけではありません。

実務で評価される電話メモは、“読んだ人がすぐ動けるか”を基準に書かれています。

ここでは、

• 伝わる電話メモを書くための原則
• 5W1Hの実践的な使い方
• NGメモと改善例の比較

を通して、ワンランク上の電話メモの書き方を解説します。

伝わる電話メモを書く3つの原則

まず押さえるべきは、電話メモを書くときの基本原則です。

以下の3点を意識するだけで、読みやすさと正確性が大きく向上します。

原則①「第三者が読んで理解できる」

電話メモは、自分以外の人が読む前提で書きます。

省略・主語抜け・自分だけ分かる表現はNGです。

NG例

「例の件で連絡あり」

OK例

「先日ご案内した新商品Aの見積もりについてご連絡あり」

原則②「事実のみを書く（主観を入れない）」

電話メモに感情や推測を書いてしまうと、誤解の原因になります。

NG例

「かなり怒っている様子」

OK例

「対応が遅れている点についてご指摘あり」

👉 感情は伝えず、発言内容・事実のみを記載しましょう。

原則③「結論から書く」

忙しい担当者は、長文を読む余裕がありません。

最初に“何の電話か”を明確に書くことが重要です。

5W1Hを意識した電話メモのまとめ方

電話メモに落とし込む5W1H

電話メモは、5W1H（いつ・誰が・何を・なぜ・どのように・どうするか）を意識すると、情報漏れが防げます。

• When：日時
• Who：相手（会社名・氏名）
• What：要件
• Why：理由・背景（必要な場合のみ）
• How：希望内容
• How much / When：期限・緊急度

