ビジネスメールでは、ちょっとしたミスが相手に不信感を与える原因になります。
中でも「謝罪メール」は、単なるお詫びだけでなく、相手との信頼関係を維持・回復する大切なコミュニケーションツールです。
本記事では、よくある「添付忘れ」「誤送信」「納期遅れ」などのケース別に、すぐに使える謝罪メール例文と書き方のポイントをご紹介します。
誠実な対応で信頼を守るために、ぜひご活用ください。
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目次
ビジネスで信頼を取り戻すための謝罪メールとは
謝罪メールは、ただ謝るだけでなく、相手の立場や感情に配慮した表現を選ぶことが重要です。
まずは基本構成と心構えを押さえ、信頼を損なわない対応を目指しましょう。
メールを送る前に確認したい3つの心構え
謝罪メールは、単に謝るだけではなく、相手に誠意や信頼を伝えるための大切なビジネス文書です。
メールを書く前に、以下の3つの心構えを意識しましょう。
まず、「迅速さ」を大切にしてください。
ミスに気づいたら、なるべく早く謝罪メールを送りましょう。
次に「誠実さ」。
言い訳をせず、素直に非を認めることで信頼回復につながります。
最後に「相手目線」です。
受け取る側がどう感じるか、どんな不利益を被ったかを想像しながら言葉を選ぶことが、謝罪文では重要です。
これらを踏まえた上で、丁寧かつ誠意あるメールを作成していきましょう。
添付ファイルを間違えて送ったときの謝罪メール
間違ったファイル送信は、個人情報や機密情報のトラブルにもつながりかねません。
早急な訂正と再発防止策の提示が、信頼回復への第一歩です。
添付ミスの謝罪メール｜構成と使える例文
書類の添付を忘れて送ってしまった場合は、できるだけ早く、誠意を持って対応する必要があります。
以下のテンプレートは、相手に不信感を与えないための基本構成をもとにしています。
件名：資料の添付漏れについてのお詫び
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先ほどお送りいたしましたメールに、添付すべき資料を添付せず送信してしまいました。
大変申し訳ございません。
本メールに正しい資料を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
以後、このようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
社内向けの謝罪メール｜資料の添付忘れの場合
社内のミスでも、報告や謝罪を丁寧に行うことで信頼が保てます。
気まずさを恐れず、素早く誠意ある対応を意識しましょう。
謝罪メールの構成と例文（添付間違い）
誤ったファイルを送ってしまった場合は、正しいファイルの再送に加え、誤送信したファイルに関する説明も必要です。
情報漏洩や機密保持に関わる場合は、特に丁寧な配慮が求められます。
件名：添付ファイル誤送信に関するお詫び
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
本日お送りしましたメールに、誤った添付ファイルを送信してしまいました。大変申し訳ございません。
本メールに正しいファイルを添付しておりますので、ご確認ください。
誤送信したファイルについては、内容をご確認いただかないよう、お願い申し上げます。
今後このようなことが起こらぬよう、チェック体制の見直しを徹底いたします。
このたびはご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
社内向けの謝罪メール（資料添付漏れ）
件名：資料添付漏れのお詫び（社内共有資料）
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
本日10:00に送付した「○○プロジェクト進捗報告」に関して、資料の添付が漏れておりました。
お忙しい中ご確認いただいた皆様にはご不便をおかけし、大変申し訳ありません。
以下に資料を添付いたしますので、改めてご確認いただけますと幸いです。
以後、確認を徹底し、同様のミスがないよう努めてまいります。
どうぞよろしくお願いいたします。
—
〇〇（氏名）
部署名｜内線：xxxx
同じメールを複数送ってしまった場合の謝罪メール（重複送信）
メールの二重送信は小さなミスですが、対応を誤ると不信感につながる可能性もあります。
軽く見ずに、丁寧かつ簡潔に謝意を伝えましょう。
件名：【お詫び】メール二重送信の件
株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。
