ビジネスメール・文章・マナー完全ガイド｜例文・敬語・NG表現を一括解説

ビジネスメールや文章は、内容そのもの以上に「書き方」や「言葉選び」で印象が大きく左右されます。

ほんの一言の敬語ミスや配慮不足が原因で、「失礼な人」「仕事が雑な人」という評価につながってしまうことも珍しくありません。

特に、メールや文章は相手の表情が見えないコミュニケーションです。

そのため、正しいマナーや型を知らずに書くと、本人に悪意がなくても誤解を招いてしまいます。

本記事では、社会人として必ず押さえておきたい
ビジネスメール・文章・マナーの基本から応用までを、

• すぐ使える【例文】
• やりがちな【NG表現】
• シーン別の【具体的な書き方】

を交えながら、体系的に解説します。

✔ 失礼にならないメールを書きたい
✔ 上司・取引先に安心して送れる文章を作りたい
✔ 謝罪・依頼・お礼など難しい場面にも対応したい

そんな方は、このページを総合案内所（Pillar）として活用してください。

困ったときに戻ってくれば、必ず答えが見つかる構成になっています。

ビジネスメールの基本構成と正しい書き方

ビジネスメールでは、内容以前に「型（構成）」が守られているかどうかが非常に重要です。

どれだけ正しい内容を書いていても、構成が乱れていると「読みにくい」「配慮が足りない」と受け取られてしまいます。

逆に言えば、正しい構成を身につけるだけで、メールの印象は大きく改善します。

これは新人・ベテランを問わず、すべての社会人に共通するポイントです。

この章では、
「毎回この順番で書けば失礼にならない」
というビジネスメールの基本構成を、例文・NG例とともに丁寧に解説します。

件名の付け方とNG例

件名は、ビジネスメールの第一印象を決める最重要ポイントです。

件名が分かりにくいと、開封されなかったり、後回しにされたりする原因になります。

正しい件名の基本ルール

• 要件が一目で分かる
• 具体的で簡潔
• 「お願い」「確認」など目的が明確

良い例

【ご確認のお願い】○月○日の打ち合わせ資料について

【ご報告】○○プロジェクト進捗の件

NG例

お世話になっております

資料について

ご連絡

❌ 内容が分からず、相手の時間を奪う件名はNGです。

👉 件名を含めたメール全体の型は、以下の記事で詳しく解説しています。

→ ビジネスメールの基本構成と正しい書き方

冒頭の挨拶・名乗りの基本

冒頭の挨拶は、相手との関係性を円滑にするクッションの役割を果たします。

省略しすぎると冷たい印象を与え、長すぎると回りくどく感じられます。

基本テンプレ

株式会社〇〇の△△です。

いつもお世話になっております。

初めて連絡する場合：

株式会社〇〇の△△と申します。

突然のご連絡失礼いたします。

NG例

△△です。

要件ですが…

❌ いきなり要件に入ると、失礼・高圧的な印象になります。

👉 挨拶文の例文をまとめて確認したい方はこちら。

→ビジネスメール例文集（依頼・確認・催促）

要件のまとめ方（結論ファースト）

ビジネスメールでは、結論ファーストが基本です。

前置きが長すぎると、相手は「結局何が言いたいのか？」と感じてしまいます。

正しい順番

1. 何の用件か
2. 具体的な内容
3. 期限・対応してほしいこと

例文

本日は、○月○日の打ち合わせ日程についてご相談です。

下記3つの日程の中から、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

NG例

先日はありがとうございました。

さて、最近暑くなってきましたが…

❌ 雑談が長すぎるのはビジネスでは逆効果です。

結びの挨拶と署名マナー

結びの挨拶は、メール全体の印象を丁寧に締める重要なパートです。

ここで失礼があると、それまでの内容が台無しになることもあります。

よく使われる結び表現

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

署名の基本構成

• 会社名
• 部署名
• 氏名
• 電話番号・メールアドレス

👉 ビジネスメールで避けるべきNG表現も要チェックです。

→ビジネスメールで使ってはいけないNG表現集

ビジネスメールは、
「型を守る」→「相手に配慮する」
この2点を意識するだけで、失礼になるリスクを大幅に減らせます。

次の章では、多くの人がつまずきやすい
敬語・言葉遣いの正しい使い方 を詳しく解説します。

