お詫びの品に添える送付状の書き方完全ガイド｜法人・個人別例文＆NG表現

お詫びの品を送る場面では、「何を贈るか」と同じくらい送付状の書き方が重要です

お詫びの品に添える送付状（添え状）は、法人・個人を問わず必ず押さえておきたいビジネスマナーの一つです。

本記事では、お詫びの品に添える送付状の正しい書き方と例文テンプレートを、法人・個人別に詳しく解説します。

どれほど高価な品物を選んでも、添える言葉が不適切であれば、相手に誠意は伝わりません。

特に法人取引や目上の方へのお詫びでは、送付状の一文が信頼回復の分かれ道になることもあります。

一方で、「どんな文章が正解なのかわからない」「失礼な表現になっていないか不安」という声も非常に多く聞かれます。

実は、お詫びの送付状には守るべき型と避けるべきNG表現があり、それを知っているかどうかで印象は大きく変わります。

この記事では、

• お詫びの品に送付状を添える意味
• 法人・個人別の正しい書き方
• そのまま使える例文・テンプレート
• 絶対に避けたいNG表現

までを網羅的に解説します。

「失礼なく、誠意が伝わる送付状」を書きたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

お詫びの品に送付状を添える意味と重要性

お詫びの品に送付状を添えることは、単なる形式やマナーではありません。

それは「なぜ送ったのか」「どのような気持ちなのか」を言葉で補足するための重要な役割を持っています。

特に現代では、宅配便や郵送で品物だけが届くケースも多く、送付状がなければ相手を戸惑わせてしまうことも少なくありません。

また、送付状は謝罪の温度感を調整するツールでもあります。

過剰すぎず、軽すぎず、相手との関係性に合った文章を添えることで、初めて「きちんとしたお詫び」として受け取ってもらえるのです。

ここではまず、送付状が果たす役割と、添えない場合に生じるリスクについて詳しく見ていきましょう。

なぜ送付状がないと失礼に感じられるのか

送付状がない状態でお詫びの品だけが届くと、相手は次のように感じる可能性があります。

• 何についてのお詫びなのかわからない
• 形式的に物を送ってきただけに見える
• 本当に反省しているのか疑問に感じる

特に法人・ビジネスシーンでは、「説明責任を果たしていない」と受け取られることもあります。

お詫びとは、本来相手の時間と感情に配慮する行為です。

送付状がない＝言葉を省略する、という印象を与えやすく、結果として失礼に感じられてしまうのです。

「品物だけ」では誠意が伝わらない理由

お詫びの品は、あくまで「気持ちを形にした補助的なもの」です。

本当に伝えるべきなのは、

• 謝罪の意思
• 迷惑をかけた事実への認識
• 今後への姿勢

これらは品物ではなく、言葉でしか伝えられません。

例えば、高価な菓子折りを送っても、送付状がなければ
「お金で済ませようとしているのでは？」
と誤解されるケースすらあります。

だからこそ、送付状には「心ばかりですが」「お納めください」といった、謙虚で誠実な表現が欠かせないのです。

お詫び文の表現に迷う場合は、
[ビジネスシーンで失礼にならない謝罪文の書き方]
もあわせて確認すると安心です。

お詫びの送付状の基本構成と書き方ルール

お詫びの送付状は、自由に書いてよい文章ではありません。

相手に誠意を正しく伝えるためには、守るべき基本構成と文章ルールがあります。

この型を押さえていないと、どれほど丁寧な言葉を使っても「分かりにくい」「気持ちが伝わらない」送付状になってしまいます。

特に法人向けのお詫びでは、構成が崩れているだけで
「社会人としてのマナーが不足している」
