手紙の書き方!基本マナーと相手に伝わる文章構成の秘訣

手紙を書く際には、失礼のない書き方とマナーが重要です。

しかし、
正確な手紙の書き方やマナーについては分かりにくい部分もありますよね。

そこで、
この記事では、具体的な手紙の書き方やマナーに関するポイントをわかりやすく解説します。

書き出しや文体、挨拶や結びの言葉、
さらには封筒の書き方まで、大切なポイントを一つずつ紹介します。

自信を持って相手に手紙を送るための具体的なポイントを掴んで、
相手に好印象を与えるための正しい書き方やマナーを理解し、
失礼のない手紙を書くための秘訣を学んでいきましょう！

手紙を書く際の基本の書き方とマナーを例文付きでご紹介します。

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手紙の書き方!基本マナーと相手に伝わる文章構成の秘訣

手紙は、相手に想いを伝える幸せのアイテムです。

しかし、
手紙を書くときには、便箋の選び方や書き方、時候の挨拶など、
マナーを守ることが大切です。

失礼のない手紙を書くコツは何でしょうか？

この記事では、手紙の書き方とマナーについて、具体的な文例とともに解説します。
この記事を読むことで、あなたは以下のことができるようになります。

手紙の基本形式を理解する
相手や場面に合わせた便箋や筆記具を選ぶ
時候の挨拶や結びの言葉をマスターする
さまざまなシーンで使える手紙の文例を参考にする

手紙は、電子メールやSNSとは違った魅力があります。
相手に心を込めて伝えるために、ぜひこの記事を参考にしてください。

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手紙の基本形式を理解する

手紙の基本形式を理解することは、
効果的なコミュニケーションを築く上で非常に重要です。

この記事では、手紙の基本形式について詳しく解説していきます。

手紙の基本形式

手紙には基本形式があり、
前文・主文・末文・後付けの４つのブロックから成り立っています。

前文では、手紙の目的や背景を説明しましょう。

相手との関係性や送り主の名前、書き始める理由などを明示することで、
相手が手紙の趣旨を理解しやすくなります。

例えば、
「お世話になっております○○と申します。
今回は長らくご無沙汰しておりましたことをお詫び申し上げつつ、
お礼の言葉をお伝えしたく書きます」といったように、
自己紹介や目的を述べることが一般的です。

主文では、本題やメッセージを伝えます。

具体的な内容や思い、要望、報告などを明確に述べることが重要です。

相手の関心やニーズに合わせた言葉遣いや表現を使い、
相手が共感や理解しやすいように工夫しましょう。

例えば、感謝の気持ちやお知らせ、提案、依頼などを明確に伝えることが求められます。

末文では、手紙の締めくくりを行います。

感謝の気持ちやお礼の言葉を忘れずに表現しましょう。

相手への思いや願い、連絡先などが含まれることもあります。

例えば、
「この度は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
ご返信をお待ちしております」といったように、丁寧な結びの言葉を用いることが一般的です。

