ビジネスメールは、書く内容だけでなく、件名や文章の順番、敬語の使い方によって相手に与える印象が変わります。
用件が正しくても、件名が分かりにくかったり、結論がなかなか出てこなかったりすると、相手に余計な負担をかけてしまいます。
反対に、基本の構成を覚えておけば、依頼・確認・報告・謝罪・お礼など、さまざまな場面で迷わずメールを作成できます。
ビジネスメールで最も大切なのは、用件を簡潔に伝え、相手に何をしてほしいのかを明確にすることです。
この記事では、ビジネスメールの基本構成、件名の付け方、正しい敬語、場面別の例文、避けたいNG表現まで分かりやすく解説します。
ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールには、相手が内容を読み取りやすくなる基本の順番があります。
毎回ゼロから文章を考えるのではなく、決まった型に沿って作成すると、書き忘れや伝達漏れを防げます。
基本的には、次の順番で作成します。
- 件名
- 宛名
- 挨拶と名乗り
- メールを送った目的
- 用件の詳細
- 相手にお願いしたいこと
- 結びの挨拶
- 署名
この順番を守るだけでも、読みやすく、相手が対応しやすいビジネスメールになります。
件名は用件がひと目で分かるようにする
件名は、メールを開く前に内容を判断してもらうための重要な情報です。
「ご連絡」「資料について」などの曖昧な件名では、何についてのメールなのか、すぐに判断できません。確認・依頼・報告などの目的と、具体的な用件を組み合わせましょう。
分かりやすい件名の例
- 【ご確認のお願い】7月30日の打ち合わせ資料について
- 【日程調整】商品説明会の開催日時について
- 【ご報告】〇〇プロジェクトの進捗状況
- 【再送】お見積書送付のご案内
- 【お詫び】送付資料の記載誤りについて
避けたい件名の例
- お世話になっております
- ご連絡
- 資料について
- お願いがあります
- 確認してください
件名が長くなりすぎる場合は、最も重要な用件を前半に入れます。
日付、商品名、案件名などを加えると、過去のメールを検索するときにも見つけやすくなります。
依頼・確認・催促・報告などのメールを場面別に確認したい方は、次の記事も参考にしてください。
宛名は会社名・部署名・氏名の順に書く
社外の相手に送る場合は、会社名、部署名、役職、氏名を分かる範囲で正確に記載します。
社外メールの宛名
株式会社〇〇
営業部
部長 〇〇様
会社名や部署名を省略すると、転送されたときに誰宛てのメールか分かりにくくなることがあります。
役職名そのものに敬称の意味が含まれるため、「〇〇部長様」と書く必要はありません。
次のどちらかの形にします。
- 営業部長 〇〇様
- 〇〇部長
複数の相手へ送る場合は、それぞれの氏名を記載します。
人数が多く個人名を並べにくい場合は、「関係者各位」「〇〇部の皆様」といった表現を使います。
「各位」には敬称の意味があるため、「関係者各位様」とは書きません。
挨拶と名乗りを入れる
宛名に続けて、挨拶と自分の名乗りを入れます。
社外メールの基本形
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
初めて連絡する場合
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の□□と申します。
久しぶりに連絡する場合
ご無沙汰しております。
株式会社△△の□□です。
社内メールの場合
お疲れさまです。
営業部の□□です。
社内メールでは会社名を省略できます。ただし、同姓の社員がいる場合や、複数の部署が関係する場合は、部署名まで記載すると分かりやすくなります。
いきなり用件から始めると、相手との関係によっては冷たい印象を与えることがあります。
短いメールでも、挨拶と名乗りを入れてから用件を伝えましょう。
本文は結論から書く
ビジネスメールでは、最初にメールを送った目的を伝えることが基本です。
前置きが長いと、相手は最後まで読まなければ用件を判断できません。
結論を先に示してから、必要な理由や詳細を説明しましょう。
本文は、次の順番で書くと分かりやすくなります。
- メールを送った目的
- 具体的な内容
- 相手にお願いしたいこと
- 回答期限や注意事項
日程調整メールの例
本日は、次回の打ち合わせ日程についてご相談があり、ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、次の日程のうち、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
- 7月28日（月）午前10時から
