教育実習を辞退することになり、「校長先生にはどのようにお詫び状を書けばよい？」「大学の先生へはメールでよい？」と悩んでいませんか。辞退の連絡方法や、実習校へ誰が連絡するかは大学と実習校の取り決めによって異なります。まず大学の教職課程担当者に確認し、その指示に沿って文面を用意しましょう。
この記事では、校長先生・指導教諭・大学の担当者に宛てるお詫び状とメールの例文を紹介します。事実と異なる理由を使わず、受け入れ準備への感謝とお詫びを簡潔に伝えるための書き方です。
まず確認｜お詫び状を送る前に大学の指示を確かめる
教育実習の辞退が必要になったら、大学の教職課程担当部署に、実習校への連絡を誰が行うか、文書やメールを自分から送るか、宛先や期限の指定があるかを確認します。連絡の順番を自己判断して、大学と実習校へ別々の内容を伝えないようにしましょう。
電話の後にお詫び状を送ることが常に必須とは限りません。以下の例文は、大学との確認を終え、本人から文面を送ることになった場合のひな型です。まだ辞退の手順を確認していない方は、教育実習を辞退する方法と大学・実習校への伝え方もご覧ください。
教育実習辞退のお詫び状｜基本例文
まず、実習校の校長先生へ送る場合の基本形です。辞退理由の「〔確認した範囲で簡潔に記入〕」は、大学と相談したうえで、事実に合う説明へ置き換えてください。詳しい事情を本文に書く必要がない場合もあります。
〇〇学校
校長 〇〇〇〇先生
拝啓
このたびは教育実習の受け入れに向けてご準備いただき、誠にありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、〔大学と確認した辞退理由を必要な範囲で記入〕により、予定していた教育実習を辞退することとなりました。ご多忙の中、ご準備を進めていただいていたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを深くお詫び申し上げます。
実習の機会をご検討いただきましたことに、心より感謝しております。末筆ながら、貴校のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
〇年〇月〇日
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇〇〇
「家庭の事情」「体調不良」などは、事実と合う場合にのみ使います。学校名、校長先生の氏名、実習予定の期間など、確実に分かる情報も送付前に照合してください。
宛先別｜お詫び状・メールの例文
実習校の校長先生へのお詫び状
校長先生には、実習受け入れの準備に対する感謝と、辞退についてのお詫びを中心に書きます。上の基本例文を使い、大学の指示に合わせて送付してください。
指導教諭へのお詫び状
〇〇学校
〇〇〇〇先生
拝啓
このたびは教育実習でご指導いただく予定でしたが、実習を辞退することとなりました。ご多忙の中、受け入れのご準備をいただいていたにもかかわらず、このような結果となり、誠に申し訳ございません。
実習に向けてお時間を割いていただきましたことに、心より感謝申し上げます。ご迷惑をおかけしますことを、改めてお詫び申し上げます。
敬具
〇年〇月〇日
〇〇大学〇〇学部〇年
〇〇〇〇
指導教諭へ個別に送る必要があるかどうかも、大学の担当者に確認してください。会ったことがない先生について、助言を受けたなど経験していない出来事は書きません。
大学の教職課程担当者へのメール
件名：教育実習辞退に関するお詫びとご相談（〇〇学部・氏名）
教職課程担当
〇〇先生
お世話になっております。〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
予定している教育実習について辞退のご相談をしたく、ご連絡いたしました。実習校との調整を進めていただいている中、このようなご連絡となり申し訳ございません。
事情は〔必要な範囲で事実を記入〕です。今後の連絡方法や必要な手続きについて、ご指示をいただけますでしょうか。実習校への連絡を私から行うべきかについても、確認させていただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部〇年
学籍番号：〇〇〇〇
氏名：〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇〇
まだ辞退が確定していない段階なら「辞退することとなりました」と断定せず、この例のように相談の文面にします。確定後のお礼や謝罪を送る場合は、件名と本文をその段階に合わせて書き換えてください。
実習校へメールを送る場合
大学から本人によるメール送信を指示された場合の例です。宛先や送る時期は大学の指示を確認してください。
件名：教育実習辞退のお詫び（〇〇大学・氏名）
〇〇学校
校長 〇〇〇〇先生
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは教育実習の受け入れに向けてご準備いただき、誠にありがとうございました。誠に申し訳ございませんが、〔大学と確認した説明を必要な範囲で記入〕により、予定していた実習を辞退することとなりました。
ご多忙の中、お時間を割いていただいていたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。受け入れをご検討いただきましたことに、心より感謝しております。
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
連絡先：〇〇〇〇
お詫び状・メールを書くときの確認点
辞退理由は事実に沿って簡潔に
理由を詳しく説明する必要があるかは、大学への相談内容や相手から求められた情報によって異なります。例文を使うために理由を作ったり、本当ではない事情へ置き換えたりしないでください。健康や家庭の事情など、個人的な情報を書く範囲も大学と相談できます。
謝罪と受け入れ準備への感謝を一度ずつ明確に
「申し訳ございません」を何度も重ねるより、辞退についてのお詫びと、準備していただいたことへの感謝をそれぞれ具体的に伝えます。まだ正式に受け入れ準備が始まっていない段階なら、実際に行われていない準備へのお礼は書きません。
手紙とメールでは末尾の情報を分ける
お詫び状には日付・大学名・学部・氏名を記載し、「拝啓」で始めたら「敬具」で結びます。メールには内容が分かる件名、冒頭の名乗り、末尾の所属・氏名・連絡先を入れます。役職や氏名は大学の資料などで確認しましょう。
避けたい書き方と直し方
辞退の意思だけで終える
避けたい例：「実習に行けなくなりました。よろしくお願いします。」
書き換え例：「予定していた教育実習を辞退することとなりました。受け入れに向けてご調整いただいていた中、ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。」
事実と違う理由や長い事情説明を書く
差し支えない範囲で事実を簡潔に伝えます。文例にある理由が自分に当てはまらなければ使わず、大学と確認した表現に直してください。
よくある質問
お詫び状とメールの両方を送る必要はある？
一律には決められません。大学や実習校の指定、すでに行った連絡に合わせて、大学の担当者に確認してください。
辞退理由を詳しく書かなければならない？
相手に必要な情報を伝えつつ、個人的な事情をどこまで書くかは大学と相談してください。虚偽の理由は書きません。
単位や卒業への影響は？
所属大学の履修要件や実習の扱いを確認する必要があります。文面を作る前に担当部署へ相談しましょう。辞退の進め方は教育実習を辞退する方法でも整理しています。
まとめ｜大学と連絡方針を確認してから文面を整える
教育実習辞退のお詫び状やメールは、相手との連絡状況に合わせ、辞退についてのお詫びと受け入れへの感謝を簡潔に伝えます。大学へ実習校との連絡方法や送付の必要性を確認したうえで、宛先に合う例文を選んでください。
最後に、辞退が確定しているか、理由が事実に合うか、学校名・役職・氏名・日付に誤りがないかを確認しましょう。