敬語・言葉遣いで「失礼」を防ぐ

敬語や言葉遣いは、ビジネス文章において最も間違えやすく、かつ評価に直結しやすい要素です。

丁寧に書いているつもりでも、実は間違った敬語を使っていたり、回りくどい表現になってしまっているケースは少なくありません。

特にメールや文章では、声のトーンや表情が伝わらないため、*敬語の使い方ひとつで「冷たい」「偉そう」「距離が近すぎる」と誤解されることもあります。

この章では、

• よくある敬語ミスと正しい言い換え
• 丁寧すぎて読みにくくなる表現の改善方法
• 相手に配慮を伝えるクッション言葉の使い方

を、具体的な例文とNG例を交えて解説します。

間違えやすい敬語・二重敬語の典型例

敬語の中でも特に多いのが、「丁寧にしようとして間違える」パターンです。

その代表例が、二重敬語や不自然な尊敬語・謙譲語の混在です。

よくあるNG例 → 正しい表現

❌ ご確認 いただけますでしょうか
⭕ ご確認 いただけますか

❌ 拝見 させていただきます
⭕ 拝見 いたします

❌ おっしゃられました
⭕ おっしゃいました

一見丁寧そうに見えますが、実は文法的に誤りのある表現です。

👉 正しい敬語・言い換え表を一覧で確認したい方はこちら。
→ 正しい敬語の使い方・言い換え一覧

丁寧すぎて「読みにくい文章」になっていないか

敬語を意識しすぎると、文章が不自然に長くなり、
「結局何が言いたいのか分からない」メールになりがちです。

回りくどい表現のNG例

❌

もしご都合などがよろしければ、ご確認などをしていただけましたら幸いです。

⭕

ご都合をご確認いただけますと幸いです。

ポイントは、

• 「など」「もし」「させていただく」の多用を避ける
• 一文を短くする

👉 読みやすく丁寧な文章に整える具体例はこちら。

→目上の人に使える丁寧な挨拶文・メッセージ例文集

クッション言葉で印象をやわらかくする

依頼・確認・指摘など、相手に負担をかける内容では、
クッション言葉を入れるかどうかで印象が大きく変わります。

よく使われるクッション言葉

• 恐れ入りますが
• お手数をおかけしますが
• 差し支えなければ
• 念のためご確認ですが

例文

恐れ入りますが、○月○日までにご確認いただけますでしょうか。

NG例

○月○日までに確認してください。

❌ 命令口調に見えると、関係性を損なう原因になります。

👉 失礼にならないクッション言葉一覧はこちら。

→失礼にならない敬語・クッション言葉一覧

敬語・言葉遣いのNG集

• ご苦労さまです（目上にはNG）
• 了解しました → かしこまりました
• 参考になりました → 勉強になりました
• 取り急ぎご連絡まで（多用NG）

❌ 無意識に使っている表現ほど、印象を下げやすいので注意が必要です。

敬語・言葉遣いは、
「正確さ」＋「読みやすさ」＋「配慮」
この3点を意識することで、失礼のリスクを大きく減らせます。

次の章では、
最も神経を使う「謝罪・クレーム対応」 の正しい書き方を解説します。

謝罪・クレーム対応で信頼を落とさない書き方

ビジネスシーンにおいて、謝罪やクレーム対応は最も書き方の差が出る場面です。

同じミスをしても、文章次第で「誠実な対応」と受け取られることもあれば、
「反省していない」「責任逃れをしている」と評価を下げてしまうこともあります。

特にメールや文章では、
・謝罪の順序
・言葉の選び方
・説明の量とタイミング

を間違えると、相手の不満をさらに強めてしまいかねません。

この章では、

• 信頼を回復できる謝罪文の基本構成
• クレーム対応で絶対に外してはいけないポイント
• やりがちなNG表現と正しい言い換え

を、そのまま使える例文付きで詳しく解説します。

謝罪メールの基本構成【最重要】

謝罪メールで最も大切なのは、文章の順番です。

多くの人がやってしまう失敗が、「事情説明を先に書いてしまう」ことです。

正しい謝罪メールの構成（基本型）

1. 最初に明確な謝罪
2. 事実の説明（簡潔に）
3. 再発防止・今後の対応
4. 結びの謝罪

正しい例文（基本形）

このたびは、弊社の不手際によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

○月○日にお送りした資料に誤りがあり、ご混乱を招いてしまいました。
現在は修正版を作成し、再発防止のための確認体制を見直しております。

重ねてお詫び申し上げます。

❌ 言い訳や弁解が先に来ると、印象は一気に悪化します。

