挨拶文やメッセージを書く場面は、日常からビジネスまで意外と多くあります。
お礼、謝罪、誕生日、お祝い、仕事の連絡など、「何を書けば失礼にならないのか」「この表現で大丈夫か」と悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか。
特に日本語の挨拶文は、相手との関係性やシーンによって適切な表現が大きく変わるため、自己流で書いてしまうと、思わぬ誤解やマイナス印象につながることもあります。
一方で、「丁寧に書きすぎて堅くなりすぎた」「短く書いたら冷たい印象になった」という声も少なくありません。
この記事では、
挨拶文・メッセージの正しい書き方の基本から、
シーン別に使える具体的な例文、
やってはいけないNG例、
よくある質問への具体的な回答までを、ひとつの記事でまとめて解説します。
「そのまま使える例文が知りたい」
「失礼にならない表現を確認したい」
「場面ごとの書き分け方を理解したい」
そんな方に向けて、迷わず使える実用的な内容を重視して構成しています。
文章を書くのが苦手な方でも、この記事を参考にすれば、相手にきちんと気持ちが伝わる挨拶文・メッセージが書けるようになります。
目次
挨拶文・メッセージの基本ルール
挨拶文やメッセージは、特別な文章力がなくても、基本的なルールを押さえるだけで印象が大きく変わります。
ここでは、どんなシーンにも共通する「土台となる考え方」を解説します。
挨拶文とメッセージの違い
挨拶文とメッセージは似ているようで、役割が少し異なります。
挨拶文は、
- 手紙やメールの冒頭・結び
- 形式や礼儀を重視
- 相手との関係性を整える役割
が強い文章です。
一方、メッセージは、
- 気持ちや用件を伝えることが中心
- 比較的自由度が高い
- LINEやカードなどでも使われる
という特徴があります。
ただし、実際の文章ではこの2つは明確に分かれるものではなく、
「挨拶文＋メッセージ本文」という形で使われることがほとんどです。
例（メールの場合）
いつもお世話になっております。（挨拶文）
先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。（メッセージ）
👉 重要ポイント
挨拶文は「礼儀」、メッセージは「気持ち・用件」と覚えると失敗しにくくなります。
相手・目的別で文章はどう変わる？
挨拶文・メッセージで最も重要なのは、
「誰に」「何のために」書くのかを最初に明確にすることです。
例えば同じ「お礼」でも、
- 上司へのお礼
- 友人へのお礼
- お客様へのお礼
では、言葉遣いや文章の長さが大きく異なります。
文章を決める3つの基準
- 相手との関係性（目上・同僚・親しい人）
- 使う媒体（メール・LINE・手紙）
- 目的（感謝・謝罪・お祝い・連絡）
この3点を意識するだけで、
「丁寧すぎる」「軽すぎる」といったズレを防ぐことができます。
👉 迷ったら
「少し丁寧すぎるかな？」くらいが、実はちょうど良いケースが多いです。
失礼にならないための基本マナー
どんな挨拶文・メッセージでも、最低限守りたい基本マナーがあります。
押さえておきたい基本ルール
- 冒頭に一言の挨拶を入れる
- 相手への配慮・感謝を明確にする
- 曖昧な表現や軽すぎる言葉を避ける
- 結びで相手を気遣う一文を添える
NG例（ビジネス）
了解しました。ありがとうございます。
一見問題なさそうですが、
目上の人には少しそっけない印象を与えることがあります。
改善例
ご連絡ありがとうございます。内容、承知いたしました。
このように、ほんの一言添えるだけで印象は大きく変わります。
目上の方への挨拶文を具体的な例文で確認したい方は、
👉[目上の人に使える丁寧な挨拶文・メッセージ例文まとめ] も参考にしてください。
シーン別｜挨拶 文・メッセージの書き方と例文
挨拶文やメッセージは、「何を書くか」よりも「どんな場面で使うか」によって、適切な表現が大きく変わります。
この章では、特に検索ニーズの高い代表的なシーンごとに、書き方のポイント＋そのまま使える例文を紹介します。
「文章を考える時間がない」「失礼がないか不安」という方は、例文をベースに調整するだけで問題ありません。
