就職や転職活動をしていると「応募したけれど辞退したい」と思う場面があります。
そんな時、避けて通れないのが「面接辞退メール」。
しかし「どのタイミングで送ればいい？」「件名はどうすれば？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、誠意を伝えるためのメールマナー、すぐに使える例文テンプレート、NG例やよくある質問まで徹底解説します。
この記事を読めば、相手に失礼なく辞退を伝えられるようになります。
面接辞退と同様に、多くの方が迷うのが「採用辞退の連絡方法」です。
内定をいただいた後に辞退を伝えるのはさらに気を遣うもの。
失礼にならない伝え方や、すぐに使える【メール＆電話の例文】を詳しくまとめていますので、あわせてご覧ください。
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【テンプレート付き】採用辞退のメールと電話例文｜失礼にならない伝え方
採用辞退の対応だけでなく、転職活動では面接での受け答え方も合否を大きく左右します。
よくある質問への答え方や準備のコツ、好印象を残すためのポイントを網羅的に解説した記事はこちらです。
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転職面接の質問と答え方大全｜好印象を残す準備・NG例・Q&Aまで解説
目次
面接辞退メールを送るべき理由
面接辞退の連絡は「気まずいから」と放置するのは絶対にNGです。
無断欠席は相手企業の時間を奪うだけでなく、自分の印象も大きく損ないます。
ここでは、なぜ辞退メールを送ることが重要なのかを解説します。
電話よりメールが望ましいケース
辞退の連絡は電話でも可能ですが、採用担当者は多忙なためメールの方が負担をかけません。
特に選考開始前や日程に余裕がある場合はメールで十分です。
ただし、面接前日や当日など緊急時は電話がマナーです。
企業に与える印象を良くするため
丁寧なメールで辞退を伝えることで「誠実な人」という印象を残せます。
今後、別のポジションで応募する可能性もあるため、関係を悪化させないためにも礼儀正しい対応が大切です。
面接辞退メールの基本マナー
辞退メールには「迅速さ」「簡潔さ」「感謝」の3つが大切です。
ここを押さえておけば、担当者に誠意を伝えることができます。
連絡は早めに（前日・当日なら電話も併用）
辞退を決めたらすぐに連絡しましょう。
面接直前や当日にメールだけ送ると、相手が気づかないことがあります。
そのため、当日や前日なら必ず電話も入れるのがマナーです。
簡潔・丁寧に理由を伝える
理由は「他社の選考が進んだ」「諸事情により」といった短い表現で十分。
長文で言い訳するのは逆効果です。
感謝の気持ちを必ず添える
辞退の最後には「面接の機会をいただき感謝いたします」「貴社のご発展をお祈りします」と一言添えると印象が和らぎます。
面接辞退メールの書き方テンプレート
実際の文面に悩む方のために、件名・宛名・本文それぞれのポイントを解説し、すぐ使えるテンプレートを紹介します。
件名の例
- 面接辞退のご連絡（氏名）
- 【選考辞退のご連絡】〇〇大学 △△（氏名）
宛名の書き方
「株式会社〇〇 人事部 △△様」と書き、敬称は必ず「様」を使用しましょう。
担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。
本文テンプレート（理由あり・理由をぼかす場合）
【理由を伝える場合】
株式会社〇〇
人事部 △△様
お世話になっております。〇〇大学の□□と申します。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、他社での選考が進んでおり、貴社の選考を辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、面接の機会をいただきながら、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
【理由をぼかす場合】
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。□□と申します。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、諸事情により今回の面接を辞退させていただきたく存じます。
せっかくのご配慮をいただきながら、このような結果となり申し訳ございません。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――
氏名
電話番号
メールアドレス
面接辞退メールの具体的な例文
状況に応じて使い分けられるよう、代表的なパターンごとの例文を紹介します。
他社での内定が決まった場合
「他社の選考が進み、辞退させていただきたい」と率直に伝えて問題ありません。
自分の事情で辞退する場合
体調や家庭の事情など細かく説明する必要はありません。
「諸事情により」で十分です。
当日や直前に辞退する場合
この場合は必ず電話連絡を入れ、その後メールでも改めて謝罪しましょう。
よくある失敗パターン（NG例）
面接辞退は誠意を持って伝えることが大切ですが、やり方を誤ると「非常識な人」と受け取られ、今後のキャリアに悪影響を与えかねません。
特に就活生や転職活動中の方は、焦りや不安からつい失礼な対応をしてしまうケースも少なくありません。
ここでは、多くの人がやってしまいがちな失敗パターンと、その改善方法を具体的な例文とともに解説します。
無断欠席する
最もやってはいけない行為が、何の連絡もせずに面接を欠席することです。
