直属の上司から「今日17時に見積書を送って」と言われたあと、案件責任者から「明朝の確認が済んでから送って」と言われた。同じ案件で違う指示を受けると、どちらに確認すればよいか迷いますよね。
まずは、食い違っている点を一つに絞って聞いてみましょう。
〇〇社の見積書は、本日17時に送付する場合と、明朝の確認後に送付する場合の二つのお話をいただいています。今回はどちらで進めればよいでしょうか。
確認するときは、二つの指示に加え、現在の進捗・判断が必要な時刻・決めてほしいことを添えます。以下では、見積書の送付時期が食い違った場面を例に、最初のチャットから決定後の共有まで紹介します。
まずは直属の上司にチャットで確認する
最初の相談先に迷ったら、直属の上司に状況を共有します。案件ごとに承認者や連絡経路が決まっている職場では、その手順に沿いましょう。
お疲れさまです。〇〇社の見積書の送付について確認です。
本日17時に送付するよう伺っていますが、案件責任者の△△さんからは、明朝の金額確認後に送付するようお話がありました。見積書は下書きまでできており、まだ送付していません。
先方への連絡準備があるため、本日16時までに、どちらの方針で進めるかご確認いただけますか。
判断をお願いする時刻には、社内確認や先方への連絡に必要な時間を見込んでおきます。「△△さんに確認して」と返事が来たら、同じ情報を添えて、案内された相手に確認しましょう。
誰が最終判断するのか分からないとき
〇〇社の見積書について、本日17時に送付する場合と、明朝の金額確認後に送付する場合のお話をいただいています。下書きはできており、送付前の状態です。
本日16時までに送付方針を確認したいのですが、この件の最終判断はどなたにお願いすればよいでしょうか。
判断する人が分かったら、その人に送付時期を確認します。片方から「そのまま進めて」と返ってきても、どちらの方針を指すか曖昧なら「明朝の金額確認後に送付する、という理解でよろしいでしょうか」と具体的に聞き返せます。
二人の上司に同じ内容を共有する確認メール例文
直属の上司から二人に共有するよう案内された場合や、案件の連絡手順で両者への共有が必要な場合は、一通のメールに経緯をまとめます。二つの指示と進捗をそろえて伝えると、同じ情報を見ながら判断してもらえます。
件名：【本日16時までにご確認】〇〇社見積書の送付時期
〇〇課長、△△さん
お疲れさまです。〇〇社の見積書について、送付時期を確認させてください。・〇〇課長から伺った内容：本日17時に先方へ送付
・△△さんから伺った内容：明朝の金額確認後に先方へ送付見積書は下書きまでできており、まだ送付しておりません。先方への連絡準備のため、本日16時までに、どちらの方針で進めるかご判断いただけますでしょうか。
明朝の送付とする場合は、本日中に送付予定を先方へお知らせするかも、あわせてご指示いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
最終判断をする人が分かっていれば、その人を宛先にし、もう一人には職場の連絡ルールに沿って共有します。二人から再び異なる返事が来たら、送付時期を決める人と、今回の方針を改めて確認しましょう。
締切が迫っても返事がないときの再連絡
判断が必要な時刻が近づいたら、先ほどのチャットに続けて、何が止まっていて、いつまでに何を決めたいかを伝えます。
先ほどの〇〇社の見積書について、再度失礼します。本日17時に送付するか、明朝の金額確認後に送付するか、確認をお願いしていた件です。下書きと宛先の確認は済んでおり、送付は保留しています。
本日16時までに送付時期をご判断いただけますか。ご確認が難しければ、代わりにどなたへ相談すればよいか教えていただけると助かります。
時刻が迫っている場合は、社内の手順に沿って電話や口頭で確認する方法もあります。判断を待つ間は、指示がどちらに決まっても使える作業を進め、送付や先方への約束は承認の手順に沿って扱います。予定の時刻に間に合わなくなりそうなら、その見込みも早めに共有しましょう。
方針が決まったら関係者に共有する
判断をもらったら、どの方針で進むか、誰が次に何をするかを、作業に関わる人に共有します。口頭で決まった場合も、案件のチャットやメールに一文残しておくと、関係者があとで確認できます。
〇〇社の見積書について、△△さんにご確認いただき、明朝9時の金額確認後に送付することになりました。見積書は下書き済みです。本日17時までに、明日午前中に送付予定であることを私から先方に連絡します。明朝、金額の確認が取れ次第、私から見積書を送付します。
共有後に別の指示が届いたら、決まっている内容と進捗を添えて、変更するかを判断した人に確認します。先方に予定を伝えたあとであれば、そのことも一緒に知らせましょう。
別々の仕事が重なったら、作業順と期限を相談する
見積書の送付と別案件の資料作成が同じ時刻に重なった場合は、それぞれの期限と残りの作業を伝えて、どちらから取りかかるかを相談します。
〇〇社の見積書と、明日の会議資料の修正が、どちらも本日17時までの予定です。見積書は金額確認が残っており、会議資料の修正には1時間ほどかかります。どちらを先に進めるか、もう一方の期限を調整できるか、ご相談させてください。
子育てと仕事の両立で時間に制約がある場合は、仕事の優先順位や締切を職場で共有する方法も参考にしてください。
まとめ｜判断してほしい点を具体的に伝える
二人の上司から違う指示を受けたら、まず「何が違うか」「どこまで進んだか」「いつまでに何を決めたいか」を伝えます。決まった方針を関係者に共有すると、次の作業に移りやすくなります。