ビジネス電話のかけ方｜名乗り・用件・不在時の伝言・折り返しの例文

ビジネス電話をかけるときは、まず電話の目的と必要な情報を整理し、担当者につながったら相手の都合を確認することから始めましょう。そのうえで「用件・確認したいこと・次の対応」を順に伝えます。

受付が電話に出ても、担当者が今すぐ話せるとは限りません。不在のときは、こちらからかけ直す、伝言をお願いする、折り返しをお願いする方法から、用件と相手の状況に合うものを選びます。

この記事では、自分から電話をかける場面に絞って、名乗りから通話後の確認までを紹介します。例文は説明用の架空の場面です。【　】の部分は確認した内容に置き換え、不要な部分は省いてください。

電話をかける場面別の早見表

電話前に、用件と確認したいことを整理する

最初に「何のために電話するのか」を一文にします。「見積書の内容を確認したい」「打ち合わせの日程を相談したい」など、相手にお願いしたいことまで整理しておきましょう。

• 連絡先：相手の会社名、窓口、必要な部署名・氏名、確認できた電話番号。
• 用件：何について、何を確認・相談・依頼したいのか。
• 確認済みの情報：受け取った資料、これまでの連絡、決まっている条件。
• 確認したい点：不明な内容、自分では決められないこと。
• 手元の資料：該当のメール、見積書、注文内容、メモなど。

すべての電話で全項目をそろえる必要はありません。用件に必要なものだけ選びます。担当者がわからない場合は、正式に案内されている窓口へ、用件に合う担当部署を尋ねましょう。

発信する時間は、案内されている受付時間、相手と決めた予定、所属先の運用を確認します。つながらない場合も、決まった回数まで鳴らし続けるといった一律の基準ではなく、緊急度や連絡方法に応じて判断してください。

受付への名乗りと、担当者への用件の伝え方

受付につながったら、名乗って取り次ぎをお願いする

この例の前提：相手の代表番号へ電話し、受付が対応しています。担当者は営業部の佐藤様と確認できています。

先に確認すること：部署・氏名と、受付に伝えてよい用件の範囲。

使用条件・注意点：継続取引のある会社への例です。初めて連絡する会社なら「初めてお電話いたします。株式会社〇〇の田中と申します」と始めてもよいでしょう。取り次ぎをお願いした段階では、担当者につながることは確定していません。

受付には、取り次ぎに必要な範囲の用件を伝えます。本人確認が必要な内容、個人情報、契約の詳しい条件などは、対応する相手と開示してよい範囲を確認してから話してください。

受ける側の名乗りや取り次ぎ、不在対応も確認したい方は、電話対応の基本マナー・敬語フレーズをまとめた記事をご覧ください。

担当者につながったら、都合を確認して用件に入る

この例の前提：継続取引先の佐藤様につながり、受け取った見積書について確認したい場面です。

先に確認すること：対応している本人の名前、手元の見積書、確認したい箇所。

使用条件・注意点：受付で名乗っていても、担当者には改めて名乗ります。相手が名乗っていない場合は「佐藤様でしょうか」と確認します。「ただいまお時間よろしいでしょうか」など、関係や用件に合う言い方でも構いません。

初めて話す担当者には「初めてお電話いたします。株式会社〇〇の田中と申します。【用件】についてご相談したいのですが、今お話ししてもよろしいでしょうか」と、連絡の目的も添えます。

用件は目的→必要な背景→確認・依頼したい点の順に伝えます。項目が複数あるなら、先に「確認したいことがいくつかございます」と伝え、一つずつ返答を聞きましょう。

「内容はわかりました」という返事だけでは、依頼を承諾したとは判断できません。作業をお願いする場合は、対応できるか、条件や予定はどうなるかを別に確認します。

相手が忙しいときは、再連絡の予定を相談する

この例の前提：担当者本人から、今は話せないと伝えられました。

先に確認すること：自分が再連絡できる時間と、用件の緊急度。

使用条件・注意点：希望を伝えただけの段階では「その時間に連絡する約束ができた」と記録しません。予定が決まらなければ「再連絡予定は未定」と残し、別の連絡方法を相談します。受付が教えてくれた戻り予定も、担当者本人が電話できる予定とは別です。

担当者が不在なら、かけ直し・伝言・折り返しを選ぶ

こちらで再連絡できるならかけ直し、連絡した事実や簡単な情報を届けたいなら伝言、担当者からの連絡が必要なら折り返しをお願いします。急ぎの場合は、理由と希望する期限を伝え、別の対応可能な窓口があるか相談してください。

こちらからかけ直す場合

この例の前提：担当者が不在で、こちらから改めて連絡できます。

先に確認すること：連絡可能な窓口や時間について案内があるか。

使用条件・注意点：受付が時間を把握していなければ、無理に予定を求めません。戻り予定を聞いても、会議や別の対応が入る可能性があるため、その時刻につながるとは考えないようにします。

伝言をお願いする場合

この例の前提：受付に、電話した事実と簡単な用件を担当者へ伝えてもらいたい場面です。

先に確認すること：伝言を受け付けてもらえるか、折り返しが必要か。

使用条件・注意点：こちらから再連絡し、折り返しを求めない場合の例です。受付が伝言を預かったことと、担当者が読んだこと・依頼を了承したことは別です。伝言だけで業務上の決定が済んだとは扱いません。

折り返しをお願いする場合

この例の前提：担当者からの連絡が必要で、受付に折り返し依頼を預けます。

先に確認すること：折り返し先の番号、対応できる時間、受付に伝えてよい用件。

使用条件・注意点：時間帯は希望として伝えます。受付が依頼を預かっても、担当者がその時間に電話すると約束したことにはなりません。必要に応じて番号や伝言内容を確認し、記録には「受付へ折り返しを依頼。担当者への伝達・連絡予定は未確認」と残します。

担当者に依頼が届いたことを確認できたら、その事実を追記します。さらに担当者本人、または予定を調整できる窓口と連絡日時が合意できた場合に限り、「【合意した連絡予定】」として記録しましょう。

回答期限がある場合も、「【理由】のため【希望する回答期限】までに確認したいのですが、ご対応は可能でしょうか」と相談します。希望した期限と、相手が引き受けた期限を分けて扱ってください。

自分から折り返すときは、以前の連絡と結び付ける

この例の前提：佐藤様から電話をいただいたとの伝言を受け取り、こちらからかけ直します。

先に確認すること：伝言にある会社名・氏名・用件・連絡先。番号だけの着信で相手が不明なら、取引先だと決めつけません。

使用条件・注意点：本人が直接出た場合は、必要に応じて名前を確認してから名乗ります。用件が伝言にない場合は「ご用件を伺ってもよろしいでしょうか」と尋ね、内容を推測して話し始めないようにします。

途中で答えられないことが出たら、確認先と未定事項を伝える

この例の前提：通話中に質問を受けましたが、資料だけでは判断できず、社内確認が必要です。

先に確認すること：何が不明か、誰に確認できるか、自分が連絡を担当できるか。

使用条件・注意点：自分が確認と連絡を担当できる場合の例です。担当できるか不明なら、まず社内の担当窓口を確認します。確認先も不明なときは、部署名を作らず「まず社内の確認先を調べます」と伝えてください。

連絡予定を決めるときは、最終回答をするのか、確認中であることを知らせる経過連絡なのかを明確にします。最終回答の予定が立たなくても、実行できる経過連絡の予定は相談できます。

「確認したら必ず対応できます」という言い方は、未確認の結論を約束してしまいます。「対応できるか確認します」への変更は単なる丁寧な言い換えではなく、まだ決まっていない約束を取り除く訂正です。また、回答することと作業が完了することも分けて伝えましょう。

番号違い・聞き取れない・通話が切れたときの短い例

番号を間違えた場合

前提・先に確認すること：相手の返答で、かける先を間違えたとわかった場面です。

注意点：通話後に、手元の案内と入力した番号を確認します。相手の個人情報を聞いて、目的の相手を探そうとする必要はありません。

名前や内容を聞き取れなかった場合

前提・先に確認すること：相手の発言の一部を聞き取れず、確認が必要です。何を聞き直したいかを絞ります。

注意点：回線不良と確認できていなければ、「お電話が遠い」と理由を置き換えません。数字や日付は「【聞き取った内容】でよろしいでしょうか」と具体的に確認します。

通話が途中で切れた場合

前提・先に確認すること：こちらからかけた通話が途切れました。かけ直す前に、すでに再連絡方法を決めていなかったか確認します。

注意点：切れた原因や相手の意図は決めつけません。双方が同時にかけ直すこともあるため、つながらなければ連続して発信し続けず、合意していた方法や所属先の運用に沿って連絡します。

終話前に、決まったことと次の対応を確認する

電話を終える前に、決定事項、相手にお願いした内容、自分が行う作業、未定事項を短く確認します。長い会話をそのまま繰り返す必要はありません。

この例の前提：相手が資料の再送を引き受け、自分は受領後に内容を確認することになりました。回答予定は未定です。

先に確認すること：再送を実際に承諾してもらえたか、送付先、予定について合意があるか。

使用条件・注意点：相手が引き受けていない作業を決定事項として読み上げないようにします。経過連絡や再連絡の予定を合意した場合は、その内容も確認してください。

先に切る側をすべての電話で固定せず、所属先の運用や相手とのやり取りに沿って終話します。まだ相手が話していないか確かめ、終了の挨拶を交わして静かに操作しましょう。

通話後は、記録と必要な確認を行う

通話後は、日時、話した相手、用件、決まったこと、自分と相手の作業、未定事項を必要な範囲で記録します。予定を残す場合は、希望・依頼中・合意済みのどの段階かも書き分けてください。

たとえば「資料の再送を依頼した。了承は未確認」と「資料の再送を了承いただいた」では、次に確認することが異なります。折り返しを受付に依頼しただけなら、担当者と予定を合意したようには記録しません。

金額、日程、作業範囲などを文面で残す必要がある場合は、相手と連絡方法を相談し、メールで確認する方法もあります。すべての電話の後にメールを送る必要はありません。

この例の前提：通話で確認できた内容をメールで共有することになりました。

先に確認すること：送付先、共有してよい情報、合意した内容と未定の内容。

使用条件・注意点：該当する項目だけを使い、依頼中のことは「依頼中・了承未確認」と書きます。このメールを送ったことや、返事がないことだけで、相手の承諾が得られたとは扱いません。

電話前・終話前・通話後のチェックリスト

電話前

• 連絡先と担当者を確認したか。
• 目的と確認したい点を短く整理したか。
• 必要な資料とメモを用意したか。

終話前

• 依頼したことと、了承されたことを分けたか。
• 自分と相手の次の作業を確認したか。
• 合意した予定と、まだ未定の部分を確認したか。

通話後

• 決定事項・依頼中の内容・未定事項を記録したか。
• 必要な社内確認や共有に進めたか。
• 約束した連絡や作業を、予定として管理したか。

電話が難しいと感じる理由は、準備や経験だけではありません。聞き取りやすさ、周囲の音、用件の複雑さ、業務量なども関係します。負担が大きいときは、話す項目を手元に置くことに加え、静かな場所や適切な機器、確認を手伝ってもらえる体制、メールなどの連絡方法を相談してみてください。

自分から電話をかけるときは、用件を整理する→名乗る→相手の都合を確認する→必要なことを話す→次の対応を確認するという流れを、手元の確認用として使いましょう。