「電話メモには、何を書けばよいの？」
「担当者へ渡したあと、聞き忘れに気づいたらどうしよう」
電話対応に慣れていないと、相手の話を聞きながら要点をまとめるのは難しいものです。
しかし、電話メモは文章の上手さよりも、必要な情報を決まった順番で書くことが大切です。
この記事では、電話メモに必要な項目、すぐに使えるテンプレート、不在・折り返し・クレームなどの状況別例文、よくある失敗と改善方法を紹介します。
この記事でわかること
- 電話メモに必ず書く7つの項目
- 新人でも迷わない電話メモの書き方
- 手書き・メール・チャットで使えるテンプレート
- 不在・折り返し・クレームなどの状況別例文
- 伝達ミスを防ぐ確認方法とNG例
電話メモの書き方｜まず押さえたい7つの必須項目
電話メモの目的は、電話を受けていない担当者が、内容を正確に把握して次の行動を取れるようにすることです。
最低限、次の7項目を記録しましょう。
- 電話を受けた日時
- 誰宛ての電話か
- 相手の会社名・部署名・氏名
- 相手の電話番号
- 用件
- 折り返しの要否・希望期限
- 電話を受けた人の名前
とくに忘れやすいのが、「誰宛てか」「折り返し期限」「受電者名」です。
期限が指定されていない場合も、空欄にせず「期限指定なし」と書くと、確認済みであることが伝わります。
電話メモの完成例
【日時】8月4日（火）14時30分
【宛先】営業部 山田さん
【相手】株式会社〇〇 営業部 佐藤様
【電話番号】03-1234-5678
【用件】新商品Aの見積書の金額について確認したいとのことです。
【折り返し】本日17時までに希望
【受電者】鈴木
この形であれば、担当者は「誰から・何の用件で・いつまでに・どこへ連絡するか」をすぐに判断できます。
【コピペ用】すぐに使える電話メモテンプレート
手書きにも、メールや社内チャットにも使える基本テンプレートです。
【電話メモ】
日時：〇月〇日（〇）〇時〇分
宛先：〇〇部 〇〇さん
相手：株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
用件：〇〇についてのご連絡です。
折り返し：要・不要
希望期限：〇月〇日〇時まで／期限指定なし
受電者：〇〇
チェック欄付きの簡易テンプレート
〇月〇日（〇）〇時〇分
株式会社＿＿＿＿ 部署＿＿＿＿ ＿＿＿＿様
TEL：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
＿＿＿＿さん宛て
ご用件：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
□ 折り返し希望 □ 再度電話あり □ 伝言のみ
期限：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
受電者：＿＿＿＿
メール・チャットで共有するテンプレート
件名：【電話メモ】株式会社〇〇・佐藤様より
山田さん
本日14時30分、株式会社〇〇の佐藤様からお電話がありました。
ご用件：新商品Aの見積書の金額について
折り返し：本日17時までをご希望
電話番号：03-1234-5678受電者：鈴木
新人でも失敗しにくい電話メモの取り方
1．先に枠を作ってから電話を取る
電話の近くにテンプレートを置き、「日時・宛先・相手・電話番号・用件・折り返し・受電者」の欄を用意しておくと、聞き漏らしを防げます。
白紙へ自由に書くより、空欄がそのまま確認項目になります。
2．会社名・氏名・電話番号は復唱する
固有名詞と数字は聞き間違いが起こりやすいため、必ず復唱します。
「確認のため復唱いたします。株式会社〇〇、営業部の佐藤様、お電話番号は03-1234-5678でよろしいでしょうか」
名前を聞き取れなかったときは、「恐れ入りますが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と聞き直して問題ありません。
必要に応じて漢字も確認しましょう。
3．用件は「結論・補足・依頼」の順でまとめる
相手の話を一字一句書き取る必要はありません。
担当者が対応するために必要な情報を、次の順番で整理します。
- 結論：何についての電話か
- 補足：理由や現在の状況
- 依頼：折り返しなど、担当者にしてほしいこと
たとえば、「先日送付した契約書の第3条について確認したい。
記載内容に相違があるため、明日午前中までに折り返してほしい」とまとめれば、担当者がすぐ行動できます。
4．最後に対応方法と期限を確認する
用件を聞いたら、電話を切る前に次の対応を確認します。
- 担当者から折り返すのか
- 相手から再度電話があるのか
- 伝言のみでよいのか
- いつまでの対応を希望しているのか
「折り返しのお電話は必要でしょうか」「ご希望のお時間はございますか」と尋ねると確実です。
5．電話を切ったら、すぐ読み直して共有する
記憶が新しいうちに、読みにくい文字や省略した部分を整えます。
通常の伝言は担当者が戻り次第速やかに渡し、緊急案件や期限が迫った連絡は、社内ルールに従ってチャットや内線などでも知らせましょう。
電話メモのNG例と改善例
| NGメモ | 問題点 | 改善例 |
|---|---|---|
| 〇〇さんから電話。折り返し希望 | 会社名、氏名、番号、用件、期限が不明 | 株式会社〇〇の佐藤様より、見積書の件。本日17時までに03-1234-5678へ折り返し希望 |
| なる早でお願いします | 期限が人によって異なる | 本日17時までの折り返しをご希望 |
