いざ企業へ内定辞退の連絡をしようとすると、
どのようにすればいいのか迷ってしまうものです。


「内定辞退をするときは、電話でいいの?それとも手紙?」
「いつまでに内定辞退を連絡したらいいの?」とお悩みのあなたへ。


この記事では、内定辞退の連絡の仕方、
注意点やマナーについてご紹介していきます。


「お詫びの電話の仕方」・「メールでの内定辞退の書き方」・「手紙で出す内定辞退」の
例文も合わせてご紹介していますので、参考にしてみてください。

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そもそも「内定辞退はできるの? できないの?」


まず、内定辞退はできます。

内定辞退は絶対にNGかと聞かれると、
もちろんそんなことはありませんし、企業側からしても想定の範囲内です。

それは、
「この会社で仕事を辞める・続ける」の判断は労働者が決められるからです。

まず、企業側が内定通知書を発行し、
これに対して学生が内定受諾書を出すことなどにより、
両者間に一定の労働契約が成立すると考えるのが一般的です。

しかし、労働契約が成立しても、
学生はいつでもその解約を申し入れることができ、
申し入れから2週間の期間をおけば解約することができます。


それ以降は労務を提供する義務はありません。

これは民法第627条第1項が該当します。

民法627条第1項は、以下のような定めになっています。

「当事者が雇用の※期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」

つまり、「入社2週間前」までなら、あなたは内定を辞退できます。

ただし内定辞退ができるからといって、
「適当に内定辞退してもいい」わけではありません。

民法にはほかに、こういう規定もあります。

民法

(基本原則)

第1条第2項 権利の行使は信義に従い誠実に行わなければならない。

つまり、
いかに内定辞退が労働者の権利であっても「信義に従い誠実に」行うべきなのです。

これは「信義誠実の原則(信義則)」といいます。

このことから、例えば信義則に反するような極めて悪質な形で内定を辞退し、
不法行為や債務不履行などの事実が認められ、さらに企業側に損害が生じたような場合は、
学生が損害賠償義務を負う可能性はあります。

内定辞退のマナー

内定辞退には、
他の企業へ入社を希望する場合や、
条件面で受け入れられない場合など、さまざまな理由があります。

どのような場合でも、何の連絡もしないまま内定を辞退するのは大変失礼です。

言いづらい内容のため気が引けますが、
内定をもらった感謝と、謝罪の気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。

内定辞退の連絡方法や、
担当者が不在の時の対応、連絡のタイミングなど、
内定辞退で知っておきたいマナーについてご紹介します。

内定辞退の連絡をしないまま放置するのはNG

内定辞退関連で一番よくないことが、何もせずに放置することです。

採用担当者に何か言われることは間違いないので連絡したくない、
できればそのままフェードアウトしたいという気持ちはわかります。

しかし、採用担当者の立場から見ると、
わが社に入ってくれるのかどうかをはっきりさせないことには、
業務を終了することができないのです。

あなたが入社するかどうかで、
今年度の採用を継続するか終了するかを確定する必要があります。

お互いに無駄な時間を割かないためにも、
定められた期限以内に採用担当者に連絡することを忘れないようにしましょう。

内定辞退を決めたら早めに連絡する

内定辞退を決めたら、速やかに相手先の企業に連絡を取ることが大切です。

企業が内定を出すということは、
あなたを4月から入る新入社員予定者としてカウントして計画を立てているからです。

辞退するとこの予定が狂ってしまうため、
採用担当者としてはすぐに連絡がほしい状況にあります。

どの企業も、採用には莫大なコストをかけて臨んでいます。

内定辞退をすることは仕方のないことですが、
企業に迷惑をかけないためにも早めに連絡することを心がけましょう。

辞退した企業とも、
後々どのような縁が巡ってくるかわかりません。

内定辞退の意向を伝える場合には、マナーを守って誠実な対応を心掛けましょう。

内定辞退は受けた方法で返すことがポイント

社会人になって用件を伝えるときは、
連絡を受けた方法で返すのが基本です。

内定の連絡は電話で来ることが多いので、
そのときは内定辞退も電話で連絡しましょう。

メールできた場合はメールで辞退連絡をしても問題ありません。

内定辞退の連絡方法(電話・メール・手紙)