5W1Hがそろった例文

5月12日 10:15

株式会社〇〇 総務部 △△様

契約書の記載内容について確認のご連絡。

一部修正希望があり、明日13日午前中までに折り返し希望。


対応者：佐藤

この形なら、追加確認なしで対応可能です。

読み手を迷わせない表現のコツ

最後に、実務で差がつく「表現の工夫」を紹介します。

コツ① 箇条書きを活用する

要件が複数ある場合は、文章でまとめず箇条書きにします。

例

要件：
・見積金額の確認
・納期の再調整
・担当者変更の連絡

コツ② 数字・固有名詞は正確に

金額・日時・商品名・人名は、必ず復唱して確認します。

コツ③ 曖昧語を使わない

「なるべく早く」「できれば」などは避け、具体化します。

NG

「早めに折り返し希望」

OK

「本日17時までに折り返し希望」

よくあるNGメモ → 改善比較

NG例

〇〇さんから電話。
急ぎみたい。

改善例

5月12日 16:40

株式会社〇〇 △△様

請求書の送付が未着の件でご連絡。

本日中に状況確認のうえ、折り返し希望。

対応者：田中

👉 情報量・正確性・対応可否が段違いです。

「社内での伝達ミスを防ぐ方法については、こちらの記事で詳しく解説しています」

👇
【完全版】ビジネスメールの基本構成と正しい書き方｜初心者でも失礼なく伝わる例文集

そのまま使える電話メモ例文集【状況別】

電話メモは「理解していても、実際に書こうとすると迷う」ものです。

そこでこの章では、そのまま使える実務向け例文を状況別にまとめました。

どれも

• 新人・事務・受付でも使いやすい
• 誰が読んでも誤解が起きない
• 失礼にならない表現

を意識しています。

必要な場面でそのままコピペして使える内容です。

取次ぎの場合の電話メモ例文

担当者が席にいる場合や、すぐに電話を代われるケースです。

基本の取次ぎ例文

5月15日 10:10

株式会社〇〇 営業部 △△様

〇〇の件で、□□様宛にお電話がありました。

現在お電話をおつなぎできます。

対応者：山田

要件が複数ある場合

5月15日 11:30

株式会社〇〇 △△様

以下の件でお電話がありました。

・新サービスの詳細確認
・打ち合わせ日程の相談

対応者：佐藤

👉 取次ぎでも「要件」を簡単に書いておくと、対応がスムーズです。

不在時の電話メモ例文

担当者が席を外している場合は、最も書く機会が多いパターンです。

不在＋折り返し予定あり

5月15日 14:20

株式会社〇〇 管理部 △△様

TEL：03-1234-5678

〇〇様不在のため、後ほどこちらから折り返し予定です。

ご用件：契約書内容の確認

対応者：鈴木

不在＋折り返し期限指定あり

5月15日 16:45

株式会社〇〇 △△様

明日16日午前中までに折り返し希望とのことです。

ご用件：請求書金額についての確認

対応者：高橋

折り返し依頼の電話メモ例文

「折り返し希望」は、期限・緊急度の書き方が最重要です。

本日中の折り返し

5月15日 13:00

株式会社〇〇 △△様

TEL：090-xxxx-xxxx

本日17時までに折り返しのご連絡をご希望です。

要件：納期についての確認

対応者：伊藤

期限指定なし

5月15日 9:30

株式会社〇〇 △△様

折り返しのご連絡希望あり。

期限指定はありません。

対応者：中村

👉 「期限指定なし」と明記するのも、立派な配慮です。

クレーム・緊急案件の電話メモ例文

クレーム対応では、感情を書かず、事実のみが鉄則です。

クレーム対応例（冷静・事実ベース）

5月15日 15:40

株式会社〇〇 △△様

納品済み商品の一部に不具合があったとのご連絡。

至急、担当者からの折り返しを希望されています。

対応者：小林

緊急案件の例

5月15日 17:20

株式会社〇〇 △△様

本日中の対応が必要な案件とのことです。

詳細について早めの折り返しを希望。

対応者：加藤

👉 「至急」「本日中」などの緊急度ワードは必ず明記しましょう。

例文を使う際の注意点（NG）

例文を使う際、以下の点は注意してください。

❌ そのまま使って情報を書き忘れる
❌ 日時・名前・期限を空欄のまま渡す
❌ 自分だけ分かる略語を入れる

👉 例文は「型」です。

必ず実際の情報に置き換えましょう。

「クレーム電話の正しい対応方法については、こちらの記事で詳しく解説しています」

👇

クレーム電話対応の基本マニュアル｜新人でも使える例文・NG集・Q&A付き

よくある質問（Q&A）

ここでは、電話メモについて実務の現場で特によく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

新人の方や電話対応に不安がある方がつまずきやすいポイントを中心に、「なぜそうするべきか」という理由と、すぐに使えるテンプレート例文をあわせて解説しています。

日々の業務の確認用としても、ぜひ活用してください。

Q1. 電話メモは手書きとデジタル、どちらが良い？

A. それぞれにメリットがあり、状況に応じて使い分けるのが最適です。

手書きは電話を受けながらすぐに書ける即時性があり、受付や電話番の業務に向いています。

一方、デジタルは共有や履歴管理がしやすく、チームでの業務やリモートワークに向いています。

実務では「まず手書きでメモ → 必要に応じてメールやチャットで共有」という併用が最もトラブルが少ない方法です。

テンプレ例文（デジタル共有時）
件名：【電話メモ】株式会社〇〇 △△様より

〇月〇日〇時頃、株式会社〇〇 △△様よりお電話がありました。

要件は以下の通りです。

Q2. 相手の名前が聞き取れなかった場合は？

A. 必ずその場で聞き返すことがマナーであり、最も確実な方法です。

名前を曖昧なままメモに残すと、後の確認に余計な時間がかかり、相手にも失礼になります。

聞き返すこと自体は失礼ではありません。

むしろ、正確に伝える姿勢として好印象です。

確認時の例文
「恐れ入りますが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。」

Q3. 要件が長い場合はどうまとめる？

A. 「結論 → 理由 → 依頼内容」の順で要約すると、読み手が理解しやすくなります。

すべてを書こうとせず、対応に必要な情報だけを整理して記載することが重要です。

テンプレ例文
ご用件：契約内容についての確認。

理由：一部記載内容に相違があるため。

依頼内容：修正可否について折り返し希望。

Q4. 折り返し期限がない場合は？

A. 折り返し期限が指定されていない場合は、「期限指定なし」と明記しましょう。

何も書かれていないよりも、情報として非常に親切です。