と評価されてしまうことも珍しくありません。

一方で、基本構成さえ理解していれば、文章力に自信がなくても問題なく書けます。

ここでは、法人・個人どちらにも共通して使える送付状の基本構成と、
失礼にならないための書き方ルールを、具体例を交えながら解説します。

送付状の基本構成（6つの要素）

お詫びの送付状は、以下の6つの要素で構成するのが基本です。

1. 宛名
2. 挨拶文（法人向けは時候の挨拶）
3. お詫びの言葉
4. お詫びの品に関する一文
5. 結びの言葉
6. 差出人名

この順番を守ることで、相手は自然な流れで内容を理解できます。

たとえば、いきなり「品物を送ります」と書いてしまうと、
「何のために？」と違和感を与えてしまいます。

必ず先に謝罪の言葉を述べ、そのあとに品物の説明を添えるのが鉄則です。

法人・個人で異なる文章の考え方

送付状の構成は共通でも、文章の考え方は法人と個人で大きく異なります。

法人向けの場合

• 簡潔で形式的
• 感情表現は控えめ
• 「拝啓／敬具」などの定型表現を使用

個人向けの場合

• 丁寧さ＋気持ちの伝わりやすさ
• 堅すぎない表現
• 場合によっては時候の挨拶を省略

たとえば、個人間のお詫びで
「拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」
と書くと、かえって距離感を感じさせてしまうことがあります。

「誰に送るのか」を最優先に考えることが、失敗しない最大のコツです。

お詫び文で必ず押さえる3つのポイント

お詫びの送付状を書く際に、必ず意識すべきポイントは次の3つです。

① 言い訳をしない

「〇〇の事情により」「やむを得ず」といった表現は、
相手には言い訳に聞こえやすいため避けましょう。

② 謝罪の主体を明確にする

「ご迷惑をおかけしました」ではなく、
「私どもの不手際によりご迷惑をおかけしました」と書くことで、責任の所在が明確になります。

③ 品物はあくまで控えめに表現する

「ささやかではございますが」
「心ばかりの品ですが」
といった表現を使い、謝罪の主役が品物にならないようにします。

この3点を押さえるだけで、送付状の印象は大きく改善されます。

お詫び文の表現に迷う場合は、
[ビジネスシーンで失礼にならない謝罪文の書き方]
もあわせて確認すると、より安心です。

【法人向け】お詫びの品に添える送付状の書き方

法人間のお詫びにおいて、送付状は単なる添え状ではなく、企業としての姿勢を示す公式文書です。

文章のトーンや構成を誤ると、内容以前に「常識がない」「対応が軽い」と判断されてしまうこともあります。

特に取引先や顧客へのお詫びでは、一文一文が信用回復に直結するといっても過言ではありません。

法人向けの送付状では、感情を過度に表現する必要はありませんが、
・責任の所在
・謝罪の意思
・今後への姿勢
を簡潔かつ明確に伝えることが求められます。

ここでは、ビジネスシーンで失敗しないための法人向け送付状の書き方と、避けるべき表現を詳しく解説します。

ビジネスシーンで求められる文面の特徴

法人向けのお詫び送付状には、以下の特徴があります。

• 形式を重視（拝啓・敬具、時候の挨拶）
• 感情より事実と謝罪を優先
• 一文を長くしすぎない

たとえば、
「このたびは誠に申し訳ございませんでした。深く反省しております。」
と感情を強調しすぎると、かえって軽く見える場合があります。

法人向けでは、
「弊社の不手際により、多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。」
のように、定型的でも誠実な表現が最も安全です。

