【完全版】ビジネスメールの基本構成と正しい書き方｜初心者でも失礼なく伝わる例文集

「ビジネスメールの書き方が分からない」「失礼になっていないか不安」

社会人になったばかりの方や、久しぶりにメール業務を任された方から、このような悩みは非常によく聞かれます。

ビジネスメールは、単なる連絡手段ではありません。

あなたの印象・会社の信用・仕事の評価までも左右する、重要なビジネスツールです。

しかし実際には、「なんとなく見よう見まね」で書いている人が多く、基本構成や正しい書き方を体系的に学ぶ機会はあまりありません。

そこで本記事では、

• ビジネスメールの基本構成
• 初心者でも迷わない正しい書き方
• そのまま使える具体的な例文
• やりがちなNG表現・マナー違反
  までを、完全初心者向けに丁寧に解説します。

「これさえ押さえれば安心」と言える内容を、実務で使える形でまとめていますので、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスメールとは？初心者が最初に知るべき基本

ビジネスメールを書くうえで、いきなり「型」や「例文」から覚えようとすると、なぜその表現が必要なのか分からず、応用が効かなくなります。

まずは、ビジネスメールとは何か・なぜ重要なのかを理解することが大切です。

この章では、

• ビジネスメールの役割
• 私用メールとの違い
• なぜメール一通で評価が変わるのか
  といった基本を、初心者向けに分かりやすく解説します。

ビジネスメールの役割と重要性

ビジネスメールの最大の役割は、正確な情報を、相手に失礼なく伝えることです。

単に用件を伝えるだけでなく、以下のような役割も担っています。

• 相手との信頼関係を築く
• 仕事を円滑に進める
• 自分や会社の印象を良くする

たとえば、同じ依頼内容でも

• 丁寧で分かりやすいメール
• ぶっきらぼうで要点が分かりにくいメール

では、相手の受け取り方が大きく変わります。

ビジネスメールは「文章力」ではなく、基本ルールを守れるかどうかが最も重要なのです。

私用メールとの違い

初心者が最もつまずきやすいのが、私用メールとの混同です。

ビジネスメールには、私用メールにはない特徴があります。

私用メール	ビジネスメール
形式自由	基本構成がある
省略・絵文字OK	省略・絵文字NG
感情重視	事実・要件重視

❌ NG例（私用感覚）

お疲れ様です！

資料見ました！了解です😊

⭕ OK例（ビジネス）

お世話になっております。

資料を拝見いたしました。

問題ございません。

ビジネスメールでは、誰が読んでも同じ意味に伝わる表現が求められます。

ビジネスメールで評価が決まる理由

ビジネスメールは、相手があなたを判断する数少ない材料のひとつです。

特に以下の点がチェックされています。

• 基本的なマナーが守れているか
• 相手への配慮が感じられるか
• 仕事ができそうか

たとえば、誤字脱字が多いメールや、要件が分かりにくいメールは、
「この人に仕事を任せて大丈夫だろうか？」
という不安につながります。

逆に、簡潔で丁寧なメールは、それだけで信頼感を与えます。

ビジネスメールは、誰でもすぐ改善できる評価ポイントなのです。

社会人として押さえておきたい基本マナーについては、
👉 [社会人の基本マナー完全ガイド]
もあわせて参考にしてください。

ビジネスメールの基本構成【これだけ覚えればOK】

ビジネスメールが苦手だと感じる最大の理由は、「何から書けばいいのか分からない」ことにあります。

しかし実は、ビジネスメールには誰でも使える決まった基本構成があり、この順番に沿って書くだけで、失礼のないメールが完成します。

この章では、初心者がまず覚えるべき
「件名 → 宛名 → 挨拶 → 本文 → 結び → 署名」
という基本構成を、一つひとつ丁寧に解説します。

例文も交えながら説明するので、読み終えたころには「型通りに書けば大丈夫」と自信が持てるようになります。

件名｜メールの第一印象を決める重要ポイント

件名は、相手が最初に目にする部分です。

ここが分かりにくいと、メールを開いてもらえない、後回しにされるといったことが起こります。

件名の基本ルール

• 内容が一目で分かる
• 具体的に書く
• 長すぎない（30文字前後）

❌ NG例

件名：ご連絡

件名：お疲れ様です

⭕ OK例

件名：【ご確認のお願い】〇〇資料について

件名：【ご報告】〇月〇日の打ち合わせ結果

【】を使って要件を明示すると、非常に親切です。

宛名｜必ず最初に書く基本マナー

件名の次に書くのが宛名です。

宛名を省略したり、間違えたりすると、それだけで失礼にあたります。

基本の書き方（社外）

株式会社〇〇

営業部
山田 太郎 様

社内の場合

山田さん

〇〇部長

※社外の方には必ず「様」、社内の上司には役職名を使います。

冒頭の挨拶｜定型文でOK

冒頭の挨拶は、季節の挨拶や近況を書く必要はありません。

ビジネスメールでは、定型表現を使うのが基本です。

よく使われる冒頭文

• お世話になっております。
• いつも大変お世話になっております。

初めての相手の場合

初めてご連絡差し上げます。

株式会社〇〇の△△と申します。

冒頭文は短く・シンプルで問題ありません。

本文（用件）｜結論から書くのが基本

本文では、結論 → 理由 → 補足の順で書くと、非常に読みやすくなります。

悪い例（回りくどい）

先日の件ですが、社内で検討した結果、さまざまな意見がありまして…

良い例（結論から）

先日の件につきまして、下記の通りご報告いたします。

結論としては、〇〇の方向で進めさせていただければと存じます。

忙しい相手の時間を奪わないことが、ビジネスメールでは重要です。

結びの言葉｜丁寧に締めくくる

本文の最後には、必ず結びの言葉を入れます。

これがあるだけで、メール全体が丁寧な印象になります。

よく使う結び

• 何卒よろしくお願いいたします。
• ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
• 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