👉 謝罪文の型をさらに詳しく知りたい方はこちら。

→ ビジネス謝罪メッセージの正しい書き方

クレーム対応メールで絶対に守るべき3原則

クレーム対応では、内容以上に「姿勢」が見られています。

感情的な相手に対して、正論や説明を重ねても、問題は解決しません。

クレーム対応の3原則

① 感情に寄り添う一文を入れる
② 事実と感情を分けて書く
③ 今後どうするかを明確にする

例文（クレーム初動対応）

このたびは、ご不快な思いをおかけし誠に申し訳ございません。

ご指摘いただいた点につきまして、真摯に受け止めております。

❌ NG例

確認したところ、弊社に落ち度はございませんでした。

👉 火に油を注ぐ典型例です。

👉 クレーム対応メールの詳しい書き方はこちら。

→クレーム対応メールの書き方

謝罪・クレーム対応でよくあるNG表現集

謝罪やクレーム対応では、
「使ってはいけない言葉」を知っておくことが最大の防御策になります。

NG表現と改善例

❌ 申し訳ございませんが、○○の事情がありまして
⭕ 申し訳ございません。弊社の確認不足によるものです。

❌ ご理解いただけますと幸いです
⭕ ご不便をおかけし、重ねてお詫び申し上げます。

❌ 今後気をつけます
⭕ 再発防止策として、○○を徹底いたします。

👉 NG表現を体系的に確認したい方はこちら。

→ビジネスメールで使ってはいけないNG表現集

クレーム対応を組織で失敗しないために

個人対応だけでなく、
組織としてクレーム対応の型を持っているかも重要です。

ポイント

• 対応フローを統一する
• 個人判断に任せない
• 文面テンプレを共有する

👉 社内共有向けの完全マニュアルはこちら。

→ クレーム対応マニュアル完全版

謝罪・クレーム対応で信頼を守る最大のコツは、

• 先に謝る
• 相手の感情を受け止める
• 具体的な行動を示す

この3点を外さないことです。

次の章では、
メールだけでなく「電話対応・口頭対応」で失敗しないための基本
を解説します。

電話対応・口頭コミュニケーションの基本

電話対応や口頭でのやり取りは、ビジネスの中でも即座に印象が決まる場面です。

メールと違い、考える時間が少ない分、言葉遣いや反応の仕方がそのまま評価につながります。

特に、

• 第一声の挨拶
• 相手の話を聞く姿勢
• 取次ぎ・保留・折り返し対応

といった基本ができていないと、
内容以前に「この会社（人）は大丈夫か？」という不安を与えてしまいます。

この章では、
新人・事務職・電話が苦手な方でも安心して使える
電話対応・口頭コミュニケーションの基本を、例文とNG例付きで解説します。

電話の第一声で印象は8割決まる

電話対応で最も重要なのが、最初の3秒です。

第一声の挨拶が曖昧だったり、声が小さいだけで、相手の印象は一気に悪くなります。

正しい第一声の基本例文

お電話ありがとうございます。

株式会社○○の△△でございます。

NG例

❌

はい、○○です。

❌

お世話になっております。（名乗りなし）

👉 「会社名＋名前」を必ずセットで名乗ることが基本です。

👉 電話対応の基本マナーを体系的に確認したい方はこちら。


→電話対応の基本マナーと敬語

取次ぎ・保留・折り返し対応の正解フレーズ

電話対応でミスが起きやすいのが、
取次ぎ・保留・不在時の対応です。

取次ぎの例文

恐れ入りますが、○○におつなぎいたしますので、少々お待ちください。

不在時の例文

あいにく○○は席を外しております。

よろしければ、折り返しお電話させていただいてもよろしいでしょうか。

NG例

❌

今いません。

後でかけ直してください。

👉 事務的すぎる対応は、信頼を下げる原因になります。

👉 社会人向けの電話応対フレーズをまとめて確認したい方はこちら。

→社会人の電話応対マニュアル

聞き漏れを防ぐ「電話メモ」の取り方

電話対応で多いトラブルのひとつが、
「言った・言わない」の食い違いです。

これを防ぐために欠かせないのが、電話メモです。

電話メモに必ず書くべき項目

• 日時
• 相手の会社名・氏名
• 要件
• 折り返し先
• 対応者名

例文（メモ用）

〇月〇日 14:30
株式会社△△　□□様
要件：資料送付の確認
折り返し希望：本日中
担当：○○

👉 電話メモの正しい書き方はこちら。

→電話メモの正しい書き方

電話対応でやってはいけないNG集

基本が分かっていても、
無意識の癖が評価を下げているケースは少なくありません。