後付けでは、手紙の最後に自署（署名）や日付を入れます。

自分の名前や肩書き、書いた日付などを明示することで、
手紙の信頼性や正確性が高まります。

手紙の基本形式を理解することで、
手紙を読む相手にとってわかりやすく魅力的な文章を作り出すことができます。

それぞれのブロックを適切に構成し、
相手への思いや意図を明確に伝えることを心掛けましょう。

手紙は、この流れに沿って書くことにより、簡単に礼儀正しい印象になります。

相手や場面に合わせた便箋や筆記具を選ぶ

手紙を書く際には、相手に適切な印象を与えるためにも、
便箋や筆記具の選択は重要です。

正しい選び方を知ることで、
さまざまなシーンで失礼のない手紙を書くことができるでしょう。

相手や場面に合わせた適切な便箋や筆記具を選ぶ際の、
具体的なポイントを以下にまとめました。

相手に最適な便箋や筆記具を選ぶためのコツ

手紙を書く場面によっても便箋や筆記具の選び方が変わります。

公式な場面では、
品位を保つためにクラシックなデザインや色合いの便箋を選ぶと良いでしょう。

一方、カジュアルな場面では、
明るいカラーの便箋や、自由な表現ができる筆記具を選ぶことができます。

手紙は相手に対する思いやりや敬意を表すものですので、
品質の良い便箋や滑らかな書き味の筆記具を選ぶことが大切です。

しっかりとした素材感や手触りがあり、
使いやすさや耐久性にも配慮したアイテムを選びましょう。

以上のポイントを考慮しながら、
相手や場面に合わせた適切な便箋や筆記具を選ぶことで、
手紙の印象や効果を高めることができます。

時候の挨拶や結びの言葉をマスターする

手紙を書く際には、時候の挨拶や結びの言葉を正しく使うことが重要です。

しかし、
季節や場面によってどのような挨拶や言葉を使えばいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。

そこで、
時候の挨拶や結びの言葉についてマスターするための、
ポイントを詳しく解説していきます。

季節に合わせた挨拶の選び方

季節ごとに適切な挨拶を使うことで、相手に季節感や温かみを伝えることができます。

春には「こんにちは」や「お元気ですか」など、
明るく新しい季節を感じさせる挨拶が適しています。

夏には「暑中お見舞い申し上げます」など、
暑さを気遣う言葉を使います。

秋には「ご機嫌いかがですか」など、
秋の風物詩や収穫の喜びを感じさせる挨拶が適切です。

冬には「ご無沙汰しております」など、寒さを思いやる言葉を使います。

場面に応じた結びの言葉の使い分け

手紙の内容や関係性によって、結びの言葉を適切に使い分けましょう。

フォーマルな手紙では「敬具」や「よろしくお願い申し上げます」など、
丁寧で堅苦しくない結びの言葉が適しています。

親しい友人や家族に送る手紙では「では、また連絡します」や「
いつもありがとう」など、親しみやすく軽やかな結びの言葉を使うことができます。

相手の立場や関係性を考慮する

相手との関係性や立場に合わせて挨拶や結びの言葉を使い分けましょう。

目上の方に対しては「お世話になっております」や「敬具」など、
敬意を示す言葉を使います。

目下の方や同僚に対しては「いつもお世話になっております」や
「よろしくお願いします」など、謙虚で丁寧な言葉を使うことが適切です。

結びの言葉に感謝やお礼の気持ちを込める

結びの言葉では相手への感謝やお礼の気持ちを忘れずに表現しましょう。

例えば、
「ご多忙中にお手紙をいただき、ありがとうございました」といった表現をし、
手紙をいただいたことへの感謝の気持ちを示すことが重要です。

「ご多忙中にお手紙をいただき、ありがとうございました」という表現は一つの例ですが、
以下にさらなる結びの言葉の例を挙げます。

これらの表現は、相手に対する感謝の気持ちやお礼を丁寧に伝えるためのフレーズです。

手紙の内容や関係性によって適切な表現を選び、
相手に対する感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