お礼の挨拶文・メッセージ例文
お礼の挨拶文では、感謝の気持ちを具体的に伝えることが最も大切です。
「ありがとうございました」だけで終わらせず、何に対するお礼なのかを一言添えることで、誠意が伝わりやすくなります。
書き方のポイント
- 冒頭で感謝を伝える
- 具体的な行動・出来事に触れる
- 今後への前向きな一文を入れる
丁寧・ビジネス向け例文
先日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
○○について詳しくご説明いただき、大変参考になりました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
親しい相手向け例文
昨日は本当にありがとう！
○○のおかげでとても助かりました。
また改めてお礼させてください。
お礼のメッセージをもっと場面別に確認したい方は、
👉 [お礼メッセージ例文まとめ｜ビジネス・プライベート対応]
謝罪の挨拶文・メッセージ例文
謝罪の挨拶文では、言い訳をせず、非を認める姿勢が重要です。
回りくどい表現よりも、簡潔で誠意のある言葉が信頼回復につながります。
書き方のポイント
- 冒頭ですぐに謝罪する
- 言い訳は書かない
- 今後の対応・改善策を添える
丁寧な謝罪例文（メール）
このたびは私の不手際により、ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
深くお詫び申し上げます。
今後は同様の事態が起きないよう、十分注意してまいります。
軽めの謝罪例文（親しい相手）
返信が遅くなってごめんなさい。
気づくのが遅れてしまいました。
これからは早めに連絡します。
謝罪文の書き方を詳しく知りたい方は、
👉 [失礼にならない謝罪文・お詫びメール例文集]
誕生日・お祝いメッセージ例文
誕生日やお祝いのメッセージは、形式よりも気持ちが重視されるシーンです。
ただし、目上の人やビジネス関係では、砕けすぎない表現を意識しましょう。
書き方のポイント
- お祝いの言葉を最初に伝える
- 相手を気遣う一文を入れる
- 長くなりすぎない
丁寧な例文（目上・上司）
お誕生日おめでとうございます。
ますますのご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
カジュアル例文（友人・家族）
お誕生日おめでとう！
素敵な一年になりますように。
また近いうちにお祝いしようね。
相手別の誕生日メッセージを知りたい方は、
👉 [誕生日メッセージ例文まとめ｜友達・上司・恋人別]
ビジネス・フォーマルな挨拶文例文
ビジネスシーンでは、簡潔さと丁寧さのバランスが求められます。
感情的な表現は控え、定型表現を上手に使うことがポイントです。
例文（メール冒頭）
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
結びの例文
何卒ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
カジュアルな挨拶・LINEメッセージ例文
LINEなどのカジュアルなメッセージでは、短くても温かみのある表現を意識しましょう。
スタンプだけで済ませず、一言添えるのがおすすめです。
例文
今日はありがとう！
とても楽しかったです。
お疲れさま！
無理しすぎないでね。
目的別にさらに詳しい例文を探したい方は、
👉 [挨拶文・メッセージ例文一覧ページ] をご覧ください。
そのまま使える！挨拶文・メッセージ例文集【コピペOK】
ここでは、「文章を一から考える時間がない」「失礼がないか確認したい」という方のために、
そのまま使える挨拶文・メッセージ例文を用途別にまとめました。
文面は、必要に応じて
- 相手の名前
- 具体的な出来事
- 日付
を差し替えるだけで使えるようにしています。
迷ったときは、まずこの章の例文を参考にしてください。
用途ごとの詳しい解説付き例文を探している方は、
👉 [挨拶文・メッセージ例文まとめ一覧] もあわせてご覧ください。
丁寧・フォーマルな挨拶文例文
目上の人やビジネス関係に使う挨拶文では、
敬語の正確さ・簡潔さ・配慮が重要です。
メール冒頭の定型例文