- 7月29日（火）午後2時から
- 7月31日（木）午前11時から
お手数をおかけしますが、7月25日（金）までにご返信いただけますと幸いです。
この例では、最初に「打ち合わせ日程の相談」という目的を伝え、その後に候補日時と回答期限を示しています。
避けたい書き方
先日はありがとうございました。最近は暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。以前少しお話ししていた件について、今後のこともございますので、一度お打ち合わせができればと思っております。
季節の挨拶が必要な場面もありますが、通常の業務連絡では、用件と関係のない前置きを長くしないことが大切です。
依頼内容と期限を具体的に伝える
相手に何らかの対応をお願いする場合は、「何を」「いつまでに」してほしいのかを明確にします。
分かりにくい依頼
お時間のあるときに、確認をお願いいたします。
分かりやすい依頼
恐れ入りますが、添付資料をご確認のうえ、修正点の有無を7月30日までにお知らせください。
期限を伝えるときは、相手が対応するための時間を考慮します。
急ぎの場合は、急いでいる理由を簡潔に添えると理解を得やすくなります。
急ぎの依頼例
明日の会議で使用するため、恐れ入りますが、本日午後4時までにご確認いただけますでしょうか。
「至急」「大至急」と件名や本文に書くだけでは、必要な期限が分かりません。可能な限り具体的な日時を記載しましょう。
結びの挨拶で丁寧に締める
本文の最後には、相手にお願いしたいことを改めて示し、結びの挨拶を入れます。
よく使われる結びの表現
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。
- ご不明な点がございましたら、お知らせください。
- 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
- ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
「よろしくお願いいたします」だけでも間違いではありませんが、何をお願いしているのかを添えると、相手が対応しやすくなります。
署名には必要な連絡先を記載する
結びの挨拶の後には、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載した署名を入れます。
署名の例
株式会社〇〇
営業部 山田太郎
電話：00-0000-0000
メール：example@example.com
住所や会社のWebサイトは、業務上必要な場合に追加します。
長い宣伝文や複数のWebサイト、個人的なメッセージを入れすぎると、本文が読みにくくなることがあります。署名は必要な情報に絞りましょう。
失礼にならない敬語と言葉遣い
ビジネスメールでは、丁寧に書くことだけでなく、正しい敬語を簡潔に使うことが大切です。
敬語を重ねすぎると、かえって不自然で読みにくい文章になります。
間違えやすい敬語を正しく言い換える
丁寧にしようとするあまり、同じ種類の敬語を重ねたり、尊敬語と謙譲語を混同したりすることがあります。
| 避けたい表現 | 自然な表現 |
|---|---|
| 拝見させていただきます | 拝見いたします |
| おっしゃられました | おっしゃいました |
| ご覧になられましたか | ご覧になりましたか |
| お伺いさせていただきます | 伺います |
| 了解しました | 承知しました |
| ご苦労さまです | お疲れさまです |
「させていただく」は、相手の許可を受けて行動し、そのことによって自分が恩恵を受ける場面に適した表現です。
すべての動作に付ける必要はありません。
回りくどい表現
資料を送付させていただきます。
簡潔な表現
資料を送付いたします。
場面によってはどちらも使われますが、意味を変えずに短くできる場合は、簡潔な表現を選ぶと読みやすくなります。
丁寧すぎて読みにくい文章を避ける
敬語を意識しすぎると、不要な言葉が増え、何を依頼しているのか分かりにくくなる場合があります。
回りくどい例
もしご都合などがよろしければ、資料をご確認していただくことは可能でしょうか。
読みやすい例
ご都合のよいときに、資料をご確認いただけますでしょうか。
さらに簡潔にする場合は、次のように書けます。
お手数ですが、資料をご確認ください。
文章を見直すときは、次のような言葉を必要以上に使っていないか確認しましょう。
- もし
- など
- 一応
- させていただく
- という形になります
- よろしかったでしょうか