内定辞退は基本的に電話でおこないますが、
改めて手紙を送るとさらに誠実さが伝わりやすいです。

ビジネスシーンにおいて丁寧に謝りたいとき、お詫び状を送ることは多くあります。

必ず送るべきというわけではありませんが、
送っておくとより誠実な対応だといえます。

内定辞退は原則としてメールではなく、
電話で伝えるようにしましょう。

その方が誠意が伝わるのはもちろん、確実だからです。

内定を辞退されるのは企業側からすれば嬉しいことではありません。

しかし、
入社後すぐに退社されることの方が内定辞退よりも数倍迷惑なのです。

そのため、入社前の段階で、
「辞退しよう」と思ったのであれば、
電話で事情を説明して辞退の旨を伝えましょう。

企業へ電話をした時に担当者が不在の場合や、
電話が繋がらなかった時には、メールで内定辞退の連絡をしてもよいでしょう。

その際は、メールの本文に事前に電話で連絡をしていた旨を記載しておきます。

「先ほどお電話をさせて頂きましたが、
ご多忙のようでしたのでメールにて失礼いたします。」

などと書くと、誠意が伝わりやすいです。

メールでの内定辞退は失礼と感じる人もいますので、注意してください。

メールも、電話での連絡と同じように内定への感謝と、
内定辞退することへの謝罪を伝えましょう。

メールの方が電話よりも落ち着いて文章を考えることができます。

しかし、電話連絡が基本のマナーとなりますので、
メールは電話で伝えられない時の代用として考えておきましょう。

内定辞退は電話連絡が基本


一般的には内定辞退の連絡は、
電話で丁寧に伝えられれば十分です。


電話はすぐに相手と話をすることができますし、
直接自分の言葉で伝えることができます。

またメールや手紙は、
相手が読んでいるかどうか確かめるのが難しいですが、電話なら確実です。

企業へ電話をかけ、採用担当者と話がしたいと伝え、繋いでもらいます。

内定辞退をするのは気が引けますが
「大変申し訳ないのですが、内定を辞退させて頂きたく思います」としっかりと伝えましょう。

電話で謝罪をすると、相手に誠意を感じてもらいやすいというメリットもあります。

メールや手紙だと受け取る人によって、
冷たい印象を持ったり、そっけないと思われたりする可能性も考えられます。

ビジネスシーンにおいて、
相手に必ず伝えなければいけない連絡は、電話でするのがマナーです。

電話で内定を辞退する場合の会話例

(電話をかける)

受付:はい、〇〇株式会社です。

学生:私、〇〇大学の〇〇と申します。
    お忙しいところ恐縮ですが、人事部の○○様はいらっしゃいますか?

受付:はい、少々お待ちください。
   (※不在ならお戻りの時間を聞いてかけなおす)

社員:お電話代わりました、○○です。

学生:お世話になっております。
    〇〇大学の〇〇と申します。

    いま、お時間をいただいてもよろしいでしょうか。

社員:ええ、どうぞ。(※ダメなら指定された時間にかけなおす)

学生:先日は内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。

    身勝手なお願いで大変申し訳ないのですが、
    御社の内定を辞退させて頂きたくお電話いたしました。

社員:そうですか、その決意は変わらないんですか。
   (など、引き留めの言葉が続く)

    残念ですが承知いたしました。
    差し支えなければ辞退理由をお聞かせいただけますか?