2-6 署名｜名刺代わりになる重要要素

署名は、メールの名刺です。

毎回手入力せず、定型文として登録しておきましょう。

署名の例

――――――――――――――
株式会社〇〇
営業部
山田 太郎
TEL：00-0000-0000
MAIL：xxxx@xxxx
――――――――――――――

社外メールでは、会社名・部署・連絡先を必ず入れます。

署名の作り方や便利なテンプレートについては、
👉 [ビジネスメール署名の正しい作り方と例文集]
も参考にすると便利です。

【超重要】件名・冒頭文の正しい書き方と例文

ビジネスメールにおいて、件名と冒頭文は「読まれるかどうか」を決める最重要ポイントです。

どんなに内容が良くても、件名が分かりにくければ開封されず、冒頭文が雑だと「失礼な印象」を与えてしまいます。

特に初心者の方は、「とりあえず書いた件名」「毎回同じ冒頭文」になりがちですが、ここを少し意識するだけで、メールの評価は大きく変わります。

この章では、開封されやすい件名の付け方と、相手・状況別の正しい冒頭文を、具体例とNG例を交えて詳しく解説します。

開封される件名の書き方【基本ルール】

件名の役割は、「何のメールか」を一瞬で伝えることです。

相手は1日に何十通ものメールを受け取るため、分かりにくい件名は後回しにされがちです。

件名作成の3原則

1. 要件を具体的に書く
2. 【】で目的を明示する
3. 30文字前後にまとめる

❌ NG例

件名：ご連絡

件名：確認の件

⭕ OK例

件名：【ご確認のお願い】〇〇資料の修正について

件名：【日程調整】〇月〇日の打ち合わせの件

「お願い」「ご報告」「日程調整」など、行動が分かる言葉を入れるのがコツです。

NGな件名例と改善ポイント

初心者がやりがちなNG件名には、共通点があります。

よくあるNGパターン

• 内容が抽象的
• 感情的・私用感覚
• 長すぎて要点が不明

❌ NG例

件名：お疲れ様です！

件名：先日の件についてのご相談の件

⭕ 改善例

件名：【ご相談】先日の打ち合わせ内容について

「件についての件」などの重複表現も避けましょう。

冒頭文の基本｜まずは定型表現でOK

冒頭文で悩む必要はありません。

ビジネスメールでは、定型文を使うことがマナーです。

社内・社外共通で使える冒頭文

お世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

この2文をセットで使えば、ほとんどの場面に対応できます。

初対面・久しぶりの相手への冒頭文

相手との関係性によって、冒頭文は少し変えます。

初めて連絡する場合

初めてご連絡差し上げます。

株式会社〇〇の△△と申します。

久しぶりに連絡する場合

ご無沙汰しております。

株式会社〇〇の△△でございます。

状況に合った一言を添えるだけで、丁寧な印象になります。

社内・社外で使い分ける冒頭文例

社内メール

お疲れ様です。

〇〇部の△△です。

社外メール

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

社外では必ず「お世話になっております」を使うのが基本です。

件名や冒頭文とあわせて、
👉 [季節の挨拶・時候の挨拶の正しい使い方一覧]
も知っておくと、より丁寧なビジネスメールが書けます。

本文（用件）の書き方｜伝わる文章構成のコツ

ビジネスメールで最も重要なのが「本文（用件）」です。

件名や挨拶が整っていても、本文が分かりにくければ、相手に負担をかけてしまいます。

特に初心者の方は、「丁寧に書こう」とするあまり、回りくどくなったり、要点が見えなくなったりしがちです。

ビジネスメールの本文では、分かりやすさ・簡潔さ・正確さが何よりも優先されます。

この章では、誰でもすぐ実践できる

• 結論から書く方法
• 読みやすい文章構成
• 箇条書きの正しい使い方

を、具体例とNG例を交えて詳しく解説します。

結論から書く理由｜「結論ファースト」が基本