一文が長くなった場合は、読点を増やすよりも、二つの文章に分けると読みやすくなります。
クッション言葉で依頼をやわらかくする
依頼、確認、催促、断りなど、相手に負担をかける内容では、クッション言葉を添えると印象がやわらかくなります。
よく使われるクッション言葉
- 恐れ入りますが
- お手数をおかけしますが
- ご多用のところ恐縮ですが
- 差し支えなければ
- 可能でしたら
- あいにくですが
- 誠に申し上げにくいのですが
依頼するときの例文
恐れ入りますが、7月30日までにご確認いただけますでしょうか。
回答を求めるときの例文
お手数をおかけしますが、ご希望の日時をお知らせいただけますと幸いです。
断るときの例文
誠に申し上げにくいのですが、今回はご希望に沿うことができません。
クッション言葉を使っても、結論を曖昧にしないことが大切です。依頼内容や回答期限は、具体的に伝えましょう。
目上の人への敬語やクッション言葉の使い分けに迷う方は、次の記事も参考にしてください。
よく使うビジネスメールの例文
ビジネスメールは、依頼・確認・催促・報告など、目的によって伝える順番が少しずつ異なります。
ここでは、仕事で使う機会の多いメールの基本例文を紹介します。
依頼メールの書き方と例文
依頼メールでは、依頼の内容、必要な理由、回答期限を簡潔に伝えます。
件名：【ご確認のお願い】商品案内資料について
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先ほどお送りした商品案内資料について、記載内容をご確認いただきたく、ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、修正点の有無を7月30日までにお知らせいただけますでしょうか。
お忙しいところお手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
確認メールの書き方と例文
確認メールでは、相手を責めるような表現を避け、日時や内容を具体的に示します。
件名：【ご確認】7月31日の打ち合わせについて
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
7月31日の打ち合わせについて、念のため確認のご連絡を差し上げました。
当日は午後2時に、貴社3階の会議室へ伺う予定です。
日時や場所に相違がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
催促メールの書き方と例文
催促メールでは、「まだですか」「早くしてください」と責めるのではなく、メールの行き違いに配慮した表現を使います。
件名：【ご確認のお願い】お見積書のご回答について
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
7月20日にお送りしたお見積書について、確認のためご連絡いたしました。
行き違いですでにご返信いただいておりましたら、申し訳ございません。
恐れ入りますが、今後の手配の都合上、7月28日までにご回答いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
報告メールの書き方と例文
報告メールでは、結論、現在の状況、今後の対応の順で書きます。
件名：【ご報告】〇〇プロジェクトの進捗について
〇〇部長
お疲れさまです。
営業部の□□です。
〇〇プロジェクトの進捗についてご報告いたします。
本日、予定していた取引先3社への確認が完了しました。現在、2社から回答を受け取っており、残り1社には明日改めて連絡する予定です。
すべての回答がそろい次第、結果をまとめてご報告いたします。
よろしくお願いいたします。
謝罪メールの基本構成と正しい書き方
謝罪メールでは、事情の説明より先に、相手へ迷惑をかけたことに対するお詫びを伝えます。
説明や弁解から書き始めると、責任を避けているように受け取られる場合があります。
まず謝罪し、その後に事実、対応、再発防止策を伝えましょう。
謝罪メールはお詫びを最初に伝える
謝罪メールは、次の順番で書くと誠意が伝わりやすくなります。
- 明確なお詫び
- 起きた事実
- 原因や経緯
- 現在の対応
- 再発防止策
- 改めてのお詫び
原因をまだ確認できていない場合は、推測で説明してはいけません。
「現在確認しております」と伝え、確認後に改めて報告します。
謝罪メールの基本例文
件名：【お詫び】送付資料の記載誤りについて
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