よくあるNG対応

• 声が小さい・早口
• 相槌が「はいはい」
• 相手の話を遮る
• 保留が長すぎる（30秒以上）

❌ 特にクレーム時は、態度が文章以上に伝わります。

電話対応・口頭コミュニケーションは、

• 第一声を丁寧に
• 相手の立場を意識する
• 情報を正確に残す

この3点を押さえるだけで、評価は大きく改善します。

次の章では、
お礼・挨拶・人間関係を円滑にする文章術 を解説します。

お礼・挨拶・人間関係を円滑にする文章

ビジネスにおいて、お礼や挨拶の文章は「形式的なもの」と軽視されがちですが、
実際には人間関係の印象を大きく左右する重要なコミュニケーションです。

同じ内容でも、

• 一言の気遣いがあるか
• タイミングが適切か
• 相手との距離感に合っているか

によって、「感じのいい人」「信頼できる人」という評価につながります。

特にメールやLINEなど文章でのやり取りでは、
短い文章ほど配慮の差がはっきり出るため、型と例文を知っておくことが重要です。

この章では、

• 失礼にならない基本のお礼・挨拶文
• シーン別（上司・取引先・社外）例文
• 印象を下げてしまうNG表現

を、すぐ使える形で解説します。

基本のお礼メッセージは「即・簡潔・具体」が鉄則

お礼メッセージで最も大切なのは、
早く・簡潔に・具体的に伝えることです。

長文である必要はなく、
「何に対して」「どう感じたか」が伝われば十分です。

基本例文（メール）

本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。

○○について直接ご説明いただき、大変参考になりました。

LINEでの例文

今日はありがとうございました！

お話しできてとても勉強になりました。

❌ NG例

取り急ぎお礼まで。

👉 事務的・冷たい印象になりやすい表現です。

👉 お礼文を大量に確認したい方はこちら。

→お礼メッセージ例文集

挨拶文・メッセージで差がつくポイント

挨拶文は、
「定型文＋ひと言のオリジナル」 を意識すると印象が良くなります。

例文（ビジネス挨拶）

いつも大変お世話になっております。

朝晩冷え込む日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

NG例

❌

いつもお世話になっております。

よろしくお願いいたします。

👉 定型文だけだと、事務連絡のように見えてしまいます。

👉 挨拶文の型を体系的に知りたい方はこちら。


→挨拶文・メッセージの書き方完全版

久しぶりの連絡で失礼にならない書き方

久しぶりの連絡では、
「なぜ今連絡したのか」＋「気遣いの一言」 が欠かせません。

例文（ビジネス）

ご無沙汰しております。

その後いかがお過ごしでしょうか。

本日は○○の件でご連絡いたしました。

NG例

❌

久しぶりです。○○の件ですが。

👉 用件だけだと、都合のいい印象を与えます。

👉 状況別テンプレを確認したい方はこちら。

→久しぶりの連絡で失礼にならない書き方

お礼・挨拶でよくあるNG集

丁寧なつもりでも、
無意識に印象を下げている表現は少なくありません。

よくあるNG表現

• お世話になってます（社外・目上にはNG）
• どうもありがとうございます
• 感謝します
• 以上です

⭕ 改善すると、
「誠にありがとうございます」「心より感謝申し上げます」などが適切です。

お礼・挨拶・日常的な文章は、

• 早めに送る
• 一言の気遣いを添える
• 相手との距離感を意識する

この3点を意識するだけで、人間関係は格段にスムーズになります。

まとめ｜ビジネス文章に迷ったら、このページに戻ればOK

ビジネスメールや文章、マナーは、特別な才能が必要なものではありません。

正しい型・使える例文・避けるべきNG表現を知っているかどうかで、印象と評価が大きく変わるだけです。

本記事では、

ビジネスメールの基本構成と書き方

敬語・言葉遣いの正しい使い分け

謝罪・クレーム対応で信頼を守る文章術

電話対応・口頭コミュニケーションの基本

お礼・挨拶・久しぶりの連絡の書き方

といった、社会人がつまずきやすいポイントを網羅的に整理しました。

どんな場面でも共通して言えるのは、
「相手の立場を想像し、配慮が伝わる表現を選ぶこと」が最も重要だという点です。

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