納品遅延の連絡方法｜電話・メールの正しい順番5選【例文付き】

「納期に間に合わない…」
「まず電話？メール？」
「取引先への連絡、失礼にならない？」

納品遅延が発生すると、
“何を・どの順番で・どう伝えるか”で悩む方は多いです。

実際、取引先が不満を感じやすいのは、

「納期が遅れたこと」より
「連絡が遅いこと」

です。

特に社外対応では、

電話を入れるべきか
メールだけで問題ないか
納期未定時はどう伝えるか
再延期時はどう謝罪するか

を間違えると、
納期遅れ以上に信頼を失うことがあります。

そこで本記事では、

納品遅延時の正しい連絡順
電話とメールの使い分け
実務で使える対応フロー
コピペOKの例文
NG対応
件名例

まで、実務ベースでわかりやすく解説します。

1 納品遅延の連絡は「電話→メール」が基本
2 電話とメールどっち？迷ったときの判断基準
3 納品遅延時の正しい順番5選
4 ケース別｜電話とメールの使い分け
5 電話で何を伝える？実務で使える会話例
6 【コピペOK】電話後に送る納品遅延メール例文
7 納品遅延メールの件名例
8 Slack・Chatwork・Teamsで連絡してもいい？
9 納品遅延の連絡で避けたいNG対応
10 実際によくある失敗例
11 納品遅延の連絡方法に関するよくある質問
12 まとめ｜納品遅延は「迅速な共有」がもっとも重要

納品遅延の連絡は「電話→メール」が基本

結論から言うと、
重要案件では「電話→メール」が基本です。

特に以下の場合は、
電話を優先したほうが安全です。

初回取引
大型案件
数日以上の遅延
相手業務に影響する案件
再延期

メールだけだと、

温度感
緊急性
誠意

が伝わりにくいためです。

一方で電話なら、

直接謝罪できる
状況説明しやすい
相手の反応を確認できる

というメリットがあります。

その後メールを送ることで、

記録を残せる
社内共有しやすい
認識ズレを防げる

ため、実務ではこの流れがもっとも安定します。

電話とメールどっち？迷ったときの判断基準

迷ったときは、
「相手への影響」で判断しましょう。

状況	電話	メール
数時間程度の軽微な遅延	△	○
半日以上の遅延	○	○
初回取引	◎	◎
大型案件	◎	◎
再延期	◎	◎
納期未定	◎	◎

迷ったら、

「相手が困るなら電話」

これが基本です。

納品遅延時の正しい順番5選

ここでは、
実務で使われる基本フローを解説します。

① 遅延が判明した時点ですぐ共有する

もっとも避けたいのは、

「ギリギリまで黙ること」

です。

たとえば、

納期当日に突然連絡
相手から催促される
「間に合うかも」で放置

は、信頼低下につながります。

重要なのは、

「まず共有すること」

です。

取引先は、

“問題が起きたとき、誠実に共有してくれるか”