先ほどお送りいたしました「○○についてのご案内」のメールにつきまして、操作ミスにより同内容のメールを複数回送信してしまいました。
ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
以後このようなことのないよう、送信前の確認を徹底いたします。
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
敬具
〇〇（氏名）
納期が遅れてしまったときの謝罪メールの伝え方
納期遅れは信用問題に直結するため、謝罪の中でも特に重要です。
言い訳ではなく事実と対策を明確に伝える姿勢が信頼につながります。
件名：【納期遅延のお詫び】○○資料のご納品について
株式会社〇〇 〇〇様
平素より大変お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。
この度ご依頼いただいております「○○資料」につきまして、当初ご案内していた納期（〇月〇日）に間に合わない見込みとなりました。
進行管理の甘さによりご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
現在、〇月〇日までには確実に納品できるよう、対応を進めております。
進捗については逐次ご報告させていただきます。
今後はこのようなことのないよう、管理体制を見直し再発防止に努めてまいります。
何卒ご容赦賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
〇〇（氏名）
謝罪メールで信頼を損なわないために大切な5つのポイント
件名から締めの一文まで、細部に配慮することで謝罪メールは“誠意の証”になります。
テンプレではなく、自分の言葉で気持ちを表現することを心がけましょう。
① 件名は「簡潔に内容が伝わる」ようにする
件名は「お詫び」「添付漏れ」「誤送信」など、相手がすぐに状況を把握できるような文言にしましょう。
例えば「【お詫び】資料の添付漏れについて」など、ビジネスメールとしての礼儀とわかりやすさを両立させることが大切です。
② メールの冒頭で誠意ある謝罪の言葉を述べる
本文の冒頭では、いきなり理由や言い訳を述べるのではなく、まず「申し訳ございませんでした」という謝罪の言葉をはっきりと述べましょう。
これは相手への敬意を示すための第一歩です。
③ 状況説明は簡潔に、原因や責任も明確に伝える
ミスが起きた経緯については、簡潔かつ誠実に説明しましょう。
「確認不足により」「操作ミスにより」など、責任を自分で引き受ける姿勢を示すことで、相手の信頼を損なわずに済みます。
④ 今後の再発防止策をしっかり伝える
謝罪メールでは、「同じミスは繰り返さない」という意思表示が欠かせません。
「今後はダブルチェックを徹底する」「送信前に必ず添付ファイルを確認する」など、具体的な対策を述べましょう。
⑤ 最後は感謝と誠意ある一文で締めくくる
最後は「お忙しい中ご迷惑をおかけし、申し訳ありませんでした」「ご確認いただけますと幸いです」など、相手を思いやる気持ちを込めた一文で締めくくるのが理想です。
信頼を失うNG謝罪メールの具体例
悪気はなくても、文章の書き方ひとつで「反省していない」と思われることも。
NG例から学び、相手に配慮した謝罪文を書けるようにしましょう。
言い訳ばかりで反省が伝わらないケース
「忙しかったので」「他の仕事と重なっていたため」といった言い訳は、相手にとっては関係のない話です。
むしろ誠意が感じられず、印象を悪くすることも。
まずは潔く謝罪を述べましょう。
謝罪の言葉が曖昧で気持ちが伝わらないケース
「申し訳ない気持ちです」「気をつけます」といった曖昧な表現では、謝罪として不十分です。
「申し訳ございません」といった、明確な謝罪表現を使いましょう。
まとめ｜誠実な謝罪メールで信頼を取り戻そう
どんなに完璧な対応でも、ミスをゼロにすることは不可能です。
しかし、その後の謝罪メールで誠意と信頼は取り戻せます。
丁寧で的確な言葉選びを心がけましょう。
謝罪メールは、失敗をリカバリーし、信頼を取り戻すための大切な手段です。
ポイントは「迅速」「誠意」「具体性」。
言い訳せずに非を認め、相手の立場に立って丁寧に謝罪することで、かえって好印象を与えることもあります。
本記事で紹介した例文やポイントを参考に、いざという時に冷静かつ誠実な対応ができるよう備えておきましょう。
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