ビジネスメールでは、結論を最初に書くのが鉄則です。

なぜなら、相手は忙しく、すべての文章を丁寧に読めないことが多いからです。

❌ NG例（結論が遅い）

先日の打ち合わせについて、社内で検討を重ねた結果、
さまざまな意見が出ましたので共有いたします。

⭕ OK例（結論ファースト）

先日の打ち合わせの件につきまして、
〇〇の方向で進めることが決定しました。

最初に結論を書くことで、相手は内容をすぐに理解できます。

読みやすい文章のルール【初心者向け】

読みやすいビジネスメールには、共通するルールがあります。

読みやすくする3つのポイント

1. 1文を長くしすぎない
2. 適度に改行を入れる
3. 専門用語・略語を多用しない

改善前

今回ご依頼いただいた件についてですが、社内で検討したところ対応可能との判断になりましたので今後の進め方についてご連絡いたします。

改善後

今回ご依頼いただいた件につきまして、
社内で検討した結果、対応可能との判断になりました。

今後の進め方について、下記の通りご案内いたします。

改行を入れるだけで、印象は大きく変わります。

箇条書きの正しい使い方｜情報整理の基本

複数の情報を伝える場合は、箇条書きを使うのがおすすめです。

文章でダラダラ書くよりも、圧倒的に理解しやすくなります。

箇条書きの例

今後のスケジュールは以下の通りです。
・〇月〇日：資料提出
・〇月〇日：ご確認
・〇月〇日：最終決定

注意点

• 箇条書きの前に説明文を入れる
• 項目数は3〜5個程度に抑える

読み手の負担を減らすことが、ビジネスメールでは最重要です。

丁寧さを出すクッション言葉の使い方

依頼・お願い・断りの場面では、クッション言葉を使うと印象が柔らかくなります。

よく使うクッション言葉

• 恐れ入りますが
• お手数ですが
• 差し支えなければ

例文

恐れ入りますが、〇月〇日までにご確認いただけますでしょうか。

直接的すぎる表現を避けることで、相手との関係を良好に保てます。

本文でやってはいけないNG例

初心者がやりがちなNGも押さえておきましょう。

❌ NGポイント

• 感情的な表現を入れる
• 曖昧な言い回し
• 結論が分からない文章

❌ NG例

できれば早めに対応してもらえると助かります。

⭕ 改善例

恐れ入りますが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。

ビジネス文章全般の書き方については、
👉 [伝わるビジネス文章の書き方完全ガイド]
もあわせてご覧ください。

シーン別｜すぐ使えるビジネスメール例文集

ビジネスメールは「理屈は分かったけれど、実際にどう書けばいいか分からない」という声が非常に多い分野です。

そこでこの章では、実務で特に使用頻度の高い4つのシーンに絞り、そのまま使える例文を紹介します。

例文はすべて

• 失礼にならない
• 初心者でも安全
• 社内・社外で応用可能

な形で設計しています。

迷ったときは、この章をテンプレート集として何度でも見返せる構成になっています。

依頼メールの例文

ポイント

• 結論を先に
• クッション言葉を入れる

例文（社外）

件名：【ご依頼】〇〇資料作成のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

恐れ入りますが、下記内容につきまして
ご対応いただくことは可能でしょうか。

【依頼内容】
・〇〇資料の作成
・提出期限：〇月〇日

お忙しいところ恐縮ですが、
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――
署名
――――――――

5-2 お礼メールの例文

例文

件名：【御礼】本日の打ち合わせのお礼

〇〇様

本日はお忙しい中、
お時間をいただき誠にありがとうございました。

〇〇様のお話を伺い、
今後の進め方について理解が深まりました。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