 学生:地元の企業から内定をいただきまして、地元に貢献したいという気持ちや家族の声もあり
   御社を辞退させて頂きたいと思います。

社員:では、仕方がないですね。
          今後とも機会があれば、どうぞよろしく。

学生:はい、ありがとうございます。
    本来ならばお詫びに伺うべきところですが、お電話でのご連絡となり申し訳ございません。

社員:ご回答ありがとうございます。
    内定辞退について承りましたので、お越しいただかなくても結構ですよ。

学生:かしこまりました。
   この度は貴重な時間を頂きながら、誠に申し訳ありませんでした。
   それでは、失礼いたします。(電話を切る)

メールで内定辞退を連絡する場合

内定辞退をする際は電話で伝えるのが基本ですが、どうしても電話で言いにくいときや、
電話をかけたが繋がらなかったときに、メールで辞退の連絡をすることもあります。

その際は最初に
先程電話をさせて頂きましたが、お忙しいようでしたので
などと事前に連絡した旨をひとこと付け加えるとよいでしょう。

また、入社することを承諾した場合や、
親戚や恩師紹介などで非常に繋がりが深い企業に対して
メールでするというのはあまり望ましいものではありません。

その場合はメールのみで終わりにするのではなく、
電話や手紙などを組み合わせするのが良いでしょう。

メールで内定を辞退する場合のポイント

・内定辞退をするという旨を冒頭に入れる。

・内定辞退の理由は簡潔に記載する。

・内定をもらったこと、ここまでのコミュニケーションに感謝する。

「メール本文で改行をしない」「メールにタイトル(件名)をつけない」

「文末に署名をつけない」など基礎的なマナーを失する例が後を絶ちません。

メールは、
LINEとは大きく異なるルールで書かれることを認識し、
丁寧な内定辞退の文面を心がけてください。

メールで内定を辞退する場合の例文

件名:【内定辞退のご連絡】○○大学○○学部○○ 鈴木奈々未

〇〇株式会社人事部

〇〇様

お世話になっております。

2023年入社予定者として内定をいただきました、
○○大学○○学部の鈴木です。

この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。

嬉しいお知らせを頂きながら誠に恐縮なのですが、
内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

地元の企業から内定をいただきまして、地元に貢献したいという気持ちや家族の声もあり、
御社を辞退させて頂きたいと思います。

○○様にはお忙しい中面接をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となってしまったことを
誠に申し訳なく思っております。

本来、直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、
メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

―――――――――――――――――

鈴木奈々未(すずき ななみ)

