社内謝罪メールの正しい書き方｜上司・同僚・部下への対応別マナーと例文

仕事のミスや行き違いで、謝罪が必要になる場面は誰にでも訪れます。

特に社内での謝罪は、立場や関係性に応じた配慮が欠かせません。

上司に対しては丁寧な敬意を、同僚には誠実さを、部下には責任を持った対応が求められます。

この記事では、「社内向け謝罪メール」の正しい書き方やマナーを徹底解説し、立場別に使える例文を多数ご紹介します。

今すぐ使えるテンプレート付きで、誠意が伝わる謝罪文を迷わず書けるようになります。

添付忘れを防ぐチェックリストは

👇

ビジネスで使える謝罪メールの正しい書き方｜添付忘れ・誤送信の例文付き

より丁寧な結びのフレーズは

👇

謝罪メールの締め方完全ガイド｜誠意が伝わる文例・ポイント・NG例まで徹底解説

電話との使い分けは

👇

電話とメールどちらで謝る？ビジネス謝罪の正解と使い分け完全ガイド｜実践例文・NG集付き

謝罪メールの基本マナーと構成

なぜ「謝罪メール」が大切なのか

社内でのトラブルやミスは、信頼関係に影響します。

対面での謝罪が難しいとき、メールでの謝罪は誠意を伝える重要な手段です。

謝罪メールで守るべき基本マナー

・タイミングは早めに
・言い訳をしない
・主観を交えず事実を述べる
・解決策や改善策を添える

基本構成とテンプレート

謝罪メールの基本構成：

1. 宛名
2. 謝罪の言葉
3. 事実の説明
4. 今後の対応や改善策
5. 再度のお詫びと結び

上司に送る謝罪メールの書き方と例文

上司への謝罪で気をつけるポイント

・敬意と責任をしっかり伝える
・謝罪を簡潔かつ誠実に述べる
・言い訳よりも反省と対策を重視

シーン別｜上司への謝罪メール例文

上司への謝罪で気をつけるポイント

• 丁寧かつ簡潔に。
• 責任を明確にし、反省の意を表す。
• 解決策・改善策を明記。

納期遅れ

ミスを報告する場合

期限に遅れた場合

無断欠勤・遅刻をした場合

不適切な発言をした場合

上司への謝罪メール（一般的なミス）

同僚に送る謝罪メールの書き方と例文

同僚への謝罪のポイント

・相手の立場や感情を考慮する
・馴れ馴れしすぎず、礼儀を持つ
・共同作業への影響を配慮

同僚への謝罪メール（業務連携トラブル）

作業分担で迷惑をかけた

共有漏れ・情報伝達ミスがあった場合

チーム会議でトラブルがあった場合

このように、謝罪の要点（原因・影響・再発防止策）をおさえた文面は、誠意が伝わりやすくなります。

部下に送る謝罪メールの書き方と例文

部下への謝罪で意識すべき点

・責任ある立場として謝罪する
・言葉の選び方に配慮する
・今後の信頼回復を意識する

指導に行き違いがあった

• 指導ミスがあった場合
• 評価に関する誤解があった場合
• 忙しさから配慮が欠けた場合

評価・指摘に関する誤解があった場合

忙しさから配慮を欠いてしまった場合

このようなケースは、表現次第で信頼を取り戻すどころか、より良い信頼関係につながることもあります。

メールでは伝わりにくい？謝罪の「伝わる」工夫とは

文面だけでは伝わらない可能性も

文字は冷たく見える場合があります。

誤解を避けるための工夫を知っておきましょう。

電話や対面との併用で誠意を伝える

重要な謝罪では、メール後にフォローの電話をするなど、「言葉で伝える」姿勢も大切です。

NGな謝罪メールの例と改善ポイント【NG集】

よくあるNG文例とその改善方法

• 曖昧な謝罪（例：「ご迷惑だったかもしれません」）
• 自己弁護の多い謝罪（例：「でも〜だったので…」）
• 他人のせいにする文面（例：「○○が遅れたせいで…」）

