失敗をチャンスに変える謝罪メール術｜テンプレ・原因分析・フォローアップの完全ロードマップ

件名例：納品遅延のお詫びと今後の対応について（○○プロジェクト）

〇〇株式会社 △△様

いつも大変お世話になっております。

□□株式会社の××です。

このたびは○月○日納品予定としておりました○○について、当社の不手際により納期が遅延いたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

【遅延理由】

サーバ移行作業中に追加の互換テストが必要となり、想定外の時間を要したため

【再発防止策】

今後の移行案件では事前に互換テストを100%実施

プロジェクト管理表に「テスト完了フラグ」を追加し、PMとQAがダブルチェック

【今後の対応】

○月○日（新納期）までに納品完了

進捗は毎日18時までにメールでご報告

本件によりご迷惑をお掛けしましたことを重ねてお詫び申し上げます。

何卒ご容赦のほどよろしくお願い申し上げます。

□□株式会社 システム開発部 ×× ×× TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：請求金額の誤りに関するお詫びとご対応のお願い

〇〇株式会社 △△様

平素より大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

このたびお送りしたご請求書に誤りがあり、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。

【誤請求の内容】

○月分の請求書において、○○費用が重複して記載されておりました

【原因と再発防止策】

原因：システム連携エラーにより前月分が自動再計上

防止策：請求書発行前の手動ダブルチェックを導入し、経理責任者による最終確認を義務化

【今後の対応】

修正済みの請求書を本メールに添付しております

万が一お振込み済みの場合は、至急ご返金対応をいたします

本件につきまして重ねてお詫び申し上げます。今後はこのようなことがないよう細心の注意を払ってまいります。

何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

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□□株式会社 経理部
×× ××
TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：ご請求内容に関するお詫びと訂正のご連絡（○月分○○サービス）

〇〇株式会社　△△様

いつも大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

このたび、○月分のご請求において誤った金額をご案内してしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。

【誤りの内容】

• 請求番号：INV-202407
• 誤請求金額：￥150,000
• 正しい金額：￥120,000

【原因】

• 弊社の請求データ反映時に、重複して作業工数が計上されておりました。

【対応と再発防止策】

• 訂正後の請求書を本メールに添付しております。ご確認のほどお願いいたします。
• 今後は、請求前にダブルチェックを実施し、社内での承認フローを追加します。

【お願い事項】

• すでにお支払いいただいている場合は、速やかにご返金対応いたしますので、ご一報いただければ幸いです。

ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

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□□株式会社　経理部
×× ××
TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：納品物に関する不具合のお詫びとご対応について

〇〇株式会社 △△様

平素より大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

このたび納品いたしました○○において、不具合が発生していたとのご指摘をいただき、誠に申し訳ございません。

【不具合の内容】

操作画面でログイン後に遷移ができない事象

【原因と再発防止策】

原因：環境依存の処理ロジックによる想定外エラー

防止策：全対応ブラウザでの事前検証体制の強化、CIに環境テストを統合

【今後の対応】

本日18時までに修正版をデプロイ予定

完了次第、詳細をご報告いたします

ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

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□□株式会社 品質管理部
×× ××
TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：メール誤送信に関するお詫びと再発防止について

〇〇株式会社 △△様

平素よりお世話になっております。□□株式会社の××です。

このたび、弊社より誤って他のお客様向けの内容を含むメールを送信してしまい、大変ご不快・ご不安な思いをさせてしまいましたことを心よりお詫び申し上げます。

【発生内容】

メール送信時、To欄に複数社のアドレスを入力したことで、他社の宛先が表示される状態となっておりました。

【原因と再発防止策】

原因：BCCで送るべきところをToで送信した人的ミス

防止策：一斉配信メールは専用配信ツールに統一し、上長レビューを義務化

【お願いと今後の対応】

誤送信メールの削除をお願い申し上げます

被害拡大防止のための社内教育を徹底いたします

改めてご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は情報管理をより一層徹底してまいります。

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□□株式会社 情報管理室
×× ××
TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：カスタマー対応に関するお詫びと改善策のご報告

〇〇株式会社 △△様

平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。□□株式会社の××です。

このたび、弊社カスタマーサポートの対応においてご不快な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。

【事象内容】

ご質問に対し不正確な案内を行い、対応に遅延が生じた

【原因と再発防止策】

原因：FAQの更新が未実施で、古い情報に基づいた対応がなされた

防止策：FAQを週次更新とし、CSチームに通知徹底／二次対応のフローを整備

【今後の対応】

担当者より改めて正確な情報をお送りいたします

ご質問内容に即したマニュアルを整備中です

ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

今後もご満足いただける対応を目指し改善に努めてまいります。

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□□株式会社 カスタマーサポート部
×× ××
TEL：03-xxxx-xxxx

件名例：納品遅延に関する一次ご報告（○○プロジェクト）

〇〇株式会社 △△様

平素より大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

昨日ご連絡いたしました納期遅延の件につきまして、現時点での状況をご報告いたします。

【現状】
• サーバ移行作業は完了、現在互換性テストを実施中
• 7月10日18時までに完了見込み

【本日中の予定】
• テスト完了後、最終動作確認
• 確認結果を追ってご報告いたします

引き続きご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。

誠心誠意対応してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。

件名例：納品遅延に関する改善対応のご報告（○○プロジェクト）

〇〇株式会社 △△様

平素より大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

先般ご迷惑をおかけいたしました納品遅延の件につきまして、再発防止策の実施状況と改善対応をご報告いたします。

【再発防止策 実施状況】
• プロジェクト管理表にテスト完了フラグを追加：完了（7/5）
• 互換性テスト項目の拡充：50→120項目へ（7/6）
• PM・QAによるWチェック体制の運用開始：7/7～

【効果】
• 本件以降の案件で不具合発生ゼロを維持（7/7〜7/14）
引き続き、品質向上に努めてまいります。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

件名例：プロジェクト進捗のご報告（○○プロジェクト）

〇〇株式会社 △△様

いつも大変お世話になっております。□□株式会社の××です。

○○プロジェクトに関する今週の進捗をご報告いたします。

【今週の進捗】
• テスト工程：100%完了（7/8）
• 最終レビュー：実施中（7/9完了予定）
• 納品準備：7/10より開始予定

【懸念事項】
• 現時点では特になし
来週の進捗も引き続きご報告させていただきます。

何卒よろしくお願い申し上げます。