社外向けの日程調整メールで迷ったときは、まず次の基本を押さえましょう。
候補日を3つ提示し、短く、返信しやすく書くこと。
これが、失礼にならない日程調整メールの基本形です。
丁寧に書こうとするあまり、前置きが長くなったり、敬語を重ねすぎたりすると、かえって相手に負担をかけてしまいます。
一方で、印象のよいメールは必要な情報が整理されており、相手がすぐに返信できる構成になっています。
この記事では、社外 日程調整 メールの基本的な書き方から、すぐ使える日程調整 メール 例文まで詳しく解説します。初回商談や取引先との打ち合わせでも失礼にならないメールが書けるようになります。
目次
社外の日程調整メールは「候補日3つ＋簡潔さ」が正解
社外向けの日程調整メールで最も大切なのは、相手に負担をかけないことです。
そのためには、
- 結論を先に伝える
- 候補日を3つ提示する
- 短くまとめる
この3点を意識しましょう。
例えば次のようなメールは一見丁寧ですが、相手が予定を考えなければならず返信しづらくなります。
【返信が来にくい例】
お打ち合わせの日程についてご相談できればと思っております。ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
一方で、次のように候補日を具体的に提示すると返信しやすくなります。
【返信が来やすい例】
お打ち合わせ日程につきまして、下記候補日でご都合いかがでしょうか。
・6月3日（月）10:00〜11:00
・6月4日（火）14:00〜15:00
・6月5日（水）16:00〜17:00
候補日を具体的に出すだけで、相手は選ぶだけで済みます。
これが社外メールで失礼にならない基本形です。
失礼にならない社外メールの3原則
1. 結論を先に書く
最初に何の連絡なのかを伝えます。
悪い例
いつもお世話になっております。先日はありがとうございました。さて、弊社では……
良い例
お打ち合わせ日程のご相談でご連絡いたしました。
相手の読む負担を減らすことが大切です。
2. 候補日は具体的に出す
「空いていますか？」だけでは相手に負担がかかります。
おすすめは3候補です。
- 少なすぎると再調整になる
- 多すぎると読みにくい
- 3候補が最もバランスが良い
例
- 6月10日（月）10:00〜11:00
- 6月11日（火）13:00〜14:00
- 6月12日（水）15:00〜16:00
曜日や所要時間まで書くとさらに親切です。
3. 返信しやすくする
失礼になりやすいのは敬語不足よりも、相手に考える手間をかけることです。
悪い例
いつが空いていますか？
良い例
下記候補日でご都合が合わない場合は、別候補をご教示いただけますと幸いです。
迷ったらこれ｜社外向け日程調整メールの基本テンプレ
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の△△です。
○○の件につきまして、お打ち合わせのお時間をいただければと思いご連絡いたしました。
下記日程にてご都合はいかがでしょうか。
・6月10日（月）10:00〜11:00
・6月11日（火）14:00〜15:00
・6月12日（水）16:00〜17:00
上記で難しい場合は、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
丁寧すぎは逆効果｜「長文＝丁寧」ではない理由
社外メールでありがちな失敗が、失礼になりたくないあまり長文になることです。
【悪い例】
平素より大変お世話になっております。ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが……
【良い例】
お打ち合わせ日程につきまして、ご相談のためご連絡いたしました。
丁寧さは文字数ではなく、相手への配慮で決まります。
以下を意識しましょう。
- 前置きを長くしない
- 敬語を重ねすぎない
- 候補日を明確にする
- 返信しやすくする
【コピペOK】社外でも失礼にならない日程調整メール例文
候補日を提示する（基本形）
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。
○○の件につきまして、お打ち合わせのお時間をいただければと思いご連絡いたしました。
下記候補日でご都合いかがでしょうか。
・6月10日（月）10:00〜11:00
・6月11日（火）14:00〜15:00
・6月12日（水）16:00〜17:00
もしご都合が合わない場合は、別日をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
相手に都合の良い日時を聞く
件名：お打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。