NGな謝罪メールの文例集

NG例1：言い訳がましい謝罪メール

• 「言い訳」が先に立っている。
• 謝罪の誠意が伝わらない。
• 曖昧な謝罪（「とにかくすみません」）で信頼回復につながらない。

NG例2：カジュアルすぎる謝罪メール

問題点：

• フランクすぎる表現で誠意が見えない。
• 社内であっても礼儀を欠いた対応はNG。
• 相手が目上であれば特に不適切。

よくある質問（FAQ）

Q1：口頭とメール、どちらで謝罪すべきですか？

A：基本的には、口頭での謝罪が望ましいです。

ただし、口頭で謝罪した後にフォローとしてメールを送ると、誠意がより伝わりやすくなります。

Q2：メールで謝罪するタイミングはいつがベストですか？

A：できる限り早く。

気づいた時点ですぐに謝罪の意を伝えましょう。

遅れるほど印象が悪くなります。

Q3：CCに誰を入れるべきですか？

A：基本的には、直接関係する人のみに。

上司への謝罪であれば、必要があればチームリーダーや担当課長をCCに含める程度にしましょう。

Q4：同じ相手に繰り返し謝罪する場合、メールの文面は変えるべきですか？

A：はい。毎回同じ文面では誠意が伝わりません。

具体的な状況に応じて文面を変えましょう。

Q5：口頭で謝罪した場合も、改めてメールを送るべきですか？

A：はい。
口頭で謝罪していても、メールで文面に残すことは大切です。

特に業務上のミスやトラブルの場合は「誰に・どのように謝罪したか」を記録として残すことで、後の誤解や責任の曖昧化を防げます。

Q6：社内チャット（SlackやTeams）で謝るのはNGですか？

A：状況に応じて使い分けましょう。
軽微なミスや気軽なコミュニケーションにはチャットでの謝罪でも問題ありません。

ただし、上司や関係者への正式な謝罪はメールが基本です。

特に重要事項や複数人に関係するケースでは、誠意が伝わる丁寧なメールを送りましょう。

Q7：謝罪メールに上司をCCに入れるのは失礼ですか？

A：失礼ではありませんが、慎重に判断を。
上司をCCに入れることで、対応の透明性を保てる場合がありますが、相手によっては「監視されている」と感じることも。直属の上司や人事と相談し、社内の慣習に沿って判断するのが無難です。

Q8：どのタイミングで謝罪メールを送るのがベストですか？

A：できる限り即日、遅くとも翌営業日中には。
謝罪は早ければ早いほど誠意が伝わります。

たとえ状況が完全に把握できていなくても、「現時点でのご報告とお詫び」という形で、一度連絡することが望ましいです。

Q9：メールでは謝罪しても許されない場合、どうすれば良いですか？

A：まずは直接謝罪の機会を設けましょう。
重大なトラブルや信頼関係の損失を伴うケースでは、メールだけでは誠意が伝わらないことがあります。

そうした場合は、直接対面または電話で謝罪した上で、フォローとして謝罪メールを送るのが最善です。

「形だけ」の謝罪ではなく、「相手の納得」をゴールにしましょう。

Q10：テンプレートを使った謝罪文は冷たく見えませんか？

A：そのまま使うと事務的に見られる可能性があります。

テンプレートはあくまで「土台」として活用し、自分の言葉で状況説明や気持ちを加えることが大切です。たとえば、相手への具体的な感謝の気持ちや、自分の反省点・再発防止への意欲などを一文入れるだけでも、温かみが増し、誠意が伝わりやすくなります。

Q11：自分のミスでなくても謝罪すべきでしょうか？

A：チームや部署を代表する立場であれば、必要な場合があります。

たとえば部下やプロジェクトメンバーのミスであっても、上司やリーダーの立場であれば、まずは関係各所に謝罪を伝えることが求められます。

その際は「原因の究明中であること」「今後の対応」も添えると、責任感とリーダーシップが伝わります。

Q12：メールだけで済ませてもいい場面と、NGな場面の違いは？

A：謝罪の「重大さ」と「相手との関係性」によって判断しましょう。

一般的に、メールだけで済ませても良いケースは以下のような場面です。

• 軽微なミス（例：資料の提出が数時間遅れたなど）
• 相手に直接会えない状況（テレワーク中など）
• すでに口頭で謝罪済みで、記録やフォローとしてメールを送る場合