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の△△でございます。
お礼を伝える丁寧な例文
このたびはご丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。
結びの例文
何かございましたら、お気軽にお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
親しい相手向けの挨拶・メッセージ例文
友人や家族、親しい同僚に向けたメッセージでは、
堅くなりすぎず、気持ちが伝わることを優先しましょう。
お礼の例文
今日は本当にありがとう。
とても助かりました。
近況を気遣う例文
最近忙しそうだけど、体調は大丈夫？
無理しすぎないでね。
軽い挨拶例文
お疲れさま！
また連絡するね。
💡 ポイント
短文でも、相手を気遣う一言があると印象が良くなります。
短文・一言で使える挨拶文例文
LINEやカード、SNSなどでは、短くても失礼にならない表現が求められます。
お礼の一言
ありがとうございます。助かりました。
謝罪の一言
ご連絡が遅くなり、申し訳ありません。
お祝いの一言
お誕生日おめでとうございます。
⚠️ 注意点（NG例）
了解です。
どうも。
→ 目上の人には冷たい印象を与えるため注意が必要です。
手紙・はがきで使える挨拶文例文
手紙やはがきでは、文章の丁寧さと全体の流れが重要になります。
冒頭の挨拶例文
拝啓
〇〇の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
結びの例文
末筆ながら、皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます。
敬具
はがきや手紙専用の挨拶文を詳しく知りたい方は、
👉 [はがき・手紙の挨拶文の書き方と例文まとめ]
シーン別に使える万能フレーズ集
どの場面でも応用しやすい、覚えておくと便利なフレーズです。
- お世話になっております
- ご多忙のところ恐れ入ります
- ご確認いただけますと幸いです
- 引き続きよろしくお願いいたします
- どうぞご自愛ください
これらを組み合わせるだけでも、
失礼のない挨拶文を作ることができます。
シーン別にさらに詳しい例文を確認したい方は、
👉 [お礼・謝罪・誕生日メッセージ例文まとめページ] をご活用ください。
やってはいけないNG例集｜印象を下げないための注意点
挨拶文やメッセージは、内容そのものよりも、ちょっとした言葉選びの違いで印象が大きく変わります。
丁寧に書いたつもりでも、知らず知らずのうちに失礼な表現になってしまうケースは少なくありません。
ここでは、よくあるNG表現と、その改善例をセットで紹介します。
「なぜダメなのか」まで理解することで、どんな場面でも応用できるようになります。
よくある失礼表現（気づきにくいNG）
一見問題なさそうでも、相手によっては失礼に感じられる表現があります。
NG例①
了解しました。
よろしくです。
NG理由
・「了解」は目上の人には不適切
・「です」は口語的で軽い印象
改善例
承知いたしました。
どうぞよろしくお願いいたします。
NG例②
忙しいと思いますが、お願いします。
NG理由
・相手の状況を決めつけている印象
改善例
ご多忙のところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
気遣いのつもりで逆効果になる表現
相手を気遣ったつもりの言葉が、
かえって上から目線・押し付けと受け取られることもあります。
NG例①
無理しないでください。
NG理由
・状況によっては指示・命令のように感じられる
改善例
ご無理のない範囲でご対応いただけますと幸いです。
NG例②
お体に気をつけてください。
改善ポイント
親しい相手ならOKですが、ビジネスでは少し抽象的。
改善例
季節の変わり目ですので、どうぞご自愛ください。
ビジネスで評価を下げるNG文
ビジネスシーンでは、曖昧さ・感情的な表現が評価を下げる原因になります。
NG例①
たぶん大丈夫だと思います。
改善例
現時点では問題ないと考えております。
NG例②