このたびは、弊社からお送りした資料に記載の誤りがあり、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
確認したところ、資料作成時の確認不足により、商品価格の一部を誤って記載していたことが判明いたしました。
修正した資料を本メールに添付しております。お手数をおかけしますが、差し替えていただけますようお願いいたします。
今後は、送付前の確認を複数名で行い、同様の誤りが起きないよう徹底いたします。
このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
謝罪メールで避けたいNG表現
謝罪メールでは、曖昧な表現や、相手にも責任があるように見える書き方を避けます。
| 避けたい表現 | 改善例 |
|---|---|
| 申し訳ございませんが、こちらにも事情がありまして | ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。経緯についてご説明いたします |
| そちらの勘違いではないでしょうか | 認識に相違がないか、改めて確認いたします |
| 今後気をつけます | 再発防止のため、確認手順を見直します |
| ご理解ください | ご不便をおかけしますが、何卒ご了承いただけますと幸いです |
| とりあえず確認します | 担当部署で確認し、〇日までにご連絡いたします |
謝罪では、いつ、誰が、何を確認し、どのように対応するのかを具体的に示すことが大切です。
謝罪メールの場面別例文や正しいお詫びの順番は、次の記事でも詳しく紹介しています。
クレーム対応メールの正しい書き方
クレーム対応では、相手の話を受け止めたうえで、事実関係を確認し、今後の対応を明確に伝えます。
感情的な内容が含まれていても、反論や言い訳を先に書かないことが大切です。
相手の不快感や不便に対してお詫びする
事実関係が確認できていない段階でも、相手に不快な思いや不便をかけたことについては、お詫びを伝えられます。
ただし、確認前に会社側の責任や補償内容を断定するのは避けましょう。
クレームを受けた直後の例文
件名：お問い合わせいただいた商品について
〇〇様
このたびは、弊社の商品によりご不快な思いをおかけし、誠に申し訳ございません。
ご連絡いただいた内容を真摯に受け止め、現在、担当部署にて状況を確認しております。
確認が取れ次第、7月28日までに改めてご連絡いたします。
お待たせして申し訳ございませんが、今しばらくお時間をいただけますようお願いいたします。
最初の返信では、次の3点を明確にしましょう。
- 相手からの連絡を受け取ったこと
- 現在確認していること
- いつまでに回答するか
事実と相手の感情を分けて対応する
相手の主張が事実と異なる場合でも、「弊社に落ち度はありません」と最初から断定すると、不満をさらに強める可能性があります。
まずは確認結果を丁寧に説明し、会社として対応できることと、対応できないことを分けて伝えます。
確認後に説明する例文
お問い合わせの内容について確認しましたところ、弊社では7月20日にご指定の住所へ商品を発送しておりました。
一方で、配送状況について十分なご案内ができておらず、ご心配をおかけしましたことをお詫び申し上げます。
現在、配送会社へ詳しい状況を確認しております。確認結果は、本日午後5時までに改めてご連絡いたします。
相手の主張を否定することではなく、確認できた事実と今後の対応を落ち着いて説明することが重要です。
電話対応と口頭コミュニケーションの基本
電話では、メールのように文章を見直す時間がありません。
第一声、取次ぎ、保留、不在時のフレーズを覚えておくと、落ち着いて対応できます。
電話の第一声では会社名と名前を名乗る
電話を受けたときは、会社名と自分の名前を、明るく聞き取りやすい速さで伝えます。
基本の第一声
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇の□□でございます。
社内電話の場合
お疲れさまです。
営業部の□□です。
「はい、〇〇です」だけでは、個人名なのか会社名なのか分からない場合があります。
会社の決まりに従い、必要な情報を正確に名乗りましょう。
取次ぎ・保留・不在時のフレーズ
担当者へ取り次ぐ場合
〇〇でございますね。
ただいまおつなぎいたしますので、少々お待ちください。
内容を確認するため保留にする場合
確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。
保留が長くなりそうな場合は、一度電話に戻り、待つか折り返しにするかを相手に確認します。
担当者が席を外している場合
申し訳ございません。
