お詫びの品に添える送付状の書き方と例文【法人・個人向けテンプレ付】

ミスや不手際などにより相手に迷惑をかけてしまった場合、「お詫びの品」を送ることがあります。

その際に重要なのが、謝罪の気持ちを丁寧に伝える「送付状」です。

ただ品物を送るだけでは誠意が伝わりにくく、信頼回復にはつながりません。

本記事では、法人向け・個人向けの送付状の基本的な書き方や例文、テンプレートをご紹介します。

文面のマナーや注意点も併せて解説していますので、状況に合った適切な対応にご活用ください。

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送付状は本当に必要？お詫びの品に添える重要性とは

「お詫びの品を送れば、それで誠意は伝わるのでは？」と考える方もいるかもしれません。

ですが、送付状があるかないかで、相手に与える印象は大きく異なります。

ここでは、送付状がなぜ必要なのかを具体的に見ていきましょう。

なぜ“書面”で伝えるのが重要なのか

送付状は、単に品物を送るという事務的なものではなく、謝罪の気持ちや今後の対応方針などを丁寧に伝える重要なツールです。

書面として残ることで、誠意や配慮がより相手に伝わりやすくなります。

法人間で送付状が求められる理由

ビジネスの場面では、口頭やメールだけでは正式な謝罪とみなされないこともあります。

書面での謝罪は、記録としても残り、トラブル対応や信頼回復のためにも不可欠です。

カジュアルな相手へも礼を尽くす意義

親しい相手でも、信頼を損ねた場合は誠意ある対応が求められます。

少しくだけた文面であっても、丁寧な言葉遣いと心からの謝意を伝えることが大切です。

送付状の基本ルールと書き方ガイド

送付状にはいくつかの形式的なルールがあります。

ここでは、ビジネスマナーに沿った送付状の基本構成や書き方のポイントを項目ごとに解説します。

（1）日付は「和暦⇔西暦」どちらでもOK

送付状の右上に記載します。

和暦（例：令和◯年◯月◯日）を使うのが一般的ですが、西暦でもマナー違反ではありません。

（2）宛先・敬称の正しい書き方

相手の会社名、部署名、氏名を正しく書き、「様」「御中」などの敬称を適切に使い分けることが大切です。

（3）差出人情報は“どこを書くべきか”