採用担当者はスケジュールを調整して面接に臨んでいるため、無断欠席は大きな不信感を与えます。
最悪の場合「ブラックリスト」に載り、今後の応募機会を完全に失うことにもなりかねません。
NG例：
（連絡を入れずに欠席）
正しい例文（電話＋メールフォロー）：
件名：本日の面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇と申します。
本日予定されておりました面接につきまして、誠に申し訳ございませんが、諸事情により辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
今後の貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
〇〇（氏名）
ぶっきらぼうな短文メール
「辞退します。以上。」のような一文だけのメールは、社会人マナーに欠ける対応です。
採用担当者は「真剣さが伝わらない」と感じ、不快に思う可能性が高いでしょう。
NG例：
件名：面接辞退
本文：
辞退します。
正しい例文：
件名：面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
誠に恐縮ですが、諸事情により辞退させていただきたく存じます。
ご調整いただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。
改めて御礼申し上げます。
〇〇（氏名）
長すぎる説明を書く
「なぜ辞退するのか」を長々と説明してしまうのもNGです。
細かい事情は採用担当者にとって不要であり、かえって「言い訳がましい」と感じさせてしまいます。
NG例：
勤務地が遠すぎて家族の理解が得られなかったため、また給与条件についても再考した結果…
（以下、数百文字にわたる説明）
正しい例文：
誠に勝手ながら、諸事情により今回の選考は辞退させていただきたく存じます。
ご調整いただきましたことに感謝申し上げます。
感情的な表現を使う
企業側の対応に不満を感じたとしても、それを辞退メールに書くのは絶対に避けましょう。
「面接官の態度が悪かったため辞退します」といった内容は、感情的でマナー違反です。
ネガティブな印象を残すだけでなく、業界内で評判を落とすリスクもあります。
NG例：
面接の雰囲気があまりに悪く、御社に不信感を持ったため辞退します。
正しい例文：
誠に勝手ながら、諸事情により辞退させていただきたく存じます。
このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
直前なのにメールだけで済ませる
前日や当日の朝に「メールだけ」で辞退を伝えるのは危険です。
担当者がメールに気づかず、面接会場で待たせてしまう可能性があります。
直前の場合は必ず電話で謝罪と辞退を伝え、その後メールで改めてフォローしましょう。
NG例：
本日予定していた面接を辞退いたします。
（※当日の朝にメールだけ送信）
正しい対応：
- まず電話で「誠に申し訳ございませんが、本日の面接を辞退させていただきます」と伝える
- その後、以下のようにメールでフォローする
件名：本日の面接辞退のご連絡（氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
先ほどお電話にてご連絡いたしましたとおり、本日の面接を辞退させていただきたく存じます。
直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
このたびは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇（氏名）
まとめ
- 無断欠席は社会人失格レベルのNG
- 短文や感情的な文面は不快感を与える
- 理由は長々と説明せず、簡潔に「諸事情により」で十分
- 前日・当日は電話 → その後メールフォロー
誠意のある対応を心がけることで、辞退後も良好な印象を保ち、将来のチャンスにつながります。
よくある質問（Q&A）
面接辞退のメールは、多くの就活生や転職活動中の方が迷うポイントです。
「理由はどこまで書く？」「当日の朝に辞退したらどうなる？」など、不安や疑問を感じる方も多いでしょう。
ここでは、実際によく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。
具体的な回答に加え、すぐに使えるメールの例文テンプレートもご紹介します。
Q1. 面接辞退の理由は正直に書いた方が良い？
回答
必ずしも正直に詳細を書く必要はありません。
採用担当者は「辞退」という事実を知ることが最も重要であり、理由の深掘りまでは求めていません。
「他社の選考が進んだ」「諸事情により」といった簡潔な表現で十分です。
むしろ「仕事内容が合わない」「給与条件が不満」といった正直すぎる理由は、相手を不快にさせる可能性があります。
テンプレート例文
お世話になっております。□□と申します。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、諸事情により今回の面接を辞退させていただきたく存じます。
Q2. 当日の朝に辞退する場合はどうすればいい？
回答
当日辞退は最も迷惑をかけるため、必ず電話で直接伝えることがマナーです。
メールだけでは担当者が気づかない可能性があるため危険です。
電話で謝罪と辞退を伝えた上で、その後フォローとしてメールを送ると誠意が伝わります。
テンプレート例文（フォローメール）
株式会社〇〇
人事部 △△様
本日10時より面接を予定しておりました□□と申します。