また、結びの言葉だけでなく、
手紙全体を通じて相手に対する感謝やお礼の気持ちを示すことも重要です。

適切な時候の挨拶や言葉遣いと合わせて、
相手に温かい印象を与える手紙を書くことを心掛けましょう。

手紙に貼る切手代はいくら？値段や貼り方について

定形郵便物

長辺23.5cm以内・短辺12cm以内・厚さ1cm以内および重量50g以内

郵便料金を計算するうえで、
A4サイズの紙や封筒の重さを知っておくと便利です。

紙の種類などによって重さは多少変わりますが、
だいたいの目安として覚えておくと良いでしょう。

長形3号封筒を用いる場合、封筒の約5gを差し引いた20g分の用紙を送れます。

A4用紙5枚（20g）が入れられる計算ですが、
紙質や封筒によっては重量オーバーになることも。

切手の貼り方

大切な相手に送る郵便物は、なるべく1枚の切手で送るのがスマートです。
ただ、古い切手を使う場合や料金不足の場合は、少額切手を追加して貼るのもOK。

なお、縦書き封筒は左上、横書き封筒は右上に切手を貼りましょう。

これは、郵便物は機械を通して自動的に消印が押されるため、
封筒を縦にしたときに左上の位置に切手を貼る必要があるため。

切手が複数枚になる場合、縦形封筒は上から下へ縦並びに、
横型封筒は右から左へ横並びに貼ります。

封筒の宛名の書き方・手紙の折り方

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封筒の宛て名の書き方(表）

封筒の表書き、裏書きにもある程度の決まりごとがあります。

宛名は、手紙の第一印象に当たるものです。
どんなに内容が良くても表書きが雑であれば好印象になりません。

封筒の表書きは手紙の文章に同じく、
受け取った相手が読みやすいのも大切な要素です。

バランスよく文字が並び、
読みやすい文字で書かれていることが
美しく心のこもった手紙につながるものです。


上下左右1cmほどの余白を空けて、
文字のバランスや大きさを考えながら、楷書で丁寧に書きましょう。

目上の方や改まった内容には、縦書きが適しています。

親しい間柄の方への手紙や、
ちょっとしたお礼状は横書きでもかまいません。

封筒の書き方(裏）

郵便番号もしっかり書きましょう。

相手が返事をする際に、
調べる手間をかけたりすることのないように、
きちんと記すことも配慮のひとつといえるでしょう。

住所は、真ん中の継ぎ目の右側に、
左側に名前を書くのが習慣とされていましたが、
最近は全てを左側に書くケースが多いようです。

手紙の折り方

基本的なマナーとしては３つ折りにするのが一般的ですが、
封筒の大きさによっては４つ折りにする場合もあります。

角をまっすぐ揃えて、丁寧に折りましょう。

まずは、下三分の一を上に折り上げ、
次にもう三分の一を折り下げ、三つ折りにします。

入れ方は、
封筒の裏から見て手紙の書き出しが右上にくるように入れます。

ただし履歴書を送る場合は例外です。

3つ折りにしてしまうと折れ目の部分が読みにくく、
デコボコするため管理もしづらくなってしまいます。

履歴書は汚れや折れを防ぐためクリアファイルに挟み、
角型2号封筒に入れて送るのがおススメです。

封筒のとじ方

セロハンテープやホチキスではなく、
のりか両面テープで閉じましょう。

端の方までしっかりとのりづけをしてください。

手紙の基本形式（縦書き）

目上の方や改まった手紙は、縦書きにしましょう。

「前文、本文、末文、あとづけ」というのが手紙の一般的な構成です。

頭語は、最初の行に字下げしないで書きます。

時候の挨拶は頭語のあとに、
句読点を打たずに一字あけて続けるか、または改行して書きます。

手紙の基本形式（前文）

の流れで書いていきます。

「拝啓」などはじめの挨拶にあたる頭語。

今の季節感を伝える時候の挨拶。

相手を気遣う言葉。
（お世話になったときにはお礼を、ご無沙汰している場合にはお詫びなどを）

相手の近況(安否)を尋ねる。自分の近況(安否)を知らせる。

というのがいわば三大要素ですが、
場合に応じて全部揃っていなくても構いません。

①頭語と結語

頭語（冒頭語、起首、起筆）は、
手紙の切り出しで相手に対する敬意を表します。
　
年賀状や寒中見舞い、
暑中見舞いや残暑見舞いなどの季節の挨拶には、頭語・結語は不要です。

弔事の手紙、詫び状、抗議文にも、頭語・結語は用いません。

「恩師への就職内定辞退の手紙はどう書く？例文あり」
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女性のプライベートな手紙の場合は省く方が普通です。