取引先・顧客・社外向けの注意点

法人向けといっても、相手によって注意点は異なります。

取引先の場合

• 今後の取引継続を意識した結び
• 再発防止に触れる表現を入れる

顧客の場合

• 専門用語を使わない
• 責任を明確にしつつ丁寧な言葉選び

社外全般に共通するポイント

• 原因説明を詳しく書かない
• 責任転嫁と取られる表現を避ける

送付状は「説明文」ではなく「謝罪文」であることを忘れないことが重要です。

法人向けNG表現集

法人向け送付状で特に避けるべきNG表現をまとめます。

NG例① 条件付きの謝罪

×「ご不快に思われたのであれば申し訳ございません」
→ 謝罪ではなく責任回避に見えます。

NG例② 言い訳が含まれる表現

×「弊社といたしましては最善を尽くしておりましたが」
→ 相手の不満を増幅させる原因になります。

NG例③ 品物を強調しすぎる表現

×「高価ではございますが」
→ 金額で誠意を示そうとしている印象を与えます。

正しくは、
「心ばかりの品ではございますが、お納めいただけましたら幸いです」
と控えめに書くのが基本です。

法人対応では、送付状とあわせて謝罪メールを送るケースも多くあります。
表現に迷う場合は
[取引先に失礼にならない謝罪メールの書き方]
も参考にしてください。

【個人向け】お詫びの品に添える送付状の書き方

個人間でのお詫びに添える送付状は、法人向けとは異なり、形式よりも気持ちの伝わりやすさが何より重要です。

友人・知人・ご近所・親戚・ママ友・知人の家族など、相手との距離感によって適切な文章は大きく変わります。

同じ内容でも、言葉の選び方ひとつで「誠意が伝わるお詫び」にも、「よそよそしい印象」にもなってしまいます。

個人向け送付状では、堅すぎる表現は避けつつも、軽くなりすぎないバランスが必要です。

また、状況によっては手書きの一言が、印刷された長文よりも心に響くこともあります。

ここでは、個人向けのお詫びで失敗しないための考え方と、具体的な書き方のポイントを解説します。

個人間で大切にしたい配慮と言葉選び

個人向けのお詫び送付状で最も大切なのは、
「相手の立場や気持ちを想像した言葉選び」です。

たとえば、
×「ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」
は、間違いではありませんが、親しい相手にはやや堅く感じられる場合があります。

一方で、
〇「このたびは私の不注意でご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ありませんでした」
のように、自分の言葉で率直に伝える方が、誠意が伝わりやすくなります。

個人向けでは、

• 主語を「私」にする
• 感情を適度に言葉にする
• 丁寧語を基本にする
  この3点を意識すると、自然で伝わる文章になります。

親しい相手・目上の人で変えるポイント

個人向けでも、相手との関係性によって文章は調整が必要です。

親しい相手の場合

• 時候の挨拶は不要
• 長文にしない
• 素直な謝罪を優先

例：
「先日は私の配慮が足りず、嫌な思いをさせてしまいごめんなさい。」

目上の人・年配の方の場合

• 丁寧語を崩しすぎない
• 「申し訳ありませんでした」を明確に書く
• 結びに気遣いの言葉を添える

例：
「このたびは私の不手際により、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。」

共通して避けたいのは、馴れ馴れしすぎる表現です。

親しさがあっても、謝罪の場面では一段丁寧な言葉を選びましょう。

手書きと印刷、どちらを選ぶべきか

個人向けのお詫び送付状では、手書きか印刷かで悩む方も多いですが、判断基準はシンプルです。

• 気持ちを強く伝えたい → 手書き
• 内容が事務的・距離のある相手 → 印刷

特に、
・近所トラブル
・友人関係の行き違い
・子ども関係のトラブル
などでは、手書きの一言が相手の心を和らげることがあります。

ただし、字に自信がない場合や、長文になる場合は無理に手書きにする必要はありません。

その場合は、印刷文＋手書きの署名や一文を添えるだけでも十分です。

なお、送付状とあわせて悩みやすいのが品物の選び方です。
詳しくは
[相手に失礼にならないお詫びの品の選び方とマナー]
も参考にしてください。

「理屈はわかったけれど、実際に書くとなると手が止まる」
お詫びの送付状で最も多い悩みが、この“文章化できない問題”です。
特に謝罪文は、言葉選びを間違えると誤解を招くため、慎重になりがちです。

そこでこの章では、そのまま使える実用的な送付状例文を、
法人向け・個人向け・トラブル内容別に分けて紹介します。
どの例文も、

• 失礼にならない
• 誠意が伝わる
• 実務で使いやすい
  ことを重視して作成しています。

文面は状況に応じて一部調整しながら、ぜひテンプレートとして活用してください。

【例文テンプレ】お詫びの品に添える送付状（法人・個人別）

法人向け（軽度）

納期遅延・軽微なミスの場合

拝啓  
平素より大変お世話になっております。  

このたびは、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ございません。  
心よりお詫び申し上げます。  

ささやかではございますが、お詫びのしるしとして心ばかりの品をお送りいたしました。  
ご笑納いただけましたら幸いです。  

今後はこのようなことがないよう、再発防止に努めてまいります。  
何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。  
敬具  

