メールやチャットで報告した案件について、上司から「聞いてない」と言われると、その場でどう返せばいいか迷いますよね。送信履歴を確認できているなら、いつ、どの手段で共有したかを短く伝え、元の報告を確認できる形で送り直しましょう。
送信履歴を確認できているとき
〇日にメールで共有した件です。該当のメールをこのあとお送りします。
上司宛ての送信履歴があり、元の報告を確認してもらいたいときに使えます。
急ぎで要点を伝えるとき
先に要点をお伝えします。〇〇は対応済みで、△△の確認が必要です。前回の共有内容も、このあとお送りします。
会議の途中や、次の作業を進めるために上司の判断が必要な場面で使いやすい一言です。
上司に「聞いてない」と言われたときの返し方
送信履歴で確かめられるのは、送信日時や宛先、送った内容です。上司が読んだかどうかは、送信履歴だけでは分かりません。返すときは、確認できた事実と、いま相手に必要な情報を伝えましょう。
上司と二人で話しているとき
展示会の見積もりの件ですね。12日にメールでお送りしています。見積書は受領済みで、現在は搬入費の内訳を確認中です。元のメールもこのあとお送りします。
どの案件かを確かめてから、報告日と現状を伝えます。送り直すときに元の件名を残しておくと、上司もメールを見つけやすくなります。
会議など、人前で言われたとき
先に現在の状況をお伝えします。見積書は届いていて、搬入費の内訳を確認中です。前回の報告内容は、会議後に個別にお送りします。
会議中は、その場の判断に必要な情報を先に伝えます。会議後に上司へ個別に連絡し、前回の送信日時と元の報告を共有しましょう。
チャットで言われたとき
展示会の見積もりについて、12日10時ごろにこのチャンネルで共有しました。該当の投稿はこちらです。［投稿へのリンク］
現在は搬入費の内訳を確認中で、分かり次第こちらでお知らせします。
投稿へのリンクは、上司が閲覧できる場合に添えます。閲覧できない場合は、共有できる範囲で元の報告の要点を返信に入れると、その場で確認してもらえます。
報告済みの内容を再共有するメール例文3つ
冒頭に案件名と再共有の用件を書き、その下に前回の連絡と現在の状況を添えます。上司の判断が必要なら、何をいつまでに確認してほしいかも書いておきましょう。
1．元の報告メールを転送するとき
件名 【再共有】展示会の見積書受領のご報告
佐藤課長
お疲れさまです。営業企画の山田です。
先ほどお話しした展示会の見積もりについて、12日にお送りした報告メールを下に転送します。見積書は受領済みで、現在は搬入費の内訳を先方に確認しています。内訳が分かり次第、改めてお知らせします。
よろしくお願いいたします。
営業企画 山田［ここに元の報告メールが入ります］
元の報告が長いときも、転送文の上に現状を一文添えると読みやすくなります。元の資料も確認してもらう場合は、送信前に添付されているか確かめましょう。
2．チャットの報告内容をメールで送り直すとき
件名 【再共有・ご確認のお願い】展示会の配布資料の印刷部数
佐藤課長
お疲れさまです。営業企画の山田です。
12日10時ごろに社内チャットの「展示会準備」チャンネルで共有した、配布資料の印刷部数についてお送りします。前回は、来場見込みが80名で、予備を含めて100部を印刷する案を共有しました。現在は原稿が確定し、印刷部数が決まり次第、発注できる状況です。
13日正午の発注締切に間に合うよう、13日11時までに、100部で進めてよいかお知らせいただけますでしょうか。
元の投稿 ［閲覧できる投稿へのリンク］
よろしくお願いいたします。
営業企画 山田
上司が投稿を開けるか分からない場合も、前回の報告の要点を本文に書いておけば、メールだけで確認できます。判断や承認をお願いする文面は、上司へのメール例文集｜依頼・報告・謝罪・お礼の書き方でも紹介しています。
3．前回の報告後に状況が変わったとき
件名 【再共有・日程更新】展示会の資材の納品予定
佐藤課長
お疲れさまです。営業企画の山田です。
展示会で使う資材の納品予定について、12日にメールでご報告した内容と、その後の変更点をお送りします。前回の報告
資材は18日午前に納品予定とお伝えしました。12日付の報告メールを下に転送します。今回の変更点
本日、先方から18日15時の納品になると連絡がありました。受け取り場所は1階の搬入口です。ご確認いただきたいこと
当日の担当表を更新するため、17日15時までに、18日15時の受け取りを私が担当してよいかご確認いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。
営業企画 山田［ここに元の報告メールが入ります］
前回の報告と今回の変更点を分けて書くと、転送元のメールを読んだ上司も、どの予定が最新か確認しやすくなります。
その場で報告の記録を確認できないとき
口頭で伝えた記憶があるときや、送信履歴をすぐに開けないときは、現在分かっていることから伝えられます。
共有した経緯を確認します。先に、現在の状況をお伝えします。見積書は届いており、搬入費の内訳を確認中です。
口頭でのやり取りは、手元のメモや会議記録があれば確認します。日時を確かめられない場合でも、現状と次に必要な対応はメールで共有できます。
送信履歴を確認し、前回のメールの宛先に上司が入っていなかったと分かった場合は、その経緯を短く添えて現状を伝えます。
前回のメールは担当チーム宛てでしたので、課長にも現状を共有します。展示会の見積書は届いており、現在は搬入費の内訳を確認中です。
角が立ちやすい言い方と、確認しやすい言い換え
「前にも言いましたよね」の言い換え
12日の打ち合わせでお伝えした件です。いまの進捗もあわせてお伝えします。
「メールを見ていませんか？」の言い換え
12日にお送りした「展示会の見積書受領のご報告」のメールです。すぐに確認できるよう、このあと転送します。
「ちゃんと報告しました」の言い換え
12日の午前に社内チャットで、見積書が届いたことを共有しました。該当の投稿をお送りします。
日時や連絡手段は、確認できた範囲で伝えましょう。メールの件名や投稿へのリンクがあると、上司も元の報告を確認しやすくなります。
まとめ｜元の報告と現在の状況を伝える
「聞いてない」と言われてすぐに言葉が出てこないときは、「先に要点をお伝えします」の一言から始めてみてください。前回の報告は、送信日時や宛先を確かめてから共有できます。送り直すときは、元の報告に現状を添え、判断が必要な場合は確認してほしい点と期限を伝えましょう。