すみませんが、急ぎでお願いします。
NG理由
・相手の都合を考慮していない印象
改善例
お手数をおかけいたしますが、可能な範囲でご対応いただけますと幸いです。
🔍 NG表現を避ける3つのチェックポイント
文章を書いたあと、次の3点を確認してください。
- 相手を決めつけていないか
- 命令口調・断定表現になっていないか
- 口語・省略表現が多すぎないか
このチェックだけでも、文章の印象は大きく改善されます。
謝罪やお詫びの場面で失礼にならない文章を確認したい方は、
👉 [失礼にならない謝罪文・お詫びメールの書き方と例文] も参考にしてください。
よくある質問（Q&A）｜挨拶文・メッセージの疑問を解消
ここでは、実際によく検索・相談される内容をもとに、
挨拶文・メッセージの書き方に関する疑問をQ&A形式でまとめました。
「これって失礼？」「どこまで丁寧に書くべき？」と迷ったときの判断材料として活用してください。
Q1：挨拶文は必ず入れないと失礼になりますか？
A：多くの場合、入れた方が無難です。
特にメールや手紙では、冒頭の挨拶があるだけで印象が大きく変わります。
LINEなどのカジュアルな場面でも、「ありがとう」「お疲れさまです」といった一言があると丁寧です。
Q2：短文のメッセージでも失礼になりませんか？
A：相手との関係性次第です。
親しい相手であれば短文でも問題ありませんが、目上の人やビジネス相手には注意が必要です。
短くする場合でも、敬語や配慮の言葉は省かないようにしましょう。
Q3：例文をそのまま使っても大丈夫ですか？
A：基本的には問題ありません。
ただし、相手の名前や具体的な内容を入れ替えることで、より自然で気持ちのこもった文章になります。
完全なコピペよりも、少し手を加えるのがおすすめです。
Q4：LINEとメールで書き方は変えるべきですか？
A：変えるべきです。
メールは形式と丁寧さを重視し、LINEは簡潔さと温かみを意識します。
同じ内容でも、媒体によって文章のトーンを調整しましょう。
Q5：目上の人に使ってはいけない表現はありますか？
A：「了解」「ご苦労さま」「すみません」は注意が必要です。
代わりに「承知しました」「お疲れさまでございます」「申し訳ありません」を使うと安心です。
Q6：お礼と挨拶はどちらを先に書くべきですか？
A：基本は「挨拶 → お礼」の順です。
例：
いつもお世話になっております。
このたびは誠にありがとうございました。
Q7：謝罪文は長い方が誠意が伝わりますか？
A：必ずしもそうではありません。
言い訳が長くなると、かえって印象が悪くなることもあります。
簡潔で要点を押さえた謝罪文の方が信頼されやすいです。
謝罪文に不安がある方は、
👉 [失礼にならない謝罪文・お詫びメール例文集]
Q8：季節の挨拶は必ず入れるべきですか？
A：必須ではありません。
手紙やフォーマルな文章では好印象ですが、メールやLINEでは省略しても問題ありません。
Q9：カジュアルすぎる表現はどこまでOK？
A：相手が同年代・親しい関係であればOKですが、迷ったら避けましょう。
特にビジネスでは、砕けすぎた表現は評価を下げる原因になります。
Q10：どうしても文章が思いつかないときは？
A：例文をベースに組み立ててOKです。
無理にオリジナル文章を作る必要はありません。
この記事内の例文や、目的別まとめ記事を活用してください。
シーン別に整理された例文はこちら
👉 [挨拶文・メッセージ例文まとめ一覧]
まとめ｜相手に伝わる挨拶文・メッセージを書くために
挨拶文やメッセージは、
特別な文章力がなくても、基本ルールと例文を知っていれば十分に書けます。
本記事のポイントを振り返ります。
- 挨拶文は「礼儀」、メッセージは「気持ち・用件」
- 相手・目的・媒体を意識する
- 迷ったら少し丁寧な表現を選ぶ
- NG例を避け、例文を上手に活用する
「失礼にならないか不安」「どんな文章が正解かわからない」と感じたときは、
この記事を辞書のように使い、必要な部分だけを確認してください。
目的別にさらに詳しい例文を探したい方は、
👉 [お礼メッセージ例文まとめ]
👉 [謝罪文・お詫びメール例文まとめ]
👉 [誕生日・お祝いメッセージ例文まとめ]
もあわせてご覧ください。