一方、メールだけでは不適切なケースは以下の通りです。

• 相手に多大な迷惑や損害を与えた場合
• トラブルの原因が自分の判断ミスや管理不足だった場合
• 感情的な対立や信頼関係の損失が発生している場合

これらのケースでは、「対面」または「電話」での謝罪が優先されるべきです。

その上で、あらためて謝罪内容を整理し、書面（メール）で送ることで「誠意」と「責任感」をより明確に伝えることができます。

謝罪メールのチェックリスト

送る前に必ず確認しておきたい10項目

1. 誤字脱字はないか？
   　⇒特に相手の名前や会社名は要注意。

1. 謝罪の言葉が冒頭にあるか？
   　⇒「申し訳ありません」「深くお詫び申し上げます」などの明確な言葉が入っているか確認。

1. 事実関係の説明は簡潔かつ正確か？
   　⇒長くならず、事実を簡潔に伝える。

1. 責任を明確にしているか？
   　⇒言い訳に聞こえないよう、自分の非を明確に認める。

1. 再発防止策が記載されているか？
   　⇒相手に安心してもらえるように、具体策を示す。

1. 丁寧語・敬語が適切に使われているか？
   　⇒特に上司や外部とのやり取りではマスト。

1. 文末が礼儀正しく締められているか？
   　⇒「今後ともよろしくお願い申し上げます」などで誠実に締める。

1. メール件名がわかりやすく、謝罪の意図が伝わるか？
   　⇒例：「【お詫び】○○に関するご報告」

1. 上司や必要な関係者をCCに含めているか？
   　⇒謝罪の透明性を担保する。

1. 感情的にならず、冷静な文面になっているか？
   　⇒一度書いたら少し時間をおいて読み返すのがおすすめ。

謝罪メール送信前のポイント一覧

焦って送る前に必ずチェック！

項目	内容
対象者の氏名・肩書き	敬称含め、正確に書けているか
タイトル	「お詫び」「謝罪」など、内容がすぐわかるか
本文構成	「謝罪 → 原因 → 再発防止 → 今後の対応」の流れになっているか
書き出し	「このたびは…」など、第一声で謝罪の意図を伝えているか
冗長さ	まわりくどい言い回しになっていないか
感情の表現	必要以上に感情的・過度にへりくだりすぎていないか
定型文の多用	テンプレを貼り付けただけの印象になっていないか
添付ファイルの有無	必要な報告資料等を添付しているか
フォローの意思表示	「今後について」など、前向きな対応を入れているか
宛先間違い	誤送信していないか、返信先も含めてチェック済みか

まとめ

社内での謝罪メールは、単なる形式的なやり取りではなく、相手との信頼関係を再構築するための重要なコミュニケーション手段です。

ミスやトラブルが起こった際には、すぐに、誠意を持って対応することが何よりも大切です。

今回ご紹介したように、上司・同僚・部下といった立場ごとに言葉遣いや伝え方を工夫することで、よりスムーズに気持ちが伝わります。

謝罪に加えて今後の対応策や感謝の気持ちも忘れずに伝えることで、トラブルを乗り越えるきっかけにもなるでしょう。

この記事を参考に、いざというときに信頼を損なわない謝罪メールを適切に活用してください。

👇

ビジネスで使える謝罪メールの正しい書き方｜添付忘れ・誤送信の例文付き

より丁寧な結びのフレーズは

👇

謝罪メールの締め方完全ガイド｜誠意が伝わる文例・ポイント・NG例まで徹底解説

電話との使い分けは

👇

電話とメールどちらで謝る？ビジネス謝罪の正解と使い分け完全ガイド｜実践例文・NG集付き