急なご連絡となり大変申し訳ございませんが、体調不良により本日の面接を辞退させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
Q3. 電話とメール、どちらが正しい？
回答
基本はメールで問題ありません。
ただし、面接前日や当日など緊急性のある場合は、電話を優先しましょう。
企業によっては電話の方を好む場合もあるため、「緊急時は電話＋メール」の併用が最も無難です。
テンプレート例文（通常時メール）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
お世話になっております。□□と申します。
このたびご案内いただいた面接についてですが、誠に恐縮ながら辞退させていただきたく存じます。
Q4. 辞退しても再応募は可能？
回答
可能です。
面接辞退をしても「不採用」とは異なるため、誠意を持って対応していれば再応募のチャンスを失うことはありません。
ただし、無断欠席や失礼な対応をした場合は印象が悪く、再応募時に不利になる可能性があります。
テンプレート例文（辞退時）
このたびは面接の機会をいただきながら、辞退のご連絡となり誠に申し訳ございません。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
Q5. 面接辞退メールは何日前までに送ればいい？
回答
理想は面接日の2〜3日前までです。
遅くとも前日までには連絡しましょう。
当日になってしまうと企業に大きな迷惑をかけてしまうため、やむを得ない場合を除き避けるべきです。
テンプレート例文
〇月〇日に面接を予定しておりました□□と申します。
大変恐縮ですが、諸事情により面接を辞退させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
Q6. 面接辞退の理由を「体調不良」と伝えてもいい？
回答
体調不良は正当な理由の一つですが、頻繁に使うと不自然に思われることがあります。
やむを得ない場合には使用できますが、できれば「諸事情により」とした方が無難です。
テンプレート例文
本日の面接に出席予定でしたが、体調不良のため辞退させていただきたく存じます。
急なご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしますことをお詫び申し上げます。
Q7. メールを送った後に返信が来ない場合は？
回答
企業から返信が来ない場合もありますが、基本的に問題ありません。
辞退の連絡を入れた時点でマナーを果たしています。
ただし当日辞退など緊急のケースでは、念のため電話確認をすると安心です。
テンプレート例文（送信後のフォロー）
本日、面接辞退のご連絡を差し上げました□□と申します。
ご確認いただけているか念のためご連絡申し上げました。
Q8. 内定後の面接辞退はどう伝える？
回答
すでに内定を受けている場合でも、選考途中の他社に丁寧に辞退を伝える必要があります。
その際は「他社で内定をいただいたため」と伝えると誠実です。
テンプレート例文
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
他社より内定をいただき、就職活動を終了することといたしましたため、貴社の選考を辞退させていただきます。
Q9. グループ面接を辞退する場合はどうすれば？
回答
グループ面接を辞退する場合も、基本的なマナーは同じです。
特に複数人が関わるため、できるだけ早めに連絡し、他の応募者に影響を与えないよう配慮しましょう。
テンプレート例文
〇月〇日のグループ面接に参加予定でした□□と申します。
大変恐縮ですが、諸事情により辞退させていただきたく存じます。
Q10. 辞退理由を「家庭の事情」としてよい？
回答
問題ありません。
「家庭の事情」は一般的な理由の一つであり、詳細を説明する必要はありません。
曖昧な表現ですが、相手も深く追及しません。
テンプレート例文
誠に恐縮ではございますが、家庭の事情により今回の面接を辞退させていただきたく存じます。
Q11. 連絡を忘れて無断欠席してしまったら？
回答
無断欠席は最も印象を損ねる行為です。
ただし、その後すぐに謝罪の連絡を入れれば最低限の誠意は伝えられます。
電話で謝罪し、その後メールでも改めてお詫びを入れましょう。
テンプレート例文
昨日予定されていた面接を無断で欠席してしまいました□□と申します。
多大なご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
誠に勝手ながら、今回の選考を辞退させていただきたく存じます。 まとめ
辞退メールは「迅速・簡潔・感謝」の3つを守れば失礼にはなりません。
また、無断欠席やぶっきらぼうな連絡は絶対に避けましょう。
この記事で紹介したテンプレートを活用すれば、安心して面接辞退の連絡を行えます。
面接辞退と同様に、多くの方が迷うのが「採用辞退の連絡方法」です。
内定をいただいた後に辞退を伝えるのはさらに気を遣うもの。
失礼にならない伝え方や、すぐに使える【メール＆電話の例文】を詳しくまとめていますので、あわせてご覧ください。
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【テンプレート付き】採用辞退のメールと電話例文｜失礼にならない伝え方
採用辞退だけでなく、面接の場で「退職理由」や「辞退理由」を聞かれたときの答え方にもコツがあります。
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