あいにく〇〇は席を外しております。
よろしければ、戻り次第こちらからお電話するよう申し伝えましょうか。
担当者が休みの場合
申し訳ございません。
〇〇は本日休みを取っております。
担当者本人の外出先や個人的な予定を、社外の相手へ詳しく伝える必要はありません。
電話メモに残す項目
担当者が正確に対応できるように、電話を受けた内容を記録します。
- 電話を受けた日時
- 相手の会社名
- 相手の部署名と氏名
- 電話番号
- 用件
- 折り返しが必要か
- 希望する連絡時間
- 電話を受けた人の名前
電話メモの例
7月24日 午後2時30分
株式会社△△ 営業部 山田様
電話：00-0000-0000
用件：送付済み資料についての確認
本日午後5時までの折り返しを希望
受付：□□
電話番号や氏名は復唱して確認すると、聞き間違いを防げます。
電話対応で避けたい行動
- 声が小さく、早口で話す
- 「はいはい」と続けて相づちを打つ
- 相手の話を途中で遮る
- 無言で保留にする
- 長時間保留にしたままにする
- 担当者の個人的な予定を詳しく話す
- 確認していない内容を推測で答える
分からない内容を聞かれた場合は、無理に答えず、「確認のうえ、担当者からご連絡いたします」と伝えましょう。
お礼メールと挨拶メールの書き方
お礼や挨拶のメールは、短くても相手への配慮が伝わります。
定型文だけで終わらせず、何に感謝しているのかを具体的に書くと、形式的ではない印象になります。
お礼メールは早めに送る
お礼メールは、できるだけ当日中、遅くとも翌日の早い時間に送るのが目安です。
面談後のお礼メール
件名：本日の面談のお礼
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
本日はご多用のところ、面談のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
今後の進め方について具体的にご説明いただき、理解を深めることができました。
本日伺った内容をもとに、社内で準備を進めてまいります。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
上司にごちそうになったときのお礼メール
食事の席で直接お礼を伝えていても、翌日までにメールや社内チャットで改めて感謝を伝えると丁寧です。
件名：昨日のお食事のお礼
〇〇部長
お疲れさまです。
昨日はお食事をごちそうになり、ありがとうございました。
仕事についてのお話も伺うことができ、大変勉強になりました。
教えていただいたことを、今後の業務に生かしてまいります。
改めまして、ありがとうございました。
初めての相手や久しぶりの相手への挨拶
初めて連絡する相手
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇の□□と申します。
久しぶりに連絡する相手
ご無沙汰しております。
株式会社〇〇の□□です。
その後、お変わりなくお過ごしでしょうか。
久しぶりの相手へ依頼する例文
件名：〇〇についてのご相談
株式会社〇〇
〇〇様
ご無沙汰しております。
株式会社△△の□□です。
その後、お変わりなくお過ごしでしょうか。
本日は、以前ご相談した〇〇について、改めてお話を伺いたくご連絡いたしました。
差し支えなければ、一度お打ち合わせの機会をいただけますでしょうか。
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
お礼や挨拶で避けたい表現
| 避けたい表現 | 改善例 |
|---|---|
| お世話になってます | お世話になっております |
| どうもありがとうございます | 誠にありがとうございます |
| 取り急ぎお礼まで | まずはお礼申し上げます |
| 感謝します | 心より感謝申し上げます |
| 以上です | ご確認のほど、よろしくお願いいたします |
「取り急ぎお礼まで」は誤りではありませんが、大切なお礼では、何に感謝しているのかを具体的に伝えたほうが丁寧です。
ビジネスメールを送る前の確認事項
本文が完成したら、すぐに送信せず、宛先や添付ファイルなどを確認しましょう。
文章が正しくても、誤送信や添付漏れがあると、相手に迷惑をかけてしまいます。
宛先とCC・BCCを確認する
宛先には、直接対応してほしい相手を入れます。
CCには、内容を共有しておきたい関係者を入れます。
CCに入れたメールアドレスは、ほかの受信者にも表示されます。
BCCに入れたメールアドレスは、ほかの受信者には表示されません。面識のない複数の相手へ同じ内容を送る場合などに使用します。