もしくは、「ひと筆申し上げます」「前文お許しください」や
「謹んでお手紙差し上げます」などを柔らかい表現を使う方がいいでしょう。

手紙は、頭語にはじまり結語で終わります。

頭語とは、
「こんにちは」などの挨拶にあたる言葉。

結語とは、
「さようなら」「それではまた」といった挨拶にあたる言葉。

頭語と結語はセットで使うことがルールなので、
片方だけを手紙に書くことはできません。

また、
手紙やはがきを送る相手によって頭語を変える必要があるので、
相手との関係性を踏まえて頭語を選ぶようにしましょう。

面識のない相手にも送ることができるため、
手紙やはがきではよく使われる頭語のひとつです。

拝啓や一筆啓上などは
「謹んで申し上げます」の意味があります。

重複させて「拝啓　謹んで一筆啓上申し上げます」などと書かないように！

お客様や目上の方に使われることが多く、
改まった手紙やはがきにも利用されます。

「頭語」に対して使用できる「結語」

②時候の挨拶

時候の挨拶とは、頭語の後に続く書き出しの言葉で、
「○○の候」「○○のみぎり」といった表現が一般的です。

短く表現した「漢語調」と
少し砕けた表現の「口語調」の２つの種類があります。

目上の方には「漢語調」親しい方には「口語調」と
使い分けることが多いようです。

季節の移り変わりを伝え相手の健康を気遣う意味があり、
手紙に使用できる季節の言葉は時季によって異なります。

しかし、
季節を問わず年中使える時候の挨拶として、
「時下」を用いる場合があります。

時下とは、「このところ」「今現在」などの意味合いを持つもので、
春夏秋冬を問わず使うことができます。

手紙を出すときの
「時候の挨拶1月から１２月までの季語と結び」をまとめています。

月ごとの時候の挨拶を書きたい人は以下を参照してください。

【時候の挨拶】季節を表す季語と結びの言葉！1月～12月の例文紹介
👇

「安否伺い」「日頃の感謝を伝える言葉」「コロナ関係の結びの言葉」
も載せていますので、例文を参考に、お礼状や挨拶状を出してみてください。

③相手の繁栄や健康を確信する言葉

④平素の厚誼（こうぎ）・厚情（こうじょう）へのお礼

手紙の基本形式（本文）

本題、一番の用件となる部分です。

「先日の件ですが」「さて」「このたびは」
「ところで」「実は」「さっそくですが」

などの書き起こしの言葉から本題に入ることが多く、
それにより用件の部分がよりわかりやすくなるものです。

改行して一字下げて書き始めるのが一般的です。

手紙の基本形式（末文）

手紙を終える結びの部分です。

相手の健康を祈る言葉や今後のお付き合いを願う言葉、
「敬具」や「かしこ」などの結語が含まれます。

結語は、末文の最後の行の下に書きますが、
余白がない場合は次の行の下に書きます。

一般には、今後の指導や厚誼（こうぎ）を願い、
先方の健康や繁栄を祈る文で締めくくりますが、
お礼やお詫び、返事を求める場合もあります。

結びの挨拶（相手の健康や無事を願う言葉や、
用件を総括する言葉）を述べ、「頭語」に呼応する「結語」を添えます。

手紙を終える結びの言葉

手紙の基本形式（後付）

後付（あとづけ）は、
「いつ」「誰が」「誰宛てに」書いた手紙なのかをきちんと示すものです。

日付、署名、宛名、脇付、副文など。

手紙の基本形式（脇付）

脇付（わきづけ）は、
相手にいっそうの敬意を表す場合、宛名の脇（左下）に書き添えます。

「御許」「机下」「侍史」などの言葉がこれに当てはまりますが、
最近は省略されることも多く、弔事の手紙やはがき、事務的手紙では使いません。

副文・添え文

主文に補足したい場合は、「追伸」「追って」などを用い、添え文に書きます。

本文よりも多少小さめに書きましょう。

副文は基本的に親しい人への手紙に使用します。
添え文は、目上の人への手紙では失礼になります。

慶事の場合は「返し書き」、
弔事の場合は「繰り返し」を意味するため、添え書きはしません。

重なるイメージが失礼となる弔事、結婚、お見舞いなどの手紙や、
目上の人に宛てる場合は、使用しないことがマナーです。

恩師に出す内定のお礼状： 例文

「就職で恩師にお世話になった人必見！お礼状の書き方と例文集」
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まとめ

この記事では、手紙の書き方の基本とマナーをご紹介しました。

ぜひ例文を参考にして、
相手に失礼のない手紙を出してみてください。

自分の想いを大切に、丁寧にお礼を伝えれば大丈夫ですので、
マナーを守って感謝のお礼を書いて出してくださいね。