を見ています。

② 重要案件はまず電話で謝罪する

以下の場合は、
電話優先がおすすめです。

ケース	電話優先度
初回取引	高
大型案件	高
数日以上の遅延	高
クレーム化しそう	高
再延期	高

電話では、
長い説明は不要です。

まずは謝罪を伝えましょう。

電話で最初に言うべき一言

第一声で印象は大きく変わります。

おすすめは、

「納品遅延が発生しており、ご迷惑をおかけしております。」

のように、

結論
謝罪

を先に伝える言い方です。

逆に、

言い訳から入る
原因説明が長い

のは避けましょう。

③ 新納期を具体的に伝える

相手がもっとも不安なのは、

「いつ納品されるかわからないこと」

です。

そのため、

新納期
現在の進捗
次回連絡日

を具体的に伝えましょう。

NG：

「できるだけ早く対応します」

OK：

「〇月〇日18時までに納品予定です」

曖昧な表現は避けることが大切です。

④ 電話後にメールで内容を共有する

電話だけで終わらせるのは危険です。

理由は、

記録が残らない
認識ズレが起きる
社内共有しにくい

ためです。

電話後は、
必ずメールでも内容を共有しましょう。

電話後に送る謝罪メール例文をすぐ確認したい方は、
「納期遅れのお詫びメール例文10選｜取引先に失礼にならない書き方」も参考にしてください。

⑤ 再発防止まで伝える

継続取引では、
再発防止を書くことで信頼回復につながります。

おすすめ表現：

進行管理体制を見直します
確認フローを改善します
スケジュール管理を徹底します

逆に、

「今後気をつけます」

だけでは抽象的です。

改善策は具体的に伝えましょう。

ケース別｜電話とメールの使い分け

納品遅延では、
状況によって対応を変える必要があります。

電話を優先すべきケース

以下は電話推奨です。

初回取引
大幅な納期遅れ
重要顧客
相手業務へ影響がある
再延期
納期未定

特に再延期は、
メールだけだと誠意不足に見えやすいため注意しましょう。

メールのみでも対応しやすいケース

一方で、
以下ならメール中心でも対応しやすいです。

数時間程度の遅延
即日リカバリー可能
継続案件
日常的に連絡がある案件

ただし、

謝罪
新納期
現状

は必ず入れましょう。

納期未定の場合は「次回連絡日」を伝える

納期未定時に重要なのは、

「いつ再連絡するか」

です。

NG：

「現状未定です」

OK：

「〇日までに進捗をご報告いたします」

これだけでも、
相手の安心感は変わります。

再延期する場合は電話＋メールが安全

再延期は、
通常の納期遅れより信頼低下につながりやすいです。

そのため、

電話で直接謝罪
その後メールで正式共有

の流れがおすすめです。

特に重要なのは、

なぜ再延期するのか
新納期はいつか
再発防止をどうするか

を具体的に伝えることです。

再延期メールや納期変更時の例文をさらに確認したい方は、
「納期変更メールの例文｜失礼にならない伝え方を解説」も参考になります。

電話で何を伝える？実務で使える会話例

納品遅延時は、
「何を話せばいいかわからない」
と悩む方も多いです。

重要なのは、

謝罪
現状
新納期

を簡潔に伝えることです。

基本の電話例

「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。

本日納品予定の〇〇につきまして、確認作業に遅れが発生しており、納品が遅れる見込みです。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