宛先を間違えると情報漏えいにつながる可能性があります。特に、名前や会社名が似ている相手へ送る場合は注意しましょう。
添付ファイルの内容とファイル名を確認する
添付ファイルがある場合は、次の点を確認します。
- 必要なファイルを添付したか
- 古い資料や別の相手の資料ではないか
- ファイルが正しく開くか
- ファイル名から内容が分かるか
- 個人情報や社外秘情報が含まれていないか
ファイル名は、「資料最新版」「新しい資料」などではなく、内容と日付が分かる形にすると管理しやすくなります。
ファイル名の例
20260724_商品案内資料_株式会社〇〇様.pdf
日時・曜日・数字を確認する
打ち合わせ日時、回答期限、金額、数量、電話番号などの数字は、間違いが起きやすい部分です。
日付と曜日が一致しているか、午前と午後を間違えていないかも確認しましょう。
重要な日時は、次のように日付、曜日、時間をセットで書くと分かりやすくなります。
7月30日（木）午後2時から
誤字脱字と敬語を確認する
誤字脱字だけでなく、相手の会社名や氏名を間違えていないかを確認します。
以前のメールをコピーして作成した場合は、古い宛名や案件名が残っていないか注意が必要です。
送信前には、次の項目を確認しましょう。
- 相手の会社名と氏名は正しいか
- 件名と本文の内容が一致しているか
- 依頼内容と期限が明確か
- 同じ言葉や文章を繰り返していないか
- 一文が長くなりすぎていないか
- 添付ファイルを付けたか
ビジネスメールでよくある質問
ここでは、ビジネスメールの返信時間や言葉遣いについて、迷いやすいポイントをまとめます。
Q1.メールの返信はどのくらい早くするべきですか
業務時間内に受信したメールは、できるだけ当日中、遅くとも翌営業日までに返信するのが一般的です。
すぐに回答できない場合は、受信したことと回答予定日だけでも伝えましょう。
すぐに回答できない場合の例文
ご連絡ありがとうございます。
内容を確認のうえ、7月28日までに改めてご回答いたします。
緊急性が高い内容や、相手の業務が止まる可能性がある内容は、できるだけ早めに返信します。
Q2.「了解しました」は目上の人に使えますか
「了解しました」は日常的に使われる表現ですが、上司や取引先には「承知しました」「かしこまりました」を使うと丁寧です。
社内の同僚や親しい相手であれば、関係性によって「了解しました」を使うこともあります。
Q3.「取り急ぎご連絡まで」は失礼ですか
「取り急ぎご連絡まで」は、まず事実だけを急いで伝え、詳しい内容を後から報告する場合に使われます。
ただし、文章が途中で終わったような印象を与えることがあるため、上司や取引先には次のように書くと丁寧です。
まずはご連絡申し上げます。
詳細につきましては、改めてご報告いたします。
お礼や謝罪を「取り急ぎ」だけで済ませるのは避け、具体的な内容を添えましょう。
Q4.LINEで仕事の連絡をしても問題ありませんか
会社や相手との間でLINEを連絡手段として使用している場合は問題ありません。
ただし、重要な契約内容、正式な依頼、謝罪、記録を残す必要がある連絡は、メールを使用したほうが安心です。
LINEではメールより少し柔らかい文章にできますが、目上の人に送る場合は、挨拶と用件を省略しすぎないようにします。
LINEで上司へ確認する例
お疲れさまです。
明日の打ち合わせについて確認です。開始時間は午後2時でよろしいでしょうか。
お手すきの際にご確認をお願いいたします。
Q5.メールに季節の挨拶は必要ですか
通常の業務連絡では、季節の挨拶を必ず入れる必要はありません。
打ち合わせの日程確認や資料送付などでは、「いつもお世話になっております」に続けて用件を伝えれば十分です。
季節の挨拶は、改まった案内状、お礼状、しばらく連絡していなかった相手へのメールなどで使うと自然です。
まとめ｜ビジネスメールは基本構成に沿って簡潔に書く
ビジネスメールでは、基本の構成に沿って、結論を分かりやすく伝えることが大切です。
特に、次のポイントを意識しましょう。
- 件名だけで用件が分かるようにする
- 宛名、挨拶、名乗りを正しく書く
- 本文は結論から始める
- 相手にお願いしたいことと期限を明確にする
- 敬語を重ねすぎず、簡潔に書く
- 依頼ではクッション言葉を使う
- 謝罪では事情説明より先にお詫びを伝える
- 送信前に宛先、日時、添付ファイルを確認する
難しい言葉をたくさん使うことが、丁寧な文章とは限りません。
相手が短時間で内容を理解し、迷わず対応できる文章が、仕事では最も役立ちます。
ビジネスメールに迷ったときは、件名、宛名、挨拶、用件、依頼内容、結び、署名という基本の順番に戻って確認しましょう。