〇〇大学○○学部○○学科〇年

〒000-0000

東京都〇〇区〇〇町0-0-×

携帯電話:090-0000-00☓☓

メール:nananmi.suzuki@☓☓☓.jp

―――――――――――――――――

手紙で内定辞退を連絡する場合

内定辞退を電話で伝えた後に手紙を送る

内定を辞退する時には、基本的に電話で連絡をしますが、
手紙を出した方がいい場合がいくつかあります。

例えば内定承諾後に辞退をするときや、
親戚や恩師の紹介で選考を受けたときなどです。


それらの場合に、なぜ手紙を出した方がいいのか下記で解説していきます。

内定を辞退した時点でその企業に入社することはなくなりますが、
別の会社に入社後、クライアントとして関わる可能性もあるのです。

内定をいただいたことへの感謝と、
辞退するお詫びを、誠意を持って伝えるためにも、手紙を送りましょう。

手紙を送ることでさらに誠意を伝えられるため、おすすめといえます。

内定承諾した後に辞退するとき

一度内定を承諾してから、辞退する際には手紙を送ったほうが良いでしょう。

内定を受け入れた時点で、
企業側はあなたを会社の一員として迎え入れる準備を始めています。

仕事の割り当てや、教育担当など多くのことが進んでいる状態で、
やっぱり辞退するとなれば、企業側に大きな負担がかかるのです。

辞退は、承諾前の辞退よりも迷惑をかけてしまいますので、
できるだけ心証が悪くならないように対応することが必要です。

企業側の手間も考慮して、これまでのお礼と、
内定を辞退してしまうお詫びの気持ちを手紙で伝えましょう。

最後まで印象よく終えるためにも手紙を送ることはおすすめです。

大学の先輩や、知人、友人、親族に紹介してもらい、
内定が決まった企業で辞退する際にも手紙を出した方が良いです。

都合により、内定を辞退しなくてはいけないのは仕方がないことですが、
紹介してくれた人にも迷惑がかかってしまいます。

企業が納得し円満に辞退することで、
紹介してくれた人への迷惑も最小限に抑えられますので、
知人や恩師に紹介してもらった企業を辞退する際には手紙を送りましょう。

もちろん、内定を辞退する企業だけでなく、
紹介してくれた人にも感謝とお詫びの気持ちを込めて、手紙を送るようにしましょう。

内定辞退の手紙を書く時の注意

企業へ内定辞退の手紙を書く時の注意点を見ていきます。

お礼やお詫びを企業側に伝えることが手紙の一番の目的ですが、
失礼にならないようにマナーは守るようにしましょう。

内定を辞退することで、企業に大きな迷惑をかけてしまうのは避けられません。

しかし、マナーが守れている手紙を送ることで、
少しでも悪い印象を避けることはできるはずです。

書きにくいからと先延ばしにせずに、
内定を辞退することを決めて企業へ電話で連絡をした後は、
すぐに手紙を書くようにしましょう。

内定を辞退すれば企業へ迷惑をかけてしまうことは避けられませんが、
お詫びの手紙を送ることで、少しでも印象よく終われるでしょう。

特に内定承諾後に辞退をするときや、
恩師や知人の紹介で受けた企業へは手紙を送るようにしてください。

辞退後も、別の企業に入社してからクライアントとして関わる可能性もありますので、
最後まで丁寧に対応することをおすすめします。

内定辞退の手紙は手書きが大原則

内定辞退のお詫びの手紙は
「今までお世話になったことへの感謝」と
「内定を辞退してしまうことへの謝罪」の2つの謝意を伝えるためのものです。


気持ちを伝えるものですので、パソコンではなく手書きで書くようにしましょう。

手書きの文字の方が、感謝や謝罪の気持ちも伝わりやすくなります。

面倒だから、字が下手だからと、
パソコンで作成するのではなく、一字一字丁寧に気持ちを込めて書きましょう。

便箋、封筒、ペンの選び方

👆*呉竹の筆ペンの「筆ごこち」を使って書いてみました。

内定辞退のお詫びの手紙を書くときには、
白地で縦書き対応の便箋を使いましょう。


白い便箋に縦書きで、手紙を出すのがマナーです。
柄や色のついた便箋は失礼になりますので、白い便箋を使用しましょう。

一筆箋は深刻なお詫びでの使用はNG。
基本的にお詫びの手紙では、一筆箋は使用しません。

特に内定辞退といった重い内容は採用担当者個人に送ることが多いため、
気持ちを込めつつ、間違わないよう丁寧に作成しましょう。

文字の中心線を意識することでバランスよく文字を書き進められる
「秘密の下敷」付きで、「きれいな手紙が書ける便箋 と封筒のセットです。

👇

万年筆や水性ペンを使用し、
インクは黒、または濃紺を選びます。

事務的な印象を与えるボールペンは避けましょう。

手紙の折り方

基本的なマナーとしては3つ折りにするのが一般的ですが、
封筒の大きさによっては4つ折りにする場合もあります。

角をまっすぐ揃えて、丁寧に折りましょう。

まずは、下三分の一を上に折り上げ、
次にもう三分の一を折り下げ、三つ折りにします。

封筒に入れる時は、
封筒の表から見た時に、書き出し部分が左上になるように入れるのが正式です。

「就職でお世話になった恩師に出す採用内定辞退のお詫び状の書き方」の記事も紹介していますので、併せて読んでみてください。

👇

手紙で内定を辞退する場合の例文

・謹啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

お電話でもお話しさせていただきましたが、
誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。

また、会社説明会から選考まで貴重なお時間を頂いただけでなく、
担当の〇〇様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。

末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 謹白

  令和〇年〇月〇日

山陽商事 人事総務部
人事採用担当 ご担当者 様

                      有明教育芸術大学 
                      安永 さくら

まとめ

この記事では、内定辞退の連絡の仕方、
注意点やマナーについてご紹介しました。

内定辞退は、まずは電話でするのが基本ですが、
「メールでの内定辞退の書き方」や「手紙で出す内定辞退」
の例文も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

誠意をもって対応し、円満な辞退になるよう心がけましょう。