現在最優先で対応しており、〇時頃までには納品予定です。」

納期未定時の電話例

「現在トラブル対応を進めておりますが、現時点で正確な納期をご案内できない状況です。

〇日までに改めて進捗をご報告いたします。」

再延期時の電話例

「前回ご案内した納期に間に合わない状況となってしまいました。

度重なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」

再延期時は、
“まず謝罪”を優先しましょう。

【コピペOK】電話後に送る納品遅延メール例文

電話後メールでは、

謝罪
新納期
対応状況

を整理して伝えます。

基本テンプレート

納品遅延のお詫びとご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の□□です。

先ほどはお電話のお時間をいただき、ありがとうございました。

改めまして、〇〇の納品遅延につきまして深くお詫び申し上げます。

現在、最優先で対応を進めており、〇月〇日までには納品予定です。

進捗があり次第、改めてご連絡いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

納期未定時のメール例文

納品遅延に関するお詫びと進捗共有

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の□□です。

現在、〇〇につきまして確認作業に時間を要しており、納期を確定できない状況です。

ご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。

〇月〇日までに改めて進捗をご報告いたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

再延期時のメール例文

【再延期のお詫び】納品スケジュール変更のご連絡

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の□□です。

先日ご案内いたしました〇〇の納期につきまして、再度遅延が発生する見込みとなりました。

度重なるご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。

現在、社内体制を見直しながら最優先で対応を進めております。

新たな納品予定日は〇月〇日を予定しております。

再発防止に努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

再延期メールや納期未定時のお詫び例文をさらに確認したい方は、
「納期変更メールの例文｜失礼にならない伝え方を解説」も参考になります。

納品遅延メールの件名例

件名は、
「一目で内容がわかること」が重要です。

おすすめ例：

【お詫び】納品遅延のご連絡
納期遅延に関するお詫び
納期変更のご連絡
【再延期のお詫び】納品スケジュール変更について
納品遅延のお知らせ

曖昧な件名は避けましょう。

Slack・Chatwork・Teamsで連絡してもいい？

納品遅延の連絡で避けたいNG対応

納品遅延では、
伝え方次第で印象が大きく変わります。

メールだけ送って電話しない

重要案件なのにメールのみだと、

誠意不足
温度感不足
他人事

に見えることがあります。

特に初回取引では注意しましょう。

「できるだけ早く対応します」は曖昧

曖昧表現は、
相手を不安にさせます。

NG：

「できるだけ早く対応します」

OK：

「〇日18時までに納品予定です」

具体的に伝えることが重要です。

言い訳を長く書く

長い説明は、
責任転嫁に見えやすくなります。

おすすめは、

原因は短く
対応を具体的に

です。

電話後にメールを送らない

電話だけでは、
認識ズレが起きやすくなります。

必ず記録を残しましょう。

社外メール全般の謝罪表現や敬語に不安がある方は、

「お詫びメールの正しい書き方｜社外・取引先向け例文集」もあわせて確認しておくと安心です。

実際によくある失敗例

実務では、
以下の失敗が非常に多いです。

「間に合うかも」で放置
納期当日に初連絡
未定なのに曖昧回答
無理な納期約束
メールだけで済ませる

特に危険なのは、

“無理な約束”

です。

守れない納期を伝えると、
再延期になり信頼低下につながります。

納品遅延の連絡方法に関するよくある質問

Q1：納品遅延の連絡は電話とメールどちらが先ですか？

A：重要案件や大幅な遅延では「電話→メール」が基本です。

電話で先に謝罪し、その後メールで内容を正式共有すると誠意が伝わりやすくなります。

Q2：納品遅延はメールだけでも失礼になりませんか？

A：数時間程度の軽微な遅延なら、メールのみでも問題ないケースがあります。

ただし、初回取引や重要顧客には電話を入れるほうが安全です。

Q3：納期未定の場合はどう連絡すればいいですか？

A：「未定です」だけで終わらせず、「〇日までに進捗をご連絡します」と次回連絡日を伝えることが重要です。

Q4：納品遅延メールの件名はどう書けばいいですか？

A：「【お詫び】納品遅延のご連絡」「納期変更のお知らせ」など、一目で内容が伝わる件名がおすすめです。

Q5：電話で最初に何を伝えるべきですか？

A：まずは結論と謝罪を伝えます。
例：「納品遅延が発生しており、ご迷惑をおかけしております。」

Q6：再延期する場合はメールだけで問題ありませんか？

A：再延期は信頼低下につながりやすいため、電話＋メールで対応するのがおすすめです。

Q7：納品遅延の理由はどこまで説明するべきですか？

A：原因説明は簡潔で十分です。

長い説明は言い訳に見えやすいため、「確認作業に時間を要しております」程度にまとめましょう。

Q8：電話後にメールを送る必要はありますか？

A：必要です。

メールで記録を残すことで、認識ズレや社内共有のミスを防げます。

Q9：SlackやChatworkだけで連絡してもいいですか？

A：軽微な案件なら問題ない場合もありますが、重要案件では「チャット→電話→メール」の流れが安全です。

Q10：納品遅延で最もやってはいけないことは何ですか？

A：「ギリギリまで黙ること」です。

納期遅れそのものより、“連絡の遅さ”で信頼を失うケースが多いため、早めの共有を優先しましょう。

まとめ｜納品遅延は「迅速な共有」がもっとも重要

納品遅延で重要なのは、

早く共有する
まず謝罪する
新納期を明確に伝える
電話後にメールを送る
再発防止を共有する

この5つです。

取引先は、

「問題が起きたとき、どう対応するか」

を見ています。

誠実に対応できれば、
信頼低下を最小限に抑えることは十分可能です。

また、社外メール全般に不安がある方は、

などもあわせて確認しておくと安心です。