株式会社〇〇  
〇〇〇〇

法人向け（重め）

クレーム・信頼に関わるトラブルの場合

拝啓  
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。  

このたびは、弊社の対応により多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。  
本来あるべき配慮を欠いておりましたこと、誠に申し訳ございません。  

お詫びの気持ちとして、心ばかりの品をお送りいたしました。  
ご寛容のほど、何卒お願い申し上げます。  

今後は社内体制の見直しを行い、再発防止に全力で取り組んでまいります。  
引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。  
敬具

個人向け丁寧例文

このたびは、私の不注意によりご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ありませんでした。  
心よりお詫び申し上げます。  

ささやかではありますが、お詫びの気持ちとして品物をお送りいたしました。  
お受け取りいただけましたら幸いです。  

今後は同じことを繰り返さぬよう、十分に注意いたします。  
改めてお詫び申し上げます。

親しい相手向け例文

先日は私の配慮が足りず、嫌な思いをさせてしまいごめんなさい。  
深く反省しています。  

ほんの気持ちですが、お詫びとして送らせてください。  
これからはもっと気をつけます。  
本当に申し訳ありませんでした。

【トラブル内容別】よく使われるフレーズ集

納期・約束違反の場合

• 「お約束を守れず、誠に申し訳ございませんでした」
• 「ご期待に沿えず、深くお詫び申し上げます」

対応ミス・連絡漏れの場合

• 「配慮が行き届かず、申し訳ございませんでした」
• 「私どもの確認不足により、ご迷惑をおかけしました」

人間関係の行き違い

• 「言葉が足らず、誤解を招いてしまいましたことをお詫びいたします」

送付状と同様に重要なのが品物選びです。
詳しくは
[相手に失礼にならないお詫びの品の選び方と相場]
を参考にしてください。

絶対に避けたいNG表現・失敗例集【失礼・逆効果になる言い回し】

お詫びの送付状で最も怖いのは、「謝っているつもりなのに、相手をさらに不快にさせてしまう」ことです。

実際、クレームが長期化したり、人間関係が悪化したりする原因の多くは、送付状に含まれたNG表現にあります。

特に多いのが、

• 謝罪に見えない言い回し
• 無意識の言い訳
• 気遣いのつもりが逆効果になる表現

これらは書き手に悪意がなくても、受け手には「責任逃れ」「軽視」と伝わってしまいます。

この章では、実務・実生活でよくある失敗例をもとに、絶対に避けるべきNG表現と、その理由を具体的に解説します。

謝罪に見えないNGワード

NG例①「もし〇〇でしたら」

×「もしご不快に思われたのでしたら、申し訳ございません」

この表現は一見丁寧ですが、
「不快に思ったかどうかは相手次第」
と責任を相手に委ねている印象を与えます。

改善例
〇「このたびはご不快な思いをさせてしまい、誠に申し訳ございませんでした」

書いてはいけない言い訳表現

NG例②「やむを得ない事情があり」

×「やむを得ない事情があり、対応が遅れてしまいました」

たとえ事実であっても、送付状では言い訳にしか見えません。

原因説明は別の場（対面・メール）に任せ、送付状では謝罪に徹しましょう。

改善例
〇「対応が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます」

相手の心象を悪くする失敗例文

NG例③ 品物を前面に出しすぎる

×「高価な品ではございますが、お受け取りください」

金額や価値を強調すると、
「物で解決しようとしている」
という印象を与えかねません。

改善例
〇「心ばかりの品ではございますが、お納めいただけましたら幸いです」

その他よくあるNG表現一覧

• 「結果的にご迷惑をおかけしました」
• 「弊社としましては問題ないと考えておりましたが」
• 「念のためお詫びとして」
• 「大したものではありませんが」

これらはすべて、誠意が伝わりにくい・責任が曖昧という共通点があります。

謝罪表現で失敗しやすいポイントは、メールでも共通しています。
詳しくは
[やってはいけない謝罪メールのNG表現集]
も参考にしてください。

