就職活動の印象を左右する「お礼メール」。

面接直後・翌日・選考結果通知後など、送るタイミングごとに適切な文面や件名のマナーが異なります。

本記事では、採用担当者に好印象を与えるための文例をタイミング別に紹介。

NG例や添付資料の注意点まで、コピペOKのテンプレートで誰でもすぐに実践できます。

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就活メールの読み飛ばされないための工夫とは？

就職活動では、採用担当者は日々大量のメールを受け取ります。

どれほど内容が優れていても、件名が曖昧だったり無機質だったりすると重要度が低いと判断され、後回しにされがち。

採用担当者が最初に目にするのは件名。

ここを制すれば本文を読ませるハードルが一気に下がります。

具体的なキーワード配置や大学名・氏名の入れ方、面接日・ポジション名の併記のコツを解説します。

面接直後に送る就活お礼メールのポイント

面接直後の熱量をそのままメールに乗せることで、行動力と誠意を同時に伝えましょう。

面接終了後24時間以内、できれば当日中に送ることで熱意と行動力を示せます。

送信タイミングとベストプラクティス

  • 目安：面接終了から2～3時間以内に下書きを作り、その日の業務時間内（18:00までが無難）に送信。
  • 退室後すぐロビーやカフェで下書き→帰路の電車内で最終チェック→送信すると効率的。

件名の付け方

件名：【お礼】本日の一次面接のお礼（○○大学 △△）

ポイント

  1. 【お礼】を先頭に置き、趣旨を瞬時に伝達。
  2. 面接ステージ（一次/最終など）と日付・氏名をセットで。
  3. 同社で複数ポジション応募の場合は職種も記載。

本文テンプレート

○○株式会社
人事部　△△様

本日○○時より一次面接のお時間を頂戴しました、
○○大学□□学部の▲▲と申します。

ご多忙のところ面接のお時間を賜り、誠にありがとうございました。


貴社の「□□プロジェクト」における
顧客志向を徹底した開発プロセスのお話が特に印象的でした。


私は大学での◯◯研究を通じてユーザー視点での
課題解決力を培ってきましたので、
貴社でその経験を活かしたいと一層強く感じております。

末筆ながら、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
○○大学□□学部▲▲研究室
氏名：山田 太郎（やまだ たろう）
電話：080-1234-5678
メール：taro.yamada@example.com
――――――――――――――――

よくあるミスとNG例

NG例問題点
件名：こんにちは用件が不明瞭。ビジネスメールでは避ける。
本文冒頭が「お疲れ様です」社外メールでは「お世話になっております」が適切。
結びが「よろしくです！」カジュアルすぎて礼節を欠く。

面接翌日に送る就活お礼メールのポイント

何らかの事情で当日中に送れなかった場合でも、翌日午前中なら失礼には当たりません。

ただし理由を簡潔に説明し、熱意を補強する内容追加が無難です。

件名例

件名：【お礼】昨日の最終面接のお礼（○○大学 △△）

本文テンプレート

○○株式会社
人事部　△△様

昨日はお忙しい中、最終面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。


本来であれば当日中にお礼をお伝えすべきところ、
大学の講義試験対応により遅くなりましたことをお詫び申し上げます。

面接で伺った「グローバル展開に向けた海外拠点の課題」について、
帰宅後に改めて市場動向を調査いたしました。


貴社が掲げる◯◯戦略に対し、
私の留学経験と◯◯インターンでの実務経験が
どのように貢献できるか、さらに具体的なアイデアを整理いたしました。


添付のPDFに要点をまとめておりますので、
ご査収いただけますと幸いです。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
（署名）
――――――――――――――――

添付資料を送る際の注意

  • ファイル名は「20250701_お礼メール添付資料_山田太郎.pdf」と日付＋中身＋氏名で整理。
  • ファイルサイズは1MB以下が望ましい。大容量の場合はオンラインストレージを利用しURL共有。

選考結果後に送る就活お礼メール

選考合格後・不合格後いずれも感謝を伝えることで今後のご縁をつなぎます。

合格通知を受け取ったとき

件名例

件名：【御礼】内定通知へのお礼（○○大学 △△）

本文例

○○株式会社
人事部　△△様

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。


選考過程で貴社の皆様から学ばせていただいた◯◯の考え方は、
私にとって大きな糧となりました。

入社までの期間、○○の資格取得と語学力向上に向け
さらなる努力を重ねる所存です。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――
（署名）
――――――――――――――――