テンプレ例文
折り返しのご連絡希望あり。期限指定はありません。

Q5. クレームの電話も同じ書き方でいい？

A. 基本構成は同じですが、感情や主観を一切入れず、事実のみを記載する点が重要です。

「怒っている」「強い口調だった」などの表現は避けましょう。

テンプレ例文
納品済み商品の一部に不具合があったとのご連絡。

状況確認のうえ、折り返しを希望されています。

Q6. メモを渡すタイミングは？

A. 担当者が戻り次第、できるだけ早く渡すのが基本です。

緊急度が高い場合は、メモを渡す際に口頭で一言補足しましょう。

補足例
「本日中の折り返し希望とのことです。」

Q7. 社外秘情報はどう扱う？

A. 社外秘情報が含まれる場合は、メモの保管場所に注意し、第三者の目に触れないよう管理します。

不要になったメモは、社内ルールに従って速やかに廃棄しましょう。

ポイント
・机の上に放置しない
・写真撮影や私物メモ帳への転記は避ける

Q8. 電話番号を聞き忘れた場合は？

A. 着信履歴を確認するか、可能であれば再度連絡して確認します。

曖昧なまま対応を進めるのは避けましょう。

再確認時の例文
「先ほどお電話をいただいた件で、念のためご連絡先を確認させていただきたく存じます。」

Q9. 略語は使ってもいい？

A. 電話メモは自分以外が読む前提のため、基本的に略語は避けましょう。

「例の件」「なる早」などは、具体的な表現に置き換えます。

改善例
× なる早で対応希望
○ 本日17時までに対応希望

Q10. 新人でも失礼にならない書き方は？

A. 敬語を意識し、事実を丁寧に書くことが最優先です。

完璧な文章力よりも、「正確さ」と「分かりやすさ」を意識しましょう。

安心して使える例文
「〇〇の件でご連絡があり、折り返しのご連絡をご希望です。」

Q11. 電話メモはどのくらい保管すべき？

A. 対応が完了するまでは必ず保管し、クレームや契約に関する内容は一定期間保存するのが一般的です。

保管・廃棄の基準は社内ルールに従いましょう。

目安
・通常の連絡：対応完了まで
・重要案件：対応完了＋一定期間

まとめ

電話メモは、正確さとわかりやすさが何より重要です。

基本構成を押さえ、例文を活用すれば、誰でもすぐに実践できます。

日々の電話対応にこの記事を役立て、信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。

📌 目的別おすすめリンク集（保存版）

「どの記事を読めばいいかわからない…」という方のために、
挨拶・敬語・メール・電話対応・謝罪・お礼など、
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すべて そのまま使える例文付き なので、
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🔰 まず最初に読むべき【社会人マナー・基本】

▶ 社会人が必ず押さえるビジネスマナー完全ガイド
https://uwakidameyodamedame.com/aisatu/mana/

▶ 社会人の第一印象を一気に良くする方法
https://uwakidameyodamedame.com/bijinesu/syakaijinn/

▶ 仕事ができる人に共通する考え方と習慣
https://uwakidameyodamedame.com/bijinesu/sigoto/

🙇‍♀️ 挨拶・第一声で迷ったとき

▶ 【完全版】挨拶文・メッセージの書き方
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▶ 目上の人に使える丁寧な挨拶文・メッセージ例
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▶ 挨拶文・メッセージ例文大全（保存版）
https://uwakidameyodamedame.com/aisatu/aisatu-2/

▶ はがき・手紙の挨拶文の書き方
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🗣 敬語・言い回しに自信がないとき

▶ 正しい敬語の使い方・言い換え一覧
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▶失礼にならない敬語・クッション言葉一覧【例文つき完全版】ビジネスも日常も好印象にする使い方https://uwakidameyodamedame.com/bijinesu/keigo-2

📧 ビジネスメールで困ったら

▶ ビジネスメールの基本構成と正しい書き方
https://uwakidameyodamedame.com/aisatu/bijinesu/

▶ ビジネスメール例文集【保存版】
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▶ 伝わるビジネス文章の書き方
https://uwakidameyodamedame.com/bijinesu/tutawaru-3/

▶ビジネスメールで使ってはいけないNG表現集
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☎ 電話対応・電話が怖い人向け

▶ 電話対応の基本マナーと敬語フレーズ
https://uwakidameyodamedame.com/oyakudachikoramu/dennwa-11/

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▶ クレーム電話対応の基本マニュアル
https://uwakidameyodamedame.com/oyakudachikoramu/dennwa-12/

▶電話メモの正しい書き方完全ガイド｜伝達ミスを防ぐ例文・NG集・Q&Aまで徹底解説
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🙇‍♂️ 謝罪・お詫びが必要なとき

▶ ビジネス謝罪メッセージの正しい書き方
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🙏 お礼・感謝を伝えたいとき

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▶ 誕生日メッセージ例文大全
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▶ 【保存版】1月〜12月の時候の挨拶と結び
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