よくある質問（Q&A）｜お詫びの品と送付状の疑問を解決

お詫びの品に添える送付状については、「正解が一つではない」からこそ、多くの疑問が生まれます。

特に初めて対応する場面では、「これで失礼にならないか」「やりすぎではないか」と不安になる方がほとんどです。

この章では、実際によく検索・相談される内容をもとに、
お詫びの送付状に関する疑問をQ&A形式でわかりやすく解説します。

法人・個人どちらのケースにも対応できるよう、具体例を交えながら回答していますので、
自分の状況に近い質問をぜひ参考にしてください。

Q1. お詫びの品に送付状は必ず必要ですか？

A. 基本的には必要です。

特に法人・目上の方・正式なお詫びの場合、送付状がないと失礼にあたる可能性があります。

軽い個人間のお詫びであっても、一言メモでも構わないので添える方が誠意が伝わります。

Q2. すでにメールで謝罪している場合でも送付状は必要ですか？

A. はい、必要です。

メールと送付状は役割が異なります。

送付状は「品物を送った理由を明確にするための文書」なので、簡潔でも必ず添えましょう。

Q3. お詫びの理由はどこまで書くべきですか？

A. 詳細な説明は不要です。

送付状では「不手際」「配慮不足」など簡潔な表現にとどめ、原因説明や背景は別の手段で行います。

Q4. お詫びの品の金額や内容を文面に書いてもいいですか？

A. 書かないのが基本です。

金額や価値に触れると、誠意よりも物を強調する印象になります。

「心ばかりの品」「ささやかではございますが」と表現しましょう。

Q5. 送付状は縦書きと横書き、どちらが正解ですか？

A. 法人向けは縦書き、個人向けはどちらでも可です。

ビジネス文書としては縦書きが無難ですが、個人間では横書きでも失礼にはなりません。

Q6. 手書きと印刷、どちらの方が誠意が伝わりますか？

A. 相手との関係性によります。

親しい個人間では手書きが好印象な場合も多く、
法人・事務的な場面では印刷が適切です。

迷った場合は「印刷＋手書きの一言」がおすすめです。

Q7. のし紙は必ず付けるべきですか？

A. 法人向けでは付けるのが一般的です。

表書きは「お詫び」「粗品」を使用します。

個人向けでは必須ではありませんが、丁寧にしたい場合は付けても問題ありません。

👉のし紙の表書きや水引に迷った場合は、
[お詫びの品に使うのし紙の正しい書き方]
をご確認ください。

Q8. お詫びの品を辞退された場合はどうすればいいですか？

A. 無理に送らないのがマナーです。

その場合は、送付状（または手紙）のみで謝罪の気持ちを伝えましょう。

無理に品物を送ると、かえって相手の負担になることがあります。

Q9. お詫びの品はどのタイミングで送るのがベストですか？

A. できるだけ早くが基本です。

謝罪が遅れるほど、印象は悪くなります。

事情がある場合でも、まずは連絡を入れ、その後すぐに送付しましょう。

Q10. 同封する送付状はコピー用紙でも問題ありませんか？

A. 法人向けでは白無地の便箋や上質紙が望ましいです。

コピー用紙が絶対NGではありませんが、
正式なお詫びでは紙質も印象に影響します。

まとめ｜お詫びの送付状で信頼を回復するために

お詫びの品に添える送付状は、単なる形式文書ではなく、相手との関係を修復・維持するための重要なコミュニケーション手段です。

品物だけでは伝えきれない謝罪の気持ちを、適切な言葉で補うことで、初めて「誠意あるお詫び」として相手に届きます。

特に法人・ビジネスシーンでは、送付状の一文が企業イメージや信頼関係に直結します。

個人間であっても、言葉選びを誤れば誤解を招きかねません。

本記事で紹介した基本構成・例文・NG表現を押さえれば、状況に応じた適切な送付状が必ず書けるようになります。

送付状作成で押さえるべき重要ポイント総まとめ

• お詫びの品には必ず送付状を添える
• 謝罪 → 品物説明 → 結び、の順序を守る
• 言い訳・条件付き謝罪は避ける
• 法人と個人で文体・形式を使い分ける
• 品物は「心ばかり」と控えめに表現する
• 迷ったら例文テンプレートをベースに調整する

これらを意識するだけで、
「失礼にならない」「誠意が伝わる」「信頼回復につながる」
送付状を書くことができます。

のし紙の表書きや水引に迷った場合は、
[お詫びの品に使うのし紙の正しい書き方]
をご確認ください。

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