不合格通知を受け取ったとき

「落選のお知らせ」を受けてもお礼を送るメリット：

  1. 次回募集での再チャレンジ時、担当者に好印象を残せる。
  2. OB/OG訪問など別ルートでの接点に発展する可能性。

件名例

件名：【御礼】採用選考結果のご連絡へのお礼（○○大学 △△）

本文例

人事部　△△様

この度は採用選考結果のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。


結果は残念でしたが、面接・筆記試験を通じて
貴社の◯◯事業に触れ、ビジネスの可能性を実感いたしました。

ご多忙の中、丁寧にご対応いただきましたことに深く感謝しております。


今後、インターンシップやアルムナイ制度等で再びご縁をいただける機会がございましたら、
ぜひ参加させていただきたく存じます。

略儀ながらメールにてお礼申し上げます。

――――――――――――――――
（署名）
――――――――――――――――

内定辞退時のお礼メール｜角を立てない辞退連絡のコツ

辞退は早めに、かつ誠意を込めて伝えることでトラブルを回避。

件名例

件名：【内定辞退のご連絡】○○大学 △△（2025年新卒）

本文例

○○株式会社
人事部　△△様

この度は内定のご連絡を賜り、誠にありがとうございました。


慎重に検討を重ねた結果、誠に勝手ながら
貴社の内定を辞退させていただくこととなりました。

選考過程で貴社から学ばせていただいた
顧客価値創造の姿勢は、今後のキャリアでも大切にして参ります。


ご期待に添えず心苦しい限りですが、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の更なるご発展をお祈り申し上げます。

――――――――――――――――
（署名）
――――――――――――――――

日程調整・インターン・OB訪問後に送るお礼メール｜シーン別に使える万能例文

幅広い場面で応用できる汎用テンプレートを用意。

日程調整の了承時

件名：【日程ご調整のお礼】一次面接（○○大学 △△）

○○株式会社
人事部　△△様

ご多忙の中、面接日程をご調整いただきありがとうございます。


◯月◯日（火）14:00から伺います。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

――――
（署名）
――――

インターン終了後

件名：【お礼】サマーインターン参加の御礼（○○大学 △△）

○○株式会社
△△部　××様

この度は5日間のサマーインターンに参加させていただき、誠にありがとうございました。


実際のプロジェクトに携わる中で、特に◯◯の工程におけるチームコミュニケーションの重要性を学びました。


頂戴したフィードバックを基に、さらなるスキル向上に努めます。


今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

――――
（署名）
――――

OB訪問後

件名：【御礼】OB訪問のお時間を頂戴して（○○大学 △△）

○○株式会社
□□部　○○様

本日はお忙しい中、貴重なお時間を割いてくださりありがとうございました。


具体的なキャリアパスのお話を伺い、貴社で挑戦したい気持ちが一段と高まりました。


お勧めいただいた書籍『◯◯』を早速拝読し、専門知識を深めて参ります。

重ねて御礼申し上げます。

――――
（署名）
――――

好印象を残すためのマナー総まとめ

書き方チェックリスト

  1. 件名に目的＋氏名＋大学名を入れる
  2. 冒頭で宛名と部署名を正確に記載
  3. 本文1行目でお礼と面接日を明示
  4. 具体的に印象的だったポイントを1つ挙げる
  5. 次の選考や入社への意欲を示す
  6. 署名をビジネス仕様で統一

送信前最終確認ポイント

  • 誤字脱字の校正：音読すると効果的
  • 敬語の二重・誤用チェック：例「ご覧になられましたか」→冗長
  • 添付忘れ：ファイルを付けたら本文で「添付」を明記
  • 送信先アドレス：複数担当者の場合はTo/Ccを正しく

絶対に避けたいNG集

シチュエーションNG表現改善例
件名なし・Re:のまま(なし)件名：【お礼】◯◯
ビジネス絵文字使用😊✨使用しない
複数企業へ同一メールを誤送信宛名が別会社テンプレ利用時は社名置換を徹底
SNS感覚の略語了解です！かしこまりました。
長すぎる署名学籍番号・SNSリンクまで羅列氏名・大学・連絡先のみ

よくある質問

Q1. 面接後すぐに電話でお礼を伝えた場合、メールも送るべきですか？


A. 電話で感謝を伝えた後でも、メールを送ることで文面記録が残り丁寧な印象になります。簡潔に要点をまとめ、電話でお礼を述べた旨を追記しましょう。

Q2. 休日に面接があった場合、お礼メールはいつ送るのが適切？


A. 採用担当者の業務開始前（翌営業日8:00～9:00頃）がベスト。

フライング通知を避けるため、送信予約を活用すると安心です。

Q3. Gmailの送信取り消し設定は活用すべき？


A. 校正漏れに気づいた際に便利です。

5～30秒の送信猶予を設定しておくと誤送信リスク低減につながります。

Q4. 複数の担当者から名刺をいただいた場合、個別にメールを送るべき？


A. 基本は一次窓口の採用担当者をToにし、面接官をCcに含める形式で一本化。

個別に深くお話しした方へは追って個別メールを送っても良いでしょう。

Q5. 英語面接の場合、お礼メールも英語で書く？


A. 面接が英語で実施され、日本人担当者でない限り英語で書くのが無難。

日英併記すると配慮が伝わります。

まとめ

就活お礼メールは、スピード・具体性・礼節の3要素で印象が決まります。

タイミング別に最適化された件名と本文構成を習慣化し、選考ステージごとに熱意を伝えましょう。

本記事のテンプレートを基に自分の言葉でブラッシュアップすれば、採用担当者の記憶に残る“誠実な学生”像を築けるはずです。

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