○○の件につきまして、お打ち合わせのお時間をいただければと思いご連絡いたしました。
恐れ入りますが、ご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますでしょうか。
可能な限り貴社のご都合に合わせて調整いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
日程変更をお願いする（リスケ依頼）
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。
誠に恐縮ですが、予定しておりました○月○日のお打ち合わせにつきまして、弊社都合により日程変更をお願いしたくご連絡いたしました。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
代替候補として、下記日程はいかがでしょうか。
・6月14日（金）10:00〜11:00
・6月17日（月）13:00〜14:00
・6月18日（火）15:00〜16:00
難しい場合は、ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
面談・面接の日程調整メール例文
件名：面談日程のご相談
○○様
お世話になっております。株式会社○○ 採用担当の△△です。
この度はご応募いただきありがとうございます。
面談の日程につきまして、下記候補日でご都合いかがでしょうか。
・6月10日（月）13:00〜14:00
・6月11日（火）15:00〜16:00
・6月12日（水）17:00〜18:00
難しい場合は、ご都合の良い日時をご共有いただけますと幸いです。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
Zoom・オンライン打ち合わせの日程調整メール例文
件名：オンライン打ち合わせ日程のご相談
○○株式会社
○○様
いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。
○○の件につきまして、オンラインで30分程度お打ち合わせのお時間をいただければと思っております。
下記日程でご都合いかがでしょうか。
・6月10日（月）10:00〜10:30
・6月11日（火）14:00〜14:30
・6月12日（水）16:00〜16:30
日程確定後、ZoomのURLを共有いたします。
何卒よろしくお願いいたします。
社外でも失礼にならない日程調整メールの書き方ルール
件名は「用件＋目的」が基本
良い件名例
- お打ち合わせ日程のご相談
- 面談日程のご調整について
- 【日程調整】○○の件について
- 【株式会社○○】お打ち合わせ日程のご相談
件名だけで内容が分かるようにしましょう。
候補日は3つがベスト
| 候補数 | 評価 |
|---|---|
| 1候補 | 再調整になりやすい |
| 2候補 | 最低限 |
| 3候補 | おすすめ |
| 5候補以上 | 多すぎる |
所要時間も書く
良い例
6月10日（月）14:00〜14:30（30分程度）
相手が予定を入れやすくなります。
敬語は「少し丁寧」で十分
おすすめ表現
- ご都合いかがでしょうか
- ご確認いただけますと幸いです
- ご教示いただけますと幸いです
FAQ
候補日は何個出すのが正解？
基本は3候補です。
返信しやすく、再調整も起きにくいため最もバランスが良い数です。
「幸いです」は失礼ではない？
失礼ではありません。
社外メールでも一般的に使われる丁寧な依頼表現です。
例
ご確認いただけますと幸いです。
「いつ空いていますか？」は失礼？
失礼ではありませんが、社外メールでは避けた方が無難です。
候補日を提示した方が返信率も高くなります。
社外メールは長いほうが丁寧？
いいえ。
長文よりも、短く分かりやすいメールの方が好印象です。
まとめ｜迷ったら「候補日3つ＋配慮表現＋簡潔さ」
社外の日程調整メールで大切なのは、難しい敬語を覚えることではありません。
意識したいポイントは次の6つです。
- 結論を先に書く
- 候補日は3つ提示する
- 曜日・時間・所要時間を書く
- 返信しやすくする
- 長文にしない
- 敬語を盛りすぎない
迷ったら、次の一文を基本形として使ってください。
お打ち合わせ日程につきまして、下記候補日でご都合いかがでしょうか。難しい場合は別候補をご教示いただけますと幸いです。
この形をベースにすれば、初回商談・継続取引・面談・オンライン会議など、さまざまな場面で失礼にならない日程調整メールが作れます。
「失礼ではないか」と悩んだときほど、敬語の難しさよりも相手が返信しやすいかを基準に考えることが大切です。