| 例の件で連絡あり | 何についてか第三者に伝わらない | 新商品Aの見積書の金額について確認のご連絡 |
| かなり怒っている | 受電者の主観が入っている | 納品遅延についてご指摘があり、状況確認後の折り返しを希望 |
| 折り返し希望 | 期限を確認したか分からない | 折り返し希望。期限指定なし |
電話メモは、自分の感想を書くものではありません。
相手が述べた事実と、次に必要な対応を分けて記録しましょう。
状況別｜電話メモの書き方と例文
担当者が不在だった場合
【日時】8月4日14時20分
【宛先】管理部 高橋さん
【相手】株式会社〇〇 田中様
【電話番号】03-1234-5678
【用件】契約書の記載内容について確認したいとのことです。
【折り返し】明日午前中までに希望
【受電者】鈴木
相手から再度電話がある場合
【日時】8月4日10時10分
【宛先】営業部 山田さん
【相手】株式会社〇〇 佐藤様
【用件】打ち合わせ日程の確認です。
【対応】佐藤様から本日15時ごろ、あらためてお電話くださる予定です。
【受電者】伊藤
伝言のみで折り返しが不要な場合
【日時】8月4日11時30分
【宛先】総務部 中村さん
【相手】株式会社〇〇 小林様
【用件】明日の訪問時間を14時から15時へ変更したいとのことです。
【対応】折り返し不要。伝言のみ。
【受電者】佐々木
用件が複数ある場合
【用件】
・見積金額の確認
・納期の再調整
・次回打ち合わせ日程の相談
【折り返し】明日12時までに希望
複数の用件は、文章でつなげず箇条書きにすると見落としを防げます。
クレームの電話だった場合
【日時】8月4日15時40分
【宛先】品質管理部 加藤さん
【相手】株式会社〇〇 山本様
【電話番号】03-1234-5678
【内容】本日納品した商品10点のうち2点に破損があったとのご連絡。交換時期を確認したいとのことです。
【折り返し】至急希望
【受電者】小林
「怒っていた」「感じが悪かった」などの主観は避け、何が起き、相手が何を求めているのかを書きます。
緊急度が高い場合は、メモを置くだけで終わらせず、社内の連絡手順に従って速やかに報告してください。
手書きとデジタル、電話メモはどちらがよい？
| 方法 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 手書き | 受付、電話番、電話を取りながら素早く記録したいとき | 字を読みやすく書き、紛失や置き忘れに注意する |
| メール | 正式な共有、あとから検索・確認したいとき | 宛先間違いと機密情報の扱いに注意する |
| 社内チャット | 担当者へすぐ知らせたいとき、リモートワーク | 通知を見落とす可能性があるため、緊急時は別の方法も併用する |
大切なのは方法そのものではなく、職場のルールに従い、担当者へ確実に届いたことを確認することです。
電話中は手書きで記録し、終了後にメールやチャットで清書して共有する方法もあります。
電話メモを書くときの注意点
- 人名、会社名、日時、金額、商品名は復唱する
- 「なるべく早く」「例の件」などの曖昧語を使わない
- 自分や部署内だけで通じる略語を使わない
- 受電者の推測や感情を書かない
- 個人情報や機密情報を机の上に放置しない
- 対応済みかどうかを、職場の方法で管理する
電話メモの保管や廃棄は、会社の情報管理ルールに従います。
契約・個人情報・クレームなどを含むメモを、私物のノートやスマートフォンへ安易に記録するのは避けましょう。
電話メモに関するよくある質問
Q1．相手の名前が聞き取れなかったら、聞き返しても失礼ではありませんか？
失礼ではありません。
「恐れ入りますが、お名前をもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と丁寧に確認しましょう。
曖昧なまま担当者へ伝えるより、聞き直すほうが誠実です。
Q2．用件が長いときは、どこまで書けばよいですか？
担当者が次の対応を判断するために必要な内容を、「結論→理由・状況→依頼」の順でまとめます。
数字、期限、固有名詞、相手の希望は省略しないようにします。
Q3．電話番号を聞き忘れた場合はどうしますか？
着信履歴だけで判断せず、社内の顧客情報などで確認できるか調べます。
必要であれば相手へ再確認します。通知されない番号や、代表番号と折り返し先が異なる場合もあるため、原則として電話中に確認するのが安全です。
Q4．折り返し期限がない場合は、何も書かなくてよいですか？
「期限指定なし」と記載します。
空欄にすると、確認を忘れたのか、指定がなかったのか分かりません。
Q5．緊急の電話は、メモを机に置くだけでよいですか？
メモだけでは担当者が気づかない可能性があります。
電話、内線、社内チャットなど、職場で決められた緊急連絡方法を使って速やかに伝えてください。
Q6．電話メモはいつまで保管しますか？
少なくとも対応が完了するまでは保管します。
契約、クレーム、個人情報などを含む記録の保管期間は、会社の規程に従ってください。
まとめ｜電話メモは「読んだ人がすぐ動けるか」で確認しよう
電話メモには、日時、宛先、相手の会社名・氏名、電話番号、用件、折り返しの要否と期限、受電者名を記録します。
書き終えたら、「誰からの電話か」「何の用件か」「担当者は何を、いつまでにすればよいか」が一目で分かるか確認しましょう。
テンプレートを電話のそばに用意し、固有名詞や数字を復唱するだけでも、伝達ミスを大きく減らせます。