自社名・部署・担当者名・連絡先などを左下に明記します。

責任の所在が明確になるようにしましょう。

（4）表題の付け方：「お詫びの品送付のご案内」など

文面の中央に「お詫びとご送付のご案内」や「お詫びの品送付について」などのシンプルな表題を記載します。

（5）頭語＋時候の挨拶の例文

「拝啓」などの頭語に続けて、季節感のある時候の挨拶を書きます。

以下は例文です。

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（6）本文構成のポイント

本文は以下の順で構成するのが一般的です。

・謝罪の冒頭

・不手際や原因の簡潔な説明

・お詫びの品送付の案内

・今後の再発防止策

具体的に簡潔に、かつ丁寧な表現でまとめましょう。

（7）結語は「敬具」「謹白」から適切に

「敬具」「謹白」などの結語を頭語に合わせて使用します。

「拝啓」の場合は「敬具」が適当です。

（8）記書き：「同封物リスト」の書き方

本文のあとに記」をつけ、同封した物品をリスト形式で明記します。

記
・お詫びの品（◯◯）　1点
・商品交換分　1点

（9）「以上」で文面をきちんと締める

「記」欄の下には「以上」を記載し、文面の締めくくりを明示します。

ケース別！使える送付状テンプレート例

実際の送付状を作成する際に役立つよう、法人向け・個人向けに分けた例文テンプレートをご紹介します。

そのまま使える形式ですので、差出人名や品名を変更してご利用ください。

法人向け例文テンプレート

個人向け例文テンプレート

送付状のマナーと注意点まとめ

送付状は誠意を伝えるための大切な書面です。

しかし、不適切な言葉遣いや書き方では、逆効果になってしまうことも。

ここでは、文体や表現、形式における注意点とマナーを解説します。

避けたいNG表現リスト

• 「とりあえず」「仕方ない」など軽い印象の表現
• 過度に謝りすぎて感情的になる文面（読む側が負担に感じることも）

文体は「敬語＋丁寧語」で統一

• 基本は「敬語＋丁寧語（です・ます調）」
• 法人宛には、「ございます」「いただきます」などビジネス敬語を適切に使いましょう

PC作成と手書きの使い分け

• 法人宛にはPC作成・印刷が基本
• 個人宛は手書きにすることで気持ちが伝わりやすくなる場合もあります

無料テンプレート

【法人向け送付状テンプレート】

株式会社〇〇〇〇  
ご担当者様  


平素より大変お世話になっております。  

株式会社△△△△の□□と申します。  

このたびは、当方の不手際により多大なるご迷惑とご不快の念をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。  

つきましては、ささやかではございますが、お詫びの品を同封させていただきましたのでご査収のほどお願い申し上げます。  


今後はこのようなことのないよう、再発防止に努めてまいります。  

引き続きご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。  



敬具  

令和〇年〇月〇日  

株式会社△△△△  
営業部　□□ □□（名前）  

〒000-0000 東京都〇〇区〇〇〇〇  

電話：03-XXXX-XXXX  
メール：xxxx@xxxx.co.jp  

【同封物】  
・お詫びの品（〇〇〇〇）1点

【個人向け送付状テンプレート】

〇〇様  


このたびは、私の不注意によりご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ありませんでした。
  
反省の気持ちを込めて、ささやかではありますがお詫びの品をお送りいたします。  


どうかお納めいただければ幸いです。  

今後はこのようなことがないよう、十分注意してまいります。  

引き続き、変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。  


取り急ぎ、お詫びかたがた送付申し上げます。  


令和〇年〇月〇日  

氏名：□□ □□  

〒000-0000 東京都〇〇区〇〇〇〇  
電話：090-XXXX-XXXX  

【同封物】  
・お詫びの品（〇〇〇〇）1点

よくある質問（FAQ）

送付状を作成する際に、よくある疑問や不安についてQ&A形式で解説します。

基本的なポイントを押さえておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

Q1. お詫びの品はメッセージカードで済ませても良い？

A. メッセージカードも誠意を伝える手段のひとつですが、ビジネスシーンにおいては送付状を添えるほうがより正式かつ丁寧な印象を与えます。

特に、お詫びの品を郵送・宅配で送る場合には、「どのような経緯で品物を送っているのか」「何に対するお詫びなのか」を明確に伝える必要があります。

メッセージカードでは文字数に制限があるうえ、形式もカジュアルになりがちで、受け取る側にとって意図が伝わりにくい場合があります。

一方、送付状であれば、件名や宛名、挨拶文、具体的な謝罪の内容、今後の対応、連絡先などをしっかり盛り込めるため、誤解を防ぎつつ、誠意や責任感を伝えることができます。

法人間のやりとりや目上の方への対応では、送付状を同封するのが基本的なマナーです。

まとめると、個人的なやりとりやカジュアルな関係であればメッセージカードも可ですが、ビジネスの場では必ず送付状を添えることをおすすめします。

Q2. 送付状は手書きにすべきですか？

A. 一般的なビジネスシーンでは、送付状はパソコンで作成した文書が主流です。

フォーマットが整っており、読みやすく、相手にも誠実でわかりやすい印象を与えるため、企業間のやり取りや業務上の書類送付ではパソコン作成が基本です。

しかしながら、送付先が個人の場合や、謝罪・感謝など特に気持ちを強く伝えたい場面では、手書きが効果的なケースもあります。手書きの文字には温かみがあり、「丁寧に書いてくれた」という印象を相手に与えるため、ビジネスでも対人関係を重視する場面ではプラスに働くことがあります。

たとえば、クレーム対応後のお詫びの品に添える送付状や、長年お世話になった取引先への感謝の気持ちを伝えるときなどは、ワープロ文書に一筆添えたり、全文を手書きにすることで、より深い誠意が伝わります。

ただし、手書きにする場合は文字の読みやすさや丁寧さに注意が必要です。

乱雑な字や誤字脱字があると、かえって逆効果になる可能性もあるため、自信がない場合はパソコン作成にして一筆箋を添えるという方法もおすすめです。

まとめると、ビジネスではパソコン作成が基本ですが、気持ちを強調したい場面では手書きや一筆添えも検討しましょう。

Q3. 謝罪文はどの程度まで具体的に書くべき？

A. 謝罪文は、丁寧かつ誠意ある表現が求められますが、詳細を盛り込みすぎると、かえって相手に不快感を与えたり、問題を蒸し返す形になったりすることがあります。

特にビジネスの場では、「事実関係の過度な説明」や「言い訳がましい表現」は避けるべきです。

基本的には、以下のような構成を意識しましょう：

• 簡潔な謝罪の言葉（例：「このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」）
• 原因の簡単な説明（例：「発送作業の不備により、ご希望の期日までにお届けできませんでした」）
• 今後の対応・再発防止策の明示（例：「今後は二重チェック体制を強化し、同様のミスが起きぬよう努めてまいります」）

相手が知りたいのは、「誠意を持って対応しているかどうか」と、「今後安心して付き合えるか」です。

そのため、感情的に長々と謝り続けたり、責任の所在を細かく掘り下げるよりも、簡潔で分かりやすい表現を心がける方が信頼につながります。

まとめると、謝罪文では具体的すぎず、曖昧すぎず、相手に配慮したバランスのよい表現を心がけましょう。

Q4. お詫びの品を送るタイミングは？

A. お詫びの品は、謝罪すべき出来事が発覚した直後、なるべく早い段階で送ることがマナーとされています。

タイミングが遅れると、誠意が伝わりにくくなったり、「対応が遅い」と感じられて信頼を損なう恐れがあります。

理想的なのは、初動の謝罪連絡（電話やメールなど）を入れたうえで、1～2日以内に送付状とともにお詫びの品を発送することです。

事前に謝罪の意思を伝えた上で品物が届けば、相手も真摯な対応として受け止めやすくなります。

逆に、数日～1週間以上経ってから送ると、「後回しにされた」という印象を与えかねません。

特にビジネスにおいてはスピード感のある対応が信頼回復のカギになります。

また、品物よりも先にお詫びの手紙だけを送るという方法もありますが、その場合でも「後日品をお送りいたします」と一言添えるなど、相手に不安を与えない工夫が重要です。

まとめると、お詫びの品はできるだけ早く、誠意とあわせてタイミングよく届けることが大切です。

Q5. 同封物が複数ある場合はどう記載する？

A. 同封物が複数ある場合は、送付状の本文下部に「記書き（きがき）」の形式でリスト化し、内容物をひと目で把握できるように記載するのが基本です。

数量や種類が明確になることで、受け取る側も確認しやすくなり、誤配送や誤解の防止にもつながります。

書き方の例は以下の通りです：

記

・商品交換品　1点
・お詫び文書　1通
・製品案内資料　1部

以上

※「記」から始まり「以上」で締めるのが正式な形式です。

また、数量や品名の表記はできるだけ正確にし、略語や社内用語の使用は避けましょう。

相手にわかりやすく伝えることが最優先です。

なお、同封物の数が多い場合や特殊な内容が含まれる場合は、簡単な補足説明や目的（例：「資料は再発防止策として添付しております」など）を添えると、より丁寧な印象を与えられます。

まとめ｜心を込めた送付状で信頼回復を

お詫びの品に添える送付状は、形式的な文書ではありますが、その中には謝罪と信頼回復への思いが込められています。

状況に応じた文面と丁寧な対応が、今後の良好な関係につながります。

テンプレートも活用しながら、相手に誠意がしっかり伝わる文面を心がけましょう。

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