――――――――
署名
――――――――

5-3 お詫びメールの例文

ポイント

• 言い訳しない
• 事実＋謝罪＋対応策

例文

件名：【お詫び】〇〇の件について

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

この度は、〇〇につきまして
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

現在、原因を確認のうえ、
再発防止に努めております。

重ねてお詫び申し上げます。

――――――――
署名
――――――――

5-4 催促・返信メールの例文

例文

件名：【ご確認のお願い】〇〇の件

〇〇様

お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。

先日お送りした件につきまして、
念のためご連絡差し上げました。

恐れ入りますが、
ご確認いただけますと幸いです。

――――――――
署名
――――――――

他のシーン別例文については
👉 [ビジネスメール例文まとめ【保存版】]
もあわせてご活用ください。

【保存版】ビジネスメールNG集｜初心者がやりがちな失敗

正しい書き方を知るのと同じくらい重要なのが、「やってはいけない表現」を知ることです。

初心者のビジネスメールは、内容以前に「印象」で損をしているケースが非常に多く見られます。

ここでは、実際によくあるNG例を挙げながら、
「なぜダメなのか」「どう直せばいいのか」を具体的に解説します。

失礼に見えるNG表現

❌ NG

了解です
すみません

⭕ OK

承知いたしました
申し訳ございません

読みにくいメールの特徴

• 改行がない
• 1文が長すぎる
• 要点が不明

👉 「相手が読む文章」であることを忘れないのが重要です。

意外と知らないマナー違反

• 件名なし
• 署名なし
• CC・BCCの誤用

敬語の間違いをまとめた
👉 [間違えやすいビジネス敬語一覧]
も必ず確認しておきましょう。

投稿を表示

よくある質問（Q&A）【初心者の疑問を完全解消】

ビジネスメールは基本構成を理解していても、実際の業務では「これってマナー的に大丈夫？」「失礼にならない？」と迷う場面が多くあります。

特に新人や社会人1年目の方にとっては、送信時間・返信スピード・敬語・CCの使い方など、細かな判断が難しいポイントです。

この章では、検索でも実際に多い「ビジネスメールの疑問」を厳選し、
なぜそうするのかという理由と、すぐ使えるテンプレート例文をセットで解説します。

迷ったときに見返せる「実務の判断基準」として活用してください。

Q1. メールは何時に送るのが正解ですか？

A. 原則は営業時間内（9時〜18時）に送るのが基本です。

ビジネスメールは、相手の業務時間を配慮するのがマナーです。

深夜や早朝に送ると、「時間感覚がずれている」「急ぎなのか分からない」と誤解されることがあります。

やむを得ず夜間に作成した場合は、送信予約や翌朝送信を活用しましょう。

テンプレート例文（時間配慮）

※翌営業日のご確認で問題ございません。

お時間のある際にご確認いただけますと幸いです。

Q2. 即レスは必要ですか？

A. 即レスが理想ですが、難しい場合は“一報”を入れるのが正解です。

すぐに回答できない場合でも、
「確認した」「後ほど対応する」という連絡があるだけで、相手は安心します。

テンプレート例文（一次返信）

ご連絡ありがとうございます。

内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。

少々お時間をいただけますと幸いです。

Q3. CCとBCCの違いは何ですか？

A. CCは「共有」、BCCは「他の受信者に見せない共有」です。

• CC：関係者への情報共有
• BCC：相手に知られずに送信（メルマガ・個人情報配慮）

社外メールでBCCを使う場合は、特に慎重に判断しましょう。

テンプレート例文（CC説明）

※関係者各位をCCにて共有しております。

Q4. 社内メールは簡単でいいですか？

A. 簡潔で問題ありませんが、最低限の礼儀は必要です。

社内メールでも、

• 件名
• 宛名
• 簡単な挨拶

は省略しすぎないようにしましょう。

テンプレート例文（社内）

お疲れ様です。
〇〇部の△△です。


下記の件、ご確認をお願いいたします。

Q5. 絵文字や顔文字は使ってもいいですか？

A. 原則としてビジネスメールではNGです。

特に社外メールでは、

• 軽い印象
• 公私混同

と受け取られる可能性があります。

社内でも、相手との関係性が明確でない場合は避けましょう。

Q6. 添付ファイルを送るときのマナーは？

A. 必ず本文で「何のファイルか」を説明します。

ファイルだけを添付するのは不親切です。

内容・ファイル名・確認ポイントを簡潔に書きましょう。

テンプレート例文

本メールに、〇〇資料（PDF）を添付いたしました。

恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

Q7. 返信時は全文引用するべきですか？

A. 基本は引用し、不要な部分は削除するのがマナーです。

全文引用のまま返信すると、メールが長くなり読みづらくなります。

必要な箇所だけ残すのが親切です。

テンプレート例文

下記の件につきまして、ご回答いたします。

Q8. 敬語に自信がないときはどうすればいいですか？

A. 無理に言い換えず、定型表現を使うのが最も安全です。

複雑な敬語よりも、
「お世話になっております」「恐れ入りますが」
などの定型表現を使いましょう。

安全な定型表現例

• 承知いたしました
• 差し支えなければ
• ご確認のほどよろしくお願いいたします

Q9. メールが長文になりそうなときは？

A. 箇条書きを使って情報を整理しましょう。

文章が長くなると、要点が伝わりにくくなります。

テンプレート例文

以下3点についてご確認ください。

・〇〇
・△△
・□□

Q10. 迷ったときの最終判断基準は？

A. 「相手が読みやすいか」を基準にしてください。

自分本位ではなく、

• 分かりやすいか
• 失礼に感じないか
• 行動しやすいか

を意識して読み返すことが重要です。

Q11. ビジネスメールで一番大切なことは何ですか？

A. 正確さと相手への配慮です。

丁寧すぎる文章よりも、
分かりやすく・失礼がないことが最優先です。

意識したい一文

相手の立場で読み返し、誤解がないか確認する

まとめ｜ビジネスメールは「型」を覚えれば怖くない

ビジネスメールは、センスや文章力ではなく、基本構成とマナーを守れるかどうかで評価が決まります。

今回紹介した「型」を覚えれば、初心者でも失礼のないメールを書くことは十分可能です。

本記事は、

• 基本構成
• 書き方のコツ
• 豊富な例文
• NG集・Q&A

まで網羅した保存版ガイドです。

迷ったときは